中共成都高新区工委社会工作部关于****—****年档案寄存托管服务项目的市场询价函

各供应商：

为科学合理确定项目采购预算，现就中共成都高新区工委社会工作部****—****年档案寄存托管服务项目进行询价。请各供应商对本项目所需服务提供参考报价。

一、服务需求

（一）服务内容

供应商应根据采购人需求，提供档案寄存托管全过程服务，具体包括：档案的接收、清点、登记、上架、存储、管理、调阅等，并确保档案实体安全、信息安全、检索便捷、利用高效。

（二）库房及设施设备要求

*.库房应符合《档案馆建筑设计规范》（*** **—****）、《档案保管外包服务管理规范》（**/* **—****）等标准要求，具备防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防污染、防尘等防护功能，密闭性良好，避免阳光直射和灰尘污染。

*.库房面积应满足采购人现有档案及服务期内新增档案的存储需求，并预留不少于现有容量**%的扩容空间。

*.库房温度应控制在**℃—**℃，相对湿度应控制在**%—**%。库房应配备温湿度自动监测与调控设备，实行**小时不间断监测，建立温湿度记录台账，定期向采购人报送监测数据。

*.库房应配备档案专用密集架，结构稳固、承载力满足档案存放安全要求；配备适合档案库房使用的消防设施（应配备气体灭火系统，如七氟丙烷、*****、*****等）、火灾自动报警系统、视频监控系统、门禁系统等安防设施，并保持设备正常运行；视频监控应覆盖库房及作业区域，录像保存期不少于**天。

*.供应商应提供档案存储所需的档案箱（盒）、条码、锁条等装具耗材，装具材质应符合无酸、防潮、防虫等档案保管要求。

*.宜独立建造，选址应远离污染源、危险源，交通便利，具备防涝、抗震等安全条件。库房地址及其变更情况应提前书面告知采购人。

（三）服务流程及要求

*.档案接收与清点。供应商应按照采购人提供的档案移交清单，与采购人共同对档案逐卷（件）清点、核对，确认档案数量及完整状况，形成档案交接清单，双方签字确认，各执一份。

*.登记与编目。供应商应对接收档案及时登记、编目，建立档案目录与存放位置的对应关系，确保账（清单）、物（档案）、位（存放位置）一一对应、准确无误。

*.上架存储。供应商应按照档案类别、时间顺序等规则规范上架，摆放整齐、便于检索，账物相符率应达到***%。

*.日常保管维护。供应商应定期开展库房巡查、除尘、防虫防霉检查和温湿度监测记录，发现异常情况及时处置并向采购人报告；对霉变、虫蛀、破损等风险档案应优先采取保护措施。

（四）人员配置要求

*.供应商应为本项目配备项目负责人*名和满足服务需要的专职服务人员，项目负责人应熟悉档案管理法规标准，具有档案管理相关工作经验。

*.服务人员应经过档案业务培训合格后上岗，掌握档案接收、整理、保管、调阅及数字化等操作技能；涉及档案（含涉密档案）管理岗位的人员，应经保密审查并签订保密协议。

*.供应商应向采购人报备服务人员名册及身份、职称（资格）等证明材料；服务人员调整变动的，应提前书面告知采购人，新进人员经采购人同意后方可上岗，并做好工作交接。

*.供应商拟派人员中具有档案工作经验的，应提供档案类职称证书或者保密证书等有效证明材料。

（五）安全保密要求

*.供应商应建立健全保密安全制度、档案安全管理制度和人员安全制度，落实保密管理责任，对接触档案的人员进行保密教育和审查，严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》有关规定。

*.未经采购人书面授权，供应商不得以任何方式复制、摘录、传播、提供档案内容及其目录信息，不得将档案用于本项目以外的任何用途。

（六）服务质量保障要求

*.供应商应建立服务质量保障体系，制定并落实岗位责任制、操作规程和质量检查制度。

*.供应商应按磋商文件要求及响应文件承诺配置人员、库房及设施设备，不得擅自降低服务标准。

*.采购人按年度对供应商服务质量进行考核，考核内容包括档案保管质量、调阅时效、服务规范、保密安全、人员到位情况等；考核结果作为服务费支付和合同续签的依据之一。

*.供应商应配合采购人及档案行政管理部门的监督检查，对指出的问题及时整改。

（七）应急管理要求

*.供应商应制定档案安全应急预案，覆盖火灾、水灾、停电、设备故障、网络中断、地震及其他自然灾害和突发公共事件等情形，明确应急组织机构、处置流程、责任人员和物资保障。

*.供应商应明确应急响应时间，突发事件发生后应在**分钟内启动应急响应并采取措施，最大限度保障档案安全；发生档案损毁、丢失、泄密等事故的，应立即报告采购人。

*.供应商每年度应至少组织*次应急演练，演练记录报采购人备案。

*.因供应商原因造成档案损毁、丢失、泄密的，供应商应依法依约承担相应责任。

二、报价文件要求

（一）加盖公章的报价单（附件*）；

（二）加盖公章的机构信用代码证（三证合一）（须包含与询价项目一致或相关的经营范围）；

（三）请于****年**月**日**:**前，将扫描件发送至邮箱：*********@***.***。

中共成都高新区工委社会工作部

****年**月**日