各部门、各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学院档案工作实际，现就****年度立卷归档有关事项通知如下：
一、归档范围
　　（一）****年度形成的档案材料，包括学校党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、声像、实物等具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、照片（包括毕业生合影）、图纸、录音、录像等不同载体形式的文件材料、物品。
　　（二）****年度个人或集体获省级以上荣誉证书、奖章、奖杯、奖牌、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的礼品、纪念品等具有保存价值的实物应随相关纸
质文件同时归档（不具备归档条件的实物档案，可采取拍照、复印、扫描或登记造册的方式报档案室备案）。
　　（三）****年度学校重大活动、重要会议形成的文件材料，如：学校召开党代会、教代会、学代会、团代会及其他重大活动、重要会议等形成的具有保存价值的文件材料，要按活动（含相关附件、光盘、照片、实物）、工作内容立专题卷归档。
　　（四）****年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的上述材料。
　　二、归档要求
　　（一）各单位、各部门按照档案材料的归档范围（附件*）及应归尽归原则，结合本单位业务工作产生档案材料的实际情况，将整理好的档案交至正定校区图书馆***室，移交目录（附件*）电子版发送至邮箱*********@**.***。
　　（二）按年度归档的部门、单位，请于*月**日前移交****年度及以前年度形成应归未归的各类文件材料；科研、基建等专题性、成套性档案材料，在课题（项目）完成并通过鉴定验收后*个月内归档。
　　（三）移交归档时，填写《河北体育学院档案移交目录》（见附件*）一式两份，由交接双方签字后各自存查。
　　（四）档案收集、整理过程中如有问题，请随时与档案室联系，联系电话：***********。
　　三、工作要求
　　（一）加强组织领导。档案归档是保存学校历史面貌，保证工作可查、可考的重要手段，各部门、各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，在规定时间内，高质量完成本单位的档案归档工作。
　　（二）工作责任到人。各单位兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作，如更换兼职档案员，请及时告知档案室；部门主要领导负责督促本部门兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行审核、签字，保证按时完成任务。
　　（三）确保归档质量。只有经过系统整理的文件材料才能完整准确地反映事件真实面貌，发挥其档案价值。各单位要认真整理各类材料，保证材料完整准确、脉络清晰，提高归档工作质量。

　　附件：*. 档案材料的归档范围
　　 *. 河北体育学院档案移交目录