长沙经济技术开发区管理委员会长沙经开区2025-2027年度审批档案整理与数字化服务项目合同公告
2025-04-29
湖南/长沙
中标结果
长沙经济技术开发区管理委员会长沙经开区2025-2027年度审批档案整理与数字化服务项目合同公告
湖南/长沙-2025-04-29 00:00:00
长沙经济技术开发区管理委员会长沙经开区*********年度审批档案整理与数字化服务项目合同公告
服务类合同预览
长沙经开区*********年度审批档案整理与数字化服务项目政府采购合同

(服务类)

政府采购合同编号:  **********************  
采购方式:  竞争性磋商   
合同类型:服务类
采购人(甲方):  长沙经济技术开发区管理委员会   
采购人地址:  长沙经济技术开发区三一路*号   
供应商(乙方):  广州慧信档案技术有限公司   
供应商地址:  广东省广州市白云区广州大道北白灰场南路*号*楼***房   

依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》与项目有关的法律法规,以及长沙经开区*********年度审批档案整理与数字化服务项目的《采购文件》,乙方的《投标(响应)文件》及《中标(成交)通知书》,甲乙双方同意签订本合同。具体情况及要求如下:

一、标的信息

序号 标的名称 政府采购品目 型号规格 数量单位 数量 总价(元)
* 长沙经开区*********年度审批档案整理与数字化服务项目 其他信息技术服务 详见磋商文件 * ******
 合计金额小写: ******
 合计金额大写:捌拾玖万叁仟叁佰柒拾陆元整


合同标的及金额明细:

序号

标的名称

政府采购品目

型号规格

数量单位

数量

总价(元)

*

长沙经开区*********年度审批档案整理与数字化服务项目

其他信息技术服务

详见磋商文件第四章采购需求

*

******.**

小写金额:***,***.**元( 服务期三年,合同一年一签,此处为单年合同金

大写金额:人民币贰拾玖万柒仟柒佰玖拾贰元整(含税包干价)

服务范围及单价清单

序号

服务内容

单价限价(元)

数量(家)

优惠下浮

中标单价(元)

*

档案整理

*.*元/卷

*****卷

*.**%

*.**

*

档案数字化及上传

*.**元/页

******页

*.**

*

复杂档案整理

**元/卷

****卷

**.**

*

新增档案盒

*.*元/个

****个

*.**

二、服务要求
*.服务要求

(*)档案咨询服务:

*)根据信息化项目的简要流程对各项目已经收集好并以入库的文件进行完整性、系统性、准确性和合规性的检查。

*)依据归档范围及信息化项目的整理流程对项目材料的完整性进行鉴定,如有重要材料缺失应报告方予以补充完善。保证收集整理的档案是原件,并且是字迹清晰、卷面整洁、签章完备符合档案归档要求的。

*)对于甲方在了解本项目有关的问题时,乙方必须如实告知并进行解答。

*)跟进此项目人员及团队不能随意变更(离职情况除外);且变更需提前告知甲方并经甲方同意。

(*)档案整理服务:整理及数字化扫描

*)对档案运输、交接、清点、编写档号

*)对档案进行标准化、规范化整理排序、编写页码

*)按案卷级、文件级进行著录

*)开展纸质档案的扫描、数据采集处理、目录和文件双向核查、电子文件入库

*)将信息化成果与著录的信息数据挂接,数据上载到甲方指定的档案系统,满足对档案目录、建设项目专业信息、扫描电子文件的索引、查询、网络调阅和长沙经济技术开发区管理委员会日常及长沙经济技术开发区管理委员会内部工作利用

*)开展档案实体的装订、装盒等工作。

(*)档案整理服务:

工作内容包括:档案交接、档案整理(按企业档案顺序规则进行整理)、档案扫描、图像处理、企业信息录入、排序挂接、质检、卷皮打印、档案装订、数据备份等,具体要求如下:

*)档案交接

根据甲方提供的档案交接清单进行逐页清点核对,签收交接清单,如发生任何档案遗失问题由乙方承担全部法律及经济责任。

*)档案整理

①启钉、拆分,保证纸张的平整、抚平边角。

②按卷内目录的顺序进行页码级排序,按照卷皮印制的卷内目录填写页号、核准日期。

*)档案扫描

①应避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

②如遇到档案纸张质地脆弱,不适合反复拆装订的档案,应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

③扫描图像全部采用***或***的存储格式,扫描分辨率为******。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况,可将分辨率提高到******。

④扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。

*)图像处理

扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况,要进行如下图像处理:

①图像歪斜:采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过±*度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

②图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边。

③字迹洇透:采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。

④图像深浅不一:采用平衡功能,调整图像深浅一致。

*)企业信息录入

录入的企业基本信息至少包括以下内容:企业名称、注册号、法定代表人、核准日期、企业类型、变更内容(包括资金、法人、股东、营业场所等一系列内容),要求全面准确。

*)排序挂接

档案扫描完成后,需要与现有的计算机目录数据校对且一一对应。其中,扫描文件以卷为单位进行存储,案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹;卷内目录应对应到相应页数的图像文件。

为确保数据挂接的正确性,乙方应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应,确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

确保扫描图像与案卷目录、卷内目录***%挂接正确,并将正确的数据导入现有档案数据库中。

*)质检

利用实物档案与档案管理系统做参考,填写详细的质量核查报告。

*)封面打印

封面要有唯一的条件码、二维码生存的企业信息,统一打印要求:确保美观、准确。

*)档案装订:

以上工序完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:

①遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。

②档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置(如:改右装订为左装订)。

③对于装订时某些页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。

④档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。

⑤档案装订,应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐,用三孔一线法结实装订,保证脊背和底边的平直,线结在卷后的中位,做到坚实、平整、美观。

⑥档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,力求保护原件。

**)数据备份

要求提出具体的数据备份方案,保证数据安全。

**)扫描参数要求:

分辨率:**********。

颜色:黑白、灰度。

图像格式:***或***。

**)质量要求

①图像要求:图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。

②数据对应:档案目录数据(包含案卷目录和卷内目录)与扫描图像***%正确对应。

③甲方对乙方质检后的扫描图像进行抽检,抽检率为**%。当抽检图象合格率达到**%时,甲方可提供下一批次案卷,但乙方需对错误数据重新检查修改,直到合格率达***%;如抽检合格率低于**%,甲方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷,乙方将该批案卷全部退回给甲方重新检查修改,直到质检合格,由此造成的后果由乙方负责。

符合下列国家和行业标准,以及档案行业其他现行有效的技术规范,确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密。

(*)服务要求

*)服务应符合如下规定:

《归档文件整理规范》**/********

《电子文件归档与管理规范》**/***********

《档案著录规则》**/********

《档案主题标引规则》**/********

《档案修裱技术规范》**/********

《档案保管外包服务管理规范》**/********

《档案服务外包工作规范》**/********

*)服务应达到长沙经济技术开发区管理委员会档案验收要求。

*)服务人员要求:乙方投入本项目的服务团队负责人具有档案管理工作经验并具有一定的档案管理基础知识且熟悉档案管理标准规范,提供承诺函格式自拟。

*)质量要求:档案整理符合《档案法》管理要求,爱惜档案资料,无错、漏、污损、毁坏档案。

*)安全保密要求:乙方应在与甲方签订合同的同时签订保密协议,并在项目实施过程严格遵守保密协议条款。乙方与派本项目人员也应签订保密协议,并将保密协议副本提交甲方备案保存。

(*)服务期限:

三年(合同一年一签自签订合同之日起三年内完成工作任务,按照采购人工作安排在规定时间内完成任务,工作成果经验收合格,并按合同约定移交相关资料。

*.人员配置要求

(*)人员要求:乙方为本项目提供的技术服务人员不得少于*人。

*.设施设备配置要求

乙方自行准备完成工作任务所用的设施设备,包括但不限于:电脑、高速扫描仪、大幅面扫描仪、**打印机等。

*.其他要求

未经甲方书面同意,乙方不得转包或分包其应履行的本合同项下的权利与义务。

三、合同定价方式、付款进度和支付方式
*.合同定价方式:固定单价
*.付款方式:


(*)付款方式:分期

(*)付款方式及说明:

*个月根据实际完成档案整理数量进行支付,由成交供应商向采购人开具相应金额的增值税发票后*个工作日内支付到账。最终结算金额不得超过中标金额。本项目最终结算采用中标单价*数量的方式核算。



收款账户: 中国工商银行广州麒麟岗支行(广州慧信档案技术有限公司:*******************)
*.预付款保函:

*.支付形式:单位自行支付

四、合同服务期限
合同服务期限:

********** —— **********

五、服务地点
湖南省长沙市星沙三一路*号

六、验收标准和方法
(*)验收主体:甲方为项目的验收主体
验收组织方式: 自行组织
是否邀请本项目的其他供应商: 否
是否邀请专家: 否
是否邀请服务对象: 是
是否邀请第三方检测机构: 否
验收组织的其他事项:

(*)履约验收时间:供应商提出验收申请之日起*日内组织验收
(*)履约验收方式: 分期/分项验收
(*)履约验收程序: 按照长沙市政府采购履约验收规定的程序。
(*)履约验收的内容:
技术履约验收内容:

根据磋商文件、投标(响应)文件合同第二条以及乙方提供的所有符合服务要求的内容等。

服务履约验收内容:

根据磋商文件、投标(响应)文件合同第二条以及乙方提供的所有符合服务要求的内容等。

商务履约验收内容:

根据磋商文件、投标(响应)文件合同第二条以及乙方提供的所有符合服务要求的内容等。

(*)履约验收标准:

按长沙市《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知长财采购【****】*号文件的规定进行验收

(*)履约验收的其他事项:

符合国家档案局、湖南省档案局等单位的相关行业标准和规定,保证行政审批档案资料的完整性,确保项目全过程档案收集齐全,电子化文件和原件一致,并通过甲方档案验收。验收过程中产生纠纷的,相关责任及费用由乙方承担。

七、知识产权归属和处理方式

归甲方所有及处理。

八、甲方的权利和义务
*.甲方有权对合同规定范围内乙方的服务行为进行监督和检查,拥有监管权。有权定期核对乙方提供服务所配备的人员数量。对甲方认为不合理的部分有权根据自身需求、服务的实际情况对乙方的服务工作进行适当地合理调整,直至甲方满意为止
*.根据本合同规定,按时向乙方支付应付服务费用。
*.国家法律、法规所规定由甲方承担的其它责任。

*.甲方负责提供整理档案所需场地及办公桌椅。

*.甲方指派*人协助乙方开展档案整理工作,负责跟进档案整理工作全过程(不用参与具体工作,只负责协调解决乙方在档案整理出现的一些需由甲方负责解答的问题,或补充档案整理中发现的漏缺资料)。

*.甲方有权依据本合同的约定对乙方提供的服务内容和工作成果进行验收。当验收结果未达到标准时,有权不予支付乙方合同款项。

九、乙方的权利和义务
*.根据本合同的约定向甲方收取相关服务费用。
*.接受项目行业管理部门及政府有关部门的指导,接受甲方的监督。
*.国家法律、法规所规定由乙方承担的其它责任。

*.乙方按照国家行业标准及甲方要求进行档案整理。

*.乙方根据保密法相关规定做好甲方档案资料的保密工作。

*.乙方至少安排*名工作人员在行政审批服务局提供相关服务;至少安排 * 名工作人员在行政审批服务局坐班办公(按管委会工作时间长期坐班,根据工作量加派工作人员),人员要求 * 年以上相关工作经验,负责日常行政审批档案整理和档案数字化工作。未经甲方同意,乙方不得随意更换整理人员,如需更换须与甲方协商并经甲方同意。如乙方指派人员达不到甲方要求,甲方有权要求乙方更换。乙方指派人员在甲方现场工作时,应服从甲方的现场工作安排。

*.乙方在整理过程中必须保证甲方原始档案完整,如因操作不当造成原始档案破损、散乱,甲方有权视情况相应扣除项目费用,造成不可挽救的损失时,甲方有权要求乙方赔偿并承担相应的法律责任。

*.乙方每月月初向甲方提供上一月月度工作报表。

*.乙方不得在项目进行过程中提高服务价格,如因此造成项目进度受阻,一概由乙方负全责。

**.乙方工作人员在履行合同过程中发生的任何人身及财产损失,由乙方负责,甲方不承担任何责任及费用。

**.乙方提供*×**小时服务,接到甲方通知响应时间在*小时之内,*小时内到达现场,一般问题处置不能超过*小时,重大问题处置不能超过**小时。如果甲方收到用户通知后,未在规定的响应时间内赶到现场弥补缺陷,用户可采取必要的补救措施,但风险和费用全部由乙方承担。

十、违约责任
*. 甲方自交付之日起**日内支付款项;另有约定的,付款期限最长不得超过**日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的,付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的,应明确检验或验收期间,约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的,付款期限应当自检验或者验收合格之日起算;采购人拖延检验或者验收的,付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。甲方不得以法定代表人或者主要负责人变更,履行内部付款流程,或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由,拒绝或者迟延支付中小微企业款项。甲方存在迟延支付乙方合同款项的,应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息*.**%(约定利率不得低于合同订立时*年期贷款市场报价利率),未做约定的,按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。
*. 甲方不得以行政区划调整、政府换届、机构或者职能调整以及相关责任人更替等为由违约毁约。因国家利益、社会公共利益需要改变政策承诺、合同约定的,应当依照法定权限和程序进行,并依法对乙方因此受到的损失予以补偿。

*.乙方未按本合同约定开展服务工作以及延期执行和完成甲方要求的工作内容的,乙方应在双方约定期限内整改直至符合要求。如未在约定期限内整改且符合要求的,每逾期一日,乙方应向甲方支付合同总额万分之五每日的违约金。超过**日的,甲方有权解除本合同,且不予支付乙方剩余款项。

*.方不得在合同期限内无故变更工作人员,如确有需要变更的,必须征得甲方同意,否则甲方有权拒绝变更工作人员。

*.乙方不得以任何形式将本合同标的转包或分包,否则视为乙方违约,甲方有权解除本合同并要求乙方支付本合同总额**%的违约金。

*.如乙方违约,甲方因维护自身权利所支付的一切费用(包括但不限于律师费、诉讼费、保全费、鉴定费、评估费、交通费等)由乙方承担。

*.本合同项下,乙方应支付的违约金、赔偿金及其他应由乙方承担的费用或款项等,甲方有权直接从应支付给乙方的款项中予以扣除。

十一、成本补偿和风险分担约定

十二、不可抗力事件处理
*.在合同有效期内,任何一方因不可抗事件导致不能履行合同,则合同履行期可延长,其延长期与不可抗影响期相同。
*.受阻一方应在不可抗事件发生后尽快用电话通知对方并于事故发生后天内将有关部门出具的证明文件等用特快专递或挂号信寄给对方审阅确认。
*.不可抗事件延续天以上,双方应通过友好协商,确定是否继续履行合同

如果不可抗力事故的影响使得本合同的履行不可能、不必要或者无意义的,任一方均可以解除本合同。

十三、合同变更、中止或者终止合同
根据《政府采购法》第五十条规定:政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。

*.合同的中止

*)合同在履行过程中,因采购计划调整,甲方可以要求中止履行,待计划确定后继续履行;

*)合同履行过程中因乙方就采购过程或结果提起投诉的,甲方认为有必要或财政部门责令中止的,应当中止合同的履行。

*.合同的终止

*)合同因有效期限届满而终止;

*)乙方未能依照本合同约定条件履行合同,已构成根本性违约的,甲方有权终止本合同,并追究乙方的违约责任。

*)如果乙方丧失履约能力或被宣告破产,甲方可在任何时候以书面形式通知乙方终止合同而不给乙方补偿。

*)如果乙方在履行合同过程中有不正当竞争行为,甲方有权解除合同,并按《中华人民共和国反不正当竞争法》规定由有关部门追究其法律责任。

*)如果合同的履行将损害国家利益或社会公共利益,甲方有权终止合同的履行。

十四、解决合同纠纷的方式
因本合同引起的争议,甲乙双方应友好协商解决。若甲乙双方不能解决争议,可通过以下途径之一解决:
向甲方所在地人民法院提起诉讼。

十五、合同生效及其他事宜
*.合同经双方法定代表人(或主要负责人)或授权委托代理人签字并加盖公章后生效。
*.政府采购合同履行中,甲方需追加与合同标的相同的服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与乙方协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。补充协议签订后,报政府采购监督管理部门备案,方可作为主合同不可分割的一部分。

十六、合同文件构成
本协议书与下列文件一起构成合同文件:
(*)中标(成交)通知书;
(*)专用合同条款及其附件;
(*)通用合同条款;
(*)采购文件;
(*)投标(响应)文件;
在合同订立及履行过程中形成的与合同有关的文件均构成合同文件组成部分。
上述各项合同文件包括合同当事人就该项合同文件所作出的补充和修改,属于同一类内容的文件,应以最新签署的为准。专用合同条款及其附件须经合同当事人签字或盖章(自然人签字、法人盖章)。

甲方(公章): 中国长沙市政府招标采购人(甲方)盖章处 乙方(公章): 中国长沙市政府招标供应商(乙方)盖章处
法定代表人: 蒋红波 法定代表人: 罗定良
委托代理人: 蒋红波 委托代理人: 常成阁


附件列表
  1. 附件**技术人员名单.****
  2. 附件**保密协议书.****
  3. 附件**承诺函.****



企业微信客服
微信公众号