合肥市市场监督管理局档案整理及数字化加工项目采购公告

现发布合肥市市场监督管理局****年度档案整理及数字化加工项目采购公告，欢迎具备条件的企业参加投标。

一、项目名称

合肥市市场监督管理局****年度档案整理及数字化加工项目

二、项目概况

本项目涉及：文书档案规范整理并装盒上架约****件；数字化加工并移交入库约*****页；协助合肥市市场监管局完成部分档案移交进市档案馆约****件，数字化加工并移交约*****页：全宗卷一套。（服务数量为预估数量，结算以实际完成量为准）其它详见附件*《采购需求》。

三、项目总体要求

*.本次拟采购*家服务单位，项目服务费用不超过*.**万元。

*.项目在合肥市市场监督管理局办公大楼内进行，签订合同后*个月内完成。（合同到期后，由采购人根据成交供应商履约情况及年度资金安排情况，自行决定是否续签下一年度合同，每次续签期为一年，最多续签*次，总累计合同期不得超过*年。）

四、招标方式及标包划分

竞争性磋商；一个包。

五、资金来源

财政资金。

六、投标要求

*.投标人符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件，经档案管理部门批准，能够独立承担民事责任能力，中华人民共和国境内注册的企业法人。

*.投标人须提供法定代表人身份证明原件（或者法定代表人授权委托书原件及被授权代表人身份证复印件）、企业法人营业执照(或者法人登记证书)复印件。

*.投标人须提供投标授权书、投标函、实施方案、公司业绩（近五年内有政府单位类似服务案例）等，所有提供资料均需加盖公章。

*.本项目不接受联合申报。

*.存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为成交候选供应商，不得确定为成交供应商：

（*）投标人被人民法院列入失信被执行人的；

（*）投标人或其法定代表人或拟派项目经理（项目负责人）被人民检察院列入行贿犯罪档案的；

（*）投标人被市场监督管理部门列入企业经营异常名录的；

（*）投标人被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；

（*）投标人被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的；

（*）投标人有违约行为、安全事故、泄密事故等不良记录的。

七、投标程序

*.意向企业在报名时间内，根据本公告相关要求密封递交投标文件（一正肆副）和报价（一次报价），格式参照附件*《投标文件格式》。

*.开标时，采购方组建评标小组，现场拆封投标文件，与投标方进行确认。评标小组审查投标文件是否齐全，并根据附件*《评分标准》对投标人资质、业绩等情况进行综合评分。

*.根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第**号）第五十七条规定，采用综合评分法的，评标结果按评审后得分由高到低顺序排列。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。投标文件满足招标文件全部实质性要求，且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为排名第一的中标候选人。

*.确定中标结果后将在合肥市市场监管局官网公示，确定第一中标人，同时确定第二中标人作为备选。如排名第一的中标人放弃中标或因不可抗力提出不能履行合同的，项目采购单位可以确定排名第二的中标候选人为中标人。

*.采购方与中标人应当自成交/中标通知书发出之日起三十日内签订采购合同。

*.若本次投标人少于三家，则本项目流标。

八、结算与付款方式

项目最终结算金额采用实际计件形式进行结算。在项目完成后，经采购方确认数量并验收合格后**个工作日内按照最终结算金额一次性付清全部款项。

九、时间、地点安排

（一）报名时间、地点

凡有意参加招标的单位，请在****年*月**日至*月**日的工作时间（上午*:**—**:**，下午**:**—**:**），到合肥市市场监督管理局沿河路办公区***室（合肥市庐阳区沿河路***号）密封递交投标文件一正肆副。逾期不予受理。

（二）开标时间、地点

时间：****年*月**日下午*:**（暂定）。

地点：合肥市市场监督管理局沿河路办公区***室（合肥市庐阳区沿河路***号）。

如无变化，不再另行通知。如有变化，将提前*个工作日电话通知所有报名企业。

十、项目联系人及联系方式

联系人：燕主任

联系电话：*************。

十一、其他说明

*.对落标者，采购方不负责解释落标原因，也不退还招标文件；不论中标与否，制定投标文件和参加投标活动的一切费用均由投标方自行承担。

*.采购合同签订后，成交供应商存在规定时间内不组织人员进场开工，不履行服务义务等情况，采购方有权解除合同，并追究违约责任，同时将相关违约行为报送监管部门，记不良行为记录，实施信用惩戒。

*.成交供应商成交后被监管部门查实存在违法行为，不满足成交条件的，由采购方取消成交资格，并做好项目后续工作。

特此公告。

附件：*.采购需求

*.投标文件格式

*.评分标准

附件*

合肥市市场监督管理局档案整理

及数字化加工项目采购需求

（一）采购标的需实现的功能或者目标，以及为落实政府采购政策需满足的要求

*.通过外包服务的方式，完成合肥市市场监督管理局档案规范化整理并进行数字化加工。具体工作内容包括：档案筛选及梳理打印、档案规范化整理、档案扫描、图像处理、目录著录、数据挂接、卷皮打印、目录打印、备考表增添、拆解装订、档案上架、数据存储与备份、档案在线移交等。整理后的档案应符合合肥市档案移交进馆的相关要求。协助合肥市市场监管局完成部分档案移交进市档案馆工作。

*.投标人应具有整理各类档案的业务技能，能够规范提供档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨询服务等。

*.投标人应具有履行项目所必需的专业技术人员至少两名、软件系统、设施设备至少*台（需提供主要设备清单并承诺合同签订前设备到场）等。

*.投标人须确保数字化档案能与合肥市档案馆实现无缝对接。

（二）采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范

*.档案整理及数字化加工必须严格执行国家档案局*号令《机关文件材料归档落实和文书档案保管期限规定》、《档案著录规则》（**/***—****）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（**/***********）、《档案服务外包工作规范》（**/***.******、**/***.******、**/***.******、**/***.******）、《归档文件整理规则》（**/********）、《纸质档案数字化规范》（**/********）、国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔****〕*号）等国家标准和相关规范，需严格按照采购人要求进行。

*.要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规、规范和有关文件规定。

*.本采购需求中提出的服务方案仅为参考，如无明确限制，投标人可以进行优化，提供满足采购方实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案。

（三）采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求

*.档案规范化整理要求

*.*、对照档案整理相关标准、规范及《合肥市市场监督管理局机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》，对合肥市市场监督管理局年度文书档案进行规范化整理，实现库存档案规范排列。

*.*、对档案进行数字化加工，包括全文数字化扫描、图像处理、与档案管理系统进行数据挂接等，实现数字化档案与目录数据一一对应，档案检索迅速无误。

*.*、按照档案移交进馆的相关要求，做好电子档案在线归档移交及安全备份。

*.数字化加工扫描前整理要求

*.*、根据采购人要求，对拟扫描档案进行鉴定，剔除不需扫描的重份文件，区分扫描件与非扫描件。

*.*、剔除卷内所有金属物，如订书针、回形针、大头针和金属夹等，对胶粘部分拆除可能破坏档案的可以不拆除，应确保不对档案原件造成二次损害。

*.*、清点档案页数，如卷内未标页码或者页码标注错误都应按实际情况重新标注页码，不得出现漏页、错码。

*.*、检查卷内目录，没有卷内目录以及卷内目录和实际情况不符的，要重新编制目录以替换原目录（原卷内目录应铅笔注明出处并移交采购人工作人员）。

*.*、检查盒内、卷内等备考表，按照采购人要求进行标注、修正、更换（原备考表应铅笔注明出处移交采购人）。

*.*、按照采购人要求，制作、打印档案封皮以替换原封皮（原封皮移交采购人）。

*.*、对霉变、破损、折皱不平的档案，应当进行技术处理再扫描，档案除霉、托裱、展平等技术处理应符合《档案修裱技术规范》（**/********）等规范和采购人要求。

*.*、纸张过小，很薄很脆纸张破损的等要贴在相应规格纸上（如***，**，**）。

*.*、档案整理过程中，替换掉的卷内任何材料或者工作笔记都要交给采购人，不得自行处理。

*.档案扫描要求

*.*、扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。

*.*、扫描分辨率：文字材料不低于******，图片材料不低于******，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。

*.*、图像存储：采用****格式进行不加密存储，并能生成***格式。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。

*.*、其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。

*.还原装订要求

库藏档案恢复装订时，应尽可能采用孔洞进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。

*.数据挂接要求

*.*、档案数字化过程中形成的目录数据库，经质检确认合格后，挂接入采购人档案管理软件。如存在不兼容等技术问题无法解决，在保证现有数据不丢失的前提下，由中标方免费提供文书档案管理软件作为替换，供采购方使用。

*.*、中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部***%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。

*.其他要求

以上未提及的其他事项应符合第（二）条列举的国家标准及相关规范。

项目结束后*年内，须安排专人负责整编成果质保工作，费用包含在本次报价内。

（四）采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点

*.标的数量

文书档案规范整理并装盒上架约****件；数字化加工并移交入库约*****页；协助合肥市市场监管局完成部分档案移交进市档案馆约****件，数字化加工并移交约*****页：全宗卷一套。（服务数量为预估数量，结算以实际完成量为准）

*.工期要求

合同签订之日起*个月内（含项目验收时间）合同到期后，由采购人根据成交供应商履约情况及年度资金安排情况，自行决定是否续签下一年度合同，每次续签期为一年，最多续签*次，总累计合同期不得超过*年。

*.服务地点

合肥市庐阳区沿河路***号（合肥市市场监督管理局沿河路办公区二楼）

*.采购标的需满足的其他要求

*.*、项目工作人员的身份证、学历证书、保密协议等交采购人一份备案，项目主管、项目小组组长不得更换（除非采购人提出更换），工作人员如有变更应书面通知采购人，项目实施过程中更换员工的数量不得超过已进场员工总数的**%。

*.*、由采购人提供项目实施场地、桌椅。投标人需自备档案整理工具（耗材和数字化加工所需的全部设备）。

*.*、项目执行期间产生的各类费用应计入项目报价总成本，采购人不另外承担其它费用。

*.*、本项目验收合格后，中标方应及时将本项目存储扫描图像的存储介质（光盘、移动硬盘、*盘、电脑硬盘等）和各种手写备忘材料全部交给采购人处理，不得留存副本。

*.*、质量保证期：*年（自项目验收合格之日起计）。

*.*、安全保密要求：本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。

（五）采购标的的验收标准

*.数据验收要求

*.*、以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目案卷总量的*%。

*.*、目录数据库与图像文件挂接错误或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于**%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的案卷的页数/抽检案卷的总页数×***%。

*.*、其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。

（*）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤*‰；

（*）扫描图像：漏扫率≤*.*‰；

（*）图像质量：图像质量情况完好率**%；

（*）图像格式封装：图像文件的命名差错率≤*‰；

（*）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率***%，其余字段录入错误率≤*‰；

（*）条目与图像挂接：挂接正确率***%；

（*）档案原始材料：***%不缺失。

*.*、投标人须将每天完成工作量报至招标人审核，最终结算以招标人审核通过的累积工程量进行结算。

*.*、验收“通过”的结论，必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。

数据验收不论涉及哪条不合格，全部由中标方全面自检，退回自检期间，采购方不再向中标方提供加工的档案。

*.数据备份要求

*.*、验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。备份要求：扫描文件按文件夹逐级分类***;年度→类别→档号***;。如有原始数据，则原始数据与修图后数据在不同文件夹下分类储存。

*.*、数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。

*.*、数据验收合格后，中标方需将目录数据和扫描原始图像数据、修图数据、转换图像数据、文书、全文识别成果等进行备份。备份介质为：硬盘备份*份，服务器数据库*份等，数据备份介质上做好标签，注明存储内容。

附件*

投标文件格式

注明正本或副本

合肥市市场监督管理局****年度

档案整理及数字化加工项目

投

标

文

件

投标供应商：

年 月日

一、开标一览表

投标人（公章）：

注：

*.此表用于开标会唱标，超过预算价为无效报价。

*.表中最终报价即为优惠后报价，并作为评审及定标依据。

二、投标授权书

本授权书声明:公司(工厂)授权本公司(工厂)(投标供应商授权代表姓名、职务)代表本公司(工厂)参加本项目采购活动，全权代表本公司处理投标过程的一切事宜，包括但不限于:投标、参与开标、谈判、签约等。投标供应商授权代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。投标供应商授权代表无转委托权。特此授权。本授权书自出具之日起生效。

授权代表身份证明扫描件或影印件:

授权代表手机号码：

投标供应商（公章）：

年月日

注：

*.本项目只允许有唯一的投标供应商授权代表，提供身份证明扫描件或影印件:
*.法定代表人参加投标的无需提供投标授权书，需提供身份证明扫描件或影印件。

三、投标函

致:合肥市市场监督管理局

根据贵方招标公告，我方兹宣布同意如下:
*.如我方中标，我方承诺将按磋商文件规定及最终报价完成服务。
*.我方根据招标文件的规定，严格履行合同的责责任和义务，并保证于买方要求的日期内完成服务，通过买方验收。
*.我方承诺报价低于同类服务的市场平均价格。
*.我方已详细审核全部招标文件，包括招标文件的答疑、澄清、变更或补充(如有)，参考资料及有关附件，我方正式认可并遵守本次招标文件，并对招标文件各项条款(包括开标时间)、规定及要求均无异议。我方知道必须放弃提出含糊不清或误解的问题的权利。

*.我方同意从招标文件规定的开标日期起遵循本投标文件，并在招标文件规定的投标有效期之前均具有约束力。

*.我方声明投标文件所提供的一切资料均真实无误、及时、有效。企业运营正常(注册登记信息、年报信息可查)由于我方提供资料不实而造成的责任和后果由我方承担。我方同意按照贵方提出的要求，提供与投标有关的任何证据、数据或资料。

*.我方完全理解贵方不一定接受最低报价的投标。

*.我方同意招标文件规定的付款方式。
*.与本投标有关的通讯地址:
电话:
传真:
投标供应商基本账户开户名:
账号:
开户行:

投标供应商(公章):
年月日

四、重大违法记录声明函、无不良信用记录声明函

*.我方郑重声明，根据《中华人民共和国政府采购法》及《中华人民共和国政府采购法实施条例》的规定，参加政府采购活动前三年内，本公司在经营活动中没有重大违法记录，没有因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚，且未在被禁止参加政府采购活动的处罚期限内。

*.我方郑重声明，无以下不良信用记录情形:

(*)公司被人民法院列入失信被执行人;

(*)公司、法定代表人或拟派项目经理(项目负责人)被人民检察院列入行贿犯罪档案;

(*)公司被市场监督管理部门列入企业经营异常名录;

(*)公司被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单;

(*)公司被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单。

我方已就上述不良信用行为按招标文件规定进行了查询。

我方承诺:合同签订前，若我方具有不良信用记录情形，贵方可取消我公司中标资格或不授予合同，所有责任由我方自行承担。同时，我方愿意无条件接受监管部门的调查处理。

我方对上述声明的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。

投标供应商(公章):
年月日

五、实施方案

(包括但不限于项目实施时间计划、人员安排、工作进度、质量管理制度与措施、安全保密、售后服务等方面内容，投标供应商可自行制作格式)

六、资质能力
(投标供应商可自行制作格式)

七、人员配备
(投标供应商可自行制作格式)

八、供应商业绩
(投标供应商可自行制作格式)

九、投标人认为需要提供的其他有关证明文件

(投标供应商可自行制作格式)

附件*

评分标准