长沙市自然资源和规划局望城分局档案数字化扫描七期项目合同公告

依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》与项目有关的法律法规，以及档案数字化扫描七期项目的《采购文件》，乙方的《投标（响应）文件》及《中标（成交）通知书》，甲乙双方同意签订本合同。具体情况及要求如下：

一、标的信息

注：本项目最终结算采用中标单价*数量的方式核算。

根据档案行业规范，档案页面以**单面进行计算。对于小于**的页面，以**进行计算。对于大于**的页面，折算成**页面进行计算，如*张**纸折算成*张**，以此类推。

二、服务要求
*.服务要求

（一）总则

严格管理，明确责任，建立安全保密管理机制和质量管理机制，确保安全管理制度和质量管理制度落实，确保档案原件和档案信息安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整规范的工作记录。

（二）技术标准

符合以下国家或行业规定的合格标准，确保在整理和扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰，确保数字化成果的质量、数据的统一规范、档案实体与信息的安全。

《归档文件整理规范》**/********

《不动产登记档案管理规范》****/* *********

《电子文件归档与电子档案管理规范》**/***********

《技术制图复制图的折叠方法》**/************

《纸质档案数字化技术规范》**/********

《档案著录规则》**/********

《档案主题标引规则》**/********

《档案修裱技术规范》**/********

《档案保管外包服务管理规范》**/********

《档案服务外包工作规范》**/***.******

现行的国家、省、市和区相关技术标准要求。

（三）档案接收

严格按照《归档案卷相关材料接收标准》接收案卷。档案接收应核对档案数量，要求逐卷核查卷内材料是否符合归档要求。配合长沙市自然资源和规划局望城分局信息中心完成档案统计工作，确保档案数量及数据的完整性和准确性，协助做好各类案卷每月归档的统计工作。同时做好入库上架核查统计工作。

（四）档案搬迁运输

*.*至少包含二次搬迁运输工作：

*.*.*将档案从目前存放场所搬迁至加工场所；

*.*.*整理及数字化扫描完成后，将档案从加工场所搬迁至指定场所进行上架。

*.*档案搬迁运输是涉及档案安全的重要环节，具体要求如下：

（*）搬迁之前核对该批次档案实体数量及顺序是否准确。

（*）档案的选择从采购人确定的清单中依次提取。按照档案分类顺序填写、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。

（*）安排专人押运，做到运输过程中档案不离开箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损，杜绝丢失现象。

（*）对接收的档案按排放顺序形成电子/纸质目录，清点到卷/盒，不出现漏登记或重复登记。

（*）装箱完成后，档案箱需用封条或一次性锁条进行封箱，以确保档案搬迁运输过程中不离箱。

（*）档案搬迁及归还过程，严格执行以上相关操作。

（五）档案整理

对档案资料进行接收、核查（发现密件，抽取出来移交给采购人）、下架、装箱、搬迁运输、分类、排序、编号、托裱、打页码、目录著录、打印目录、打印封面、打印备考表、装订、装盒、打印档案盒、归档、上架等。在档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用 ** 空白纸进行粘贴或加边；对大于 ** 的纸张应折叠为** 大小；对档案破损情况的，须征求采购方同意后方可进行修复处理；对档案中缺少主要材料的，须及时告知采购单位；应对档案材料中的大头针等杂物清除；信息录入应按要求将案卷基本信息录入到档案管理系统中并打印档案盒、软封皮及卷内目录，对录入信息确保准确；档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊。

（六）信息著录

*.*按照长沙市自然资源和规划局望城分局的要求输入各类档案的著录信息项（约**字段），并建立案卷级目录数据和文件级目录数据库。

*.*需自行提供相关的软件进行录入工作，最终实现录入的所有信息能够符合长沙市自然资源和规划局望城分局自然资源一站式管理信息平台档案系统的要求。

（七）打印

乙方按长沙市自然资源和规划局望城分局的要求打印目录、封面、备考表、档案盒。

（八）档案扫描

乙方需为本项目投入一套自然资源档案管理及数字化加工系统供使用，并按如下要求完成档案数字化服务：

*.*根据档案实际情况选择高速扫描仪、平板扫描仪、工程扫描仪等设备进行扫描加工，扫描人员必须能熟练运用相应的各种程序。扫描需要特别注意文档的完整、安全，不得损坏文件（发现密件，抽取出来移交采购人，不扫描）。

*.*所有资料（包括图纸）均选用彩色模式扫描。扫描分辨率不小于******，图像采用***或***格式存储，保证图像清晰、质量达到要求。

*.* 在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点要进行修补。

*.*根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面扫描设备，如工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同一页有两个以上文件，需分别扫描，并进行并页处理。

*.*扫描过程中，应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页数，并核对每份文件的实际扫描页码、页数与整理时填写的文件页数是否一致，不一致的应注明具体原因和处理方法。

*.*对于各类纸张的扫描，详细记录在扫描单上，以便与系统统计核对。

*.* 为确保各环节能顺利进行，扫描人员必须认真仔细，并随时详细填好“扫描流程表”。

（九）图像处理

*.*图像校对

图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行处理。

*.*图像拼接

对于超过**尺寸的大图，由于页面过大或过长，不能一版扫描，需要进行分区扫描。拍照形成的多幅图像，需进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

图像拼接要求拼接完整，不能有明显断开的痕迹。

*.*污渍、黑边、偏斜、纠偏处理

*.*.*对图像页面中因扫描出现的问题，需进行去污处理。对纸质档案原件中出现的严重影响图像质量的杂质，如较大的黑点、黑框、黑边等，进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

*.*.*对纸质档案原件中出现的一般性的影响图像的杂质，如较小的黑点、线条、黑边，在不影响可懂度的情况下，保持档案原貌，不进行去污处理。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去除时，保证正文文字可以看清楚。

*.*.*对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏斜度不超过 * 度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

*.*.*图像处理人员发现扫描不合格的文件，应进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。

*.*全文页面及局部文字的加深和变浅

图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。

（十）质量自检

乙方须建立严格的质量检测体系，并且为本项目投入一套档案数字化质检系统对加工的档案（原件质量、编目质量、著录质量、扫描质量、挂接质量）进行认真负责的质检，质检达到质量标准（准确率达到**%及以上）后，才能交付采购人验收。

（十一）数据挂接

乙方为本项目投入一套自然资源档案一站式平台批量挂接系统供使用，且安排***名专门的技术人员负责数据挂接、数据迁移至长沙市自然资源和规划局望城分局自然资源一站式管理信息平台档案系统。

（十二）档案上架

采购人验收合格后，乙方负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架归档号、目录号的检查工作；及时更新和调整库存案卷密集架的标识以及库存档案的排列、倒架、打包装箱工作；负责协助完成每月、季度、年度各类档案实际上架的数据统计工作；协助完成档案日常的调卷登记、录入工作。

（十三）档案查阅

负责协助采购方档案员进行档案查阅，并做好查阅记录，及时将档案归位。

（十四）售后服务

*、乙方需为本项目提供*年维护售后服务，成果维护期自采购人在成果质量验收单上签字之日起计算，维护费用计入总价。

*、维护期内，乙方负责对其提供的成果维护，不再收取任何费用，但不可抗力（如火灾、雷击等）造成的故障除外。

*、乙方对采购人的服务通知应在*小时内电话响应，一般问题应在**小时内解决。遇到重大技术问题也应在*个工作日内提出解决办法、措施或预案，并在*个工作日内彻底解决故障。

*、乙方对甲方相关档案工作人员进行培训，确保其能熟练使用相关档案数字化成果。

*、所有成果维护服务方式均为乙方上门服务，即由乙方派员到成果使用现场维护，由此产生的一切费用均由乙方承担。

*.人员配置要求

*、乙方须投入不少于**人稳定专业的档案整理数字化扫描加工队伍（至少包含项目负责人、技术负责人、技术骨干人员），有从事档案整理数字化扫描经验。

*、乙方派驻本项目人员的一切用工责任均由乙方承担，包括但不限于派驻本项目人员在合同期内因违法、违规、违纪行为或因生病或因公、私受伤（残、亡）等产生的任何法律与经济责任；派驻本项目人员在工作期间因公、私发生的人身安全事故与采购人无关，采购人不承担任何法律与经济责任。

*、经采购人同意，中标方可在保证完成任务量的情况下适度调配人员。

*.设施设备配置要求

*、工作场地：本项目采购人提供工作场地，乙方必须在采购人指定的工作场地开展本项目工作。

*、设备及软件

*.*采购人负责提供场地、电力、水、网络、档案存储、电脑硬盘、自然资源一站式信息平台档案系统等基本设备。

*.*乙方需投入一套自然资源档案管理及数字化加工系统并将数字化成果交付使用。

*.*.*乙方需要按照采购人的需求，提供相应的自然资源档案管理及数字化加工系统，并可以根据用户需求进行个性化定制开发。

*.*.*根据业务流程，自然资源档案管理及数字化加工系统需要具备如下功能：

（*）原文管理功能。主要包括原文上传、原文挂接、原文查看、原文下载、原文打印等功能。

（*）档案借阅功能。主要包括自定义档案借阅流程、档案借阅审批、档案在线阅读、档案到期提醒、档案借阅到期自动催还等功能。

（*）全文检索功能。包括著录数据检索和原文检索。原文检索需要检索到原文中的文本，并需要支持多种格式的原文，包括但不限于图像、电子文档、电子表格、*** 等。

（*）档案数字化功能。主要包括档案扫描、图像处理、条目著录、质检、导出多种格式图像以及单层、双层 ***等功能。其中，图像处理子模块需要提供且不限于如下功能：裁剪、手动纠偏、自动纠偏、旋转、去黑边、擦除等。

（*）库房管理功能。包括档案盒管理、密集架/档案柜管理、库房管理、档案盒打印、背脊打印、目录/备考表打印等功能，并提供档案查询、在线阅读及位置定位功能。

（*）自动质量检查功能。当档案完成数字化处理后，采购人需要对交付成果进行自动质量检查。检查包括但不限于：著录数据、影像数据、影像质量（黑边、倾斜等），并生成质检报告。若报告提示交付成果有质量问题，则由采购方确认后返回数字化流程中重新处理。如无质量问题由采购方手动抽检。

（*）手动抽检功能。在交付成果中，自动质量检查无误后，用户在某一批次档案中，抽取并检查一部分档案的影像和著录数据。若发现质检不合格，则退回数字化模块重新处理。

（*）集中管理功能。以上各功能模块，需要提供统一的用户管理、权限管理和日志查看功能。非授权用户不可以操作/查看未授权的功能/档案。

*.*乙方需投入一套档案元数据著录及自动数据采集系统并将数字化成果交付使用。

*.*.*乙方需要按照采购人的需求，提供相应的档案元数据著录及自动数据采集系统，并可以根据用户需求进行个性化定制开发。

*.*.*根据业务流程，档案元数据著录及自动数据采集系统软件需要具备如下功能：

（*）档案元数据著录、查询、编辑、删除、导入、导出等。

（*）自动数据采集、数据查看、数据导入、数据导出等。

（*）数据安全功能。低密级权限的用户，不能查看、编辑、检索到高密级的档案数据和原文。

（*）自动质量检查功能。当数据著录或自动采集后，系统自动对数据质量进行自动检查，检查包括但不限于：数据完整性、数据准确性、数据规范性，并生成质检报告。若报告提示数据著录或自动采集成果有质量问题，则认真检查后进行手动著录，予以完善，保证数据质量。

*.*乙方需投入一套自然资源档案一站式管理信息平台批量挂接系统，并将数字化成果交付使用。

*.*.*乙方需要按照采购人的需求，提供相应的自然资源档案一站式管理信息平台批量挂接系统，并可以根据用户需求进行个性化定制开发。

*.*.*根据业务流程，自然资源档案一站式管理信息平台批量挂接系统软件需要具备如下功能：

（*）文书档案批量挂接功能。

（*）国土业务类档案批量挂接功能。

（*）规划历史档案批量挂接功能。

（*）不动产登记档案批量挂接功能。

（*）自动质量检查功能。当批量挂接后，系统自动对挂接的数据质量进行自动检查，检查包括但不限于：电子档案与纸质档案的一致性、条目数量与档案数量的一致性、档案的完整性，并生成质检报告。若报告提示数据成果挂接有质量问题，则认真检查后进行手动挂接，予以完善，保证目录数据与档案扫描图像一一对应，准确挂接。

*.*乙方需投入一套电子档案转密文管理系统供本项目使用，并将数字化成果交付使用。

*.*.*乙方需要按照采购人的需求，提供相应的电子档案转密文管理系统，并可以根据用户需求进行个性化定制开发。

*.*.*根据业务流程，电子档案转密文管理系统需要具备如下功能：

（*）电子档案加密的功能。

（*）密文档案解密功能。

（*）密钥管理功能。

（*）权限管理功能，

（*）审计记录。

（*）安全策略配置功能。

（*）备份与恢复功能。

（*）系统日志管理功能。

*.*其他工作设备、工具耗材（包括计算机、扫描设备、监控系统、档案盒打印机、档案盒、装订耗材，工作用具等）全部由乙方自行配备，并且要符合下面所列的要求：初始提供本次项目的电脑要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的资料带进工作场所进行操作。

*.*所有设备必须放置在采购人指定的工作地点。为了档案的安全，档案实施过程中所有设备不得中途搬出工作场地，待项目完成后所有设备必须经采购方检查后乙方自行撤离相关设备。

*.其他要求

（一）安全保密、规范性要求

归档资料全部按采购规范进行整理、录入、扫描入库，乙方需严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》（另行签订）和长沙市自然资源和规划局望城分局的有关规定，且乙方必须根据采购人要求，配合做好对项目团队的保密审查。

*、安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

*、规范性：在档案的清理、整理、数字化扫描加工过程中，乙方必须严格遵守采购人的相关档案管理制度，同时乙方必须有严格的操作规范流程；在档案的清理、整理、数字化扫描加工的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。

*、乙方与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

*、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不得以任何理由保存、复印、翻拍、打印各类档案资料，不得对他人泄露档案内容。

*、不同的工序之间应采取相应的管理措施，杜绝遗失资料等泄密事故的发生。

*、项目实施过程中须做好防病毒控制，确保项目所需实施软件无病毒侵入。

*、中标人完成本项目时，其为本项目开展提供的设备应由采购人进行安全处理（如对硬盘数据的处理等）后，再由采购人归还中标人。

*、加工场地应具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。中标人需在施工现场安装全方位监控系统，施工完成后，中标人可以撤走监控系统。

*、为确保档案数据的安全性，中标人应定期完成数字化成果的备份，在项目完成后，中标人需向招标人提交整个项目期内完整的备份数据。

**、统一着装、佩戴胸卡。不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，不得私自携带照相工具进入作业场所，通讯工具应在进入作业场所前放置于统一地点保管。

**、中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。

三、合同定价方式、付款进度和支付方式
*.合同定价方式：固定单价
*.付款方式：