关于中共绍兴市越城区委办公室机关档案

数字化服务项目公开采购的公告

根据工作需要，中共绍兴市越城区委办公室就机关档案数字化服务项目向社会公开采购，现将有关事项公告如下：

一、项目基本情况

（一）项目名称：机关档案数字化服务项目

（二）采购方式：公开招标

（三）预算上限：*****.**元/年

（四）项目单价（上限）：

本项目报价以最高单价限价为上限，按统一的下浮率报价，最终结算价为：最高单价限价×（**下浮率）。超过最高单价限价或者未按统一下浮率报价均为无效报价。

（五）项目结算：项目最终结算金额根据验收通过的档案实际数量乘以中标单价计算。总费用不超过*****.**元/年。

（六）合同履行期限：本项目服务期限为三年，合同按年度签订。第一年合同期满后，在年度预算有保障的前提下，经采购人对中标人服务质量考核合格，可续签下一年度合同；若考核不合格，则采购人有权终止合同续签。每次续签期限为一年，累计履行期限不超过三年。

（七）服务地点：项目场地由采购人提供。

（八）其他说明：整个项目实施过程中所需的设备、软件、耗材、生活保障等，均由中标人自行提供，中标人提供的卷皮、装订线、移动硬盘、脱机硬盘等必须符合国家标准和档案用品规范。

二、服务供应商要求

投标人应具有丰富的档案数字化加工服务经验的第三方服务机构，并符合以下条件：

*.具有独立承担民事责任的能力。

*.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

*.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。

*.有依法缴纳税收和社会保险费的良好记录。

*.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。

*.法律、行政法规规定的其他条件。

*.本项目不接受联合体投标。

三、项目要求

（一）项目目标

做好机关档案的归档及数字化服务工作，按要求将数字化成果挂接至越城区档案智治一体化系统并确保正常运行。纸质材料经整理归档后，有序移交至越城区档案馆或按规范放至采购人指定的档案架。

（二）项目内容及要求

纸质归档包括：材料分类、著录、整理、装订、质检及档案上架等环节；数字化服务包括：档案扫描、图像处理与存储、数据质检、数据挂接至越城区档案智治一体化系统等内容。上述所有工作须符合国家及省市区相关纸质档案数字化标准规范要求（详见附件*）。

四、评标方法及标准

本次评标采用综合评分法，总分***分，其中商务技术分**分，价格分**分，投标人评标综合得分=商务技术分+价格分。评标结果按评标综合得分由高到低排序，得分最高者为中标候选人；若得分并列，则价格分高者中标。分值如下（计算分值时，按其算术平均值保留小数*位）。

（一）商务技术分（**分）

（二）价格分（**分）

评标基准价：即满足招标文件要求且最低单价的下浮率为基准下浮率，基准下浮率对应报价分值为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：其他投标人的价格分=（**基准下浮率）/（**其他投标人的下浮率）×**分。

五、投标方式

即日起至****年*月**日**:**止，投标人到绍兴市越城区委办公室****室（越城区涂山东路**号区行政中心**楼），按要求递交密封盖章的投标文件（含报价单和证明材料），一式三份（正本一份、副本二份），不接受联合体投标。联系人：章老师，*************。

六、评审形式

初定****年*月**日，采购人组织评审小组对各投标人提供的投标文件（含报价单和证明材料）打分，商务技术分和价格分两项合计总分最高者中标，中标结果出来后第一时间通知每位投标方，投标人不参加评审会议。

附件*. 项目内容及要求

*. 报价单

中共绍兴市越城区委办公室

****年*月*日

附件*

项目内容及要求

一、采购项目内容

纸质归档包括：材料分类、著录、装订、质检和档案入库；数字化服务包括档案扫描、图像储存和处理、数据质检、数据挂接至越城区档案智治一体化系统等内容。本项目的服务符合国家、省市区相关纸质档案数字化标准规范要求。

二、项目工作要求

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像存储、图像处理、数据挂接、数据质检、档案装订、档案归库等。各工作环节要求如下：

*.档案出库

①中标人按照档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案的调取、清点、登记等前期准备工作，并向采购人提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定办理相关出库手续，清点无误后，对档案进行交接出库。

②纸质档案数字化过程中，纸质档案应临时存放于设置在距离数字化加工场所较近的保管库，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

③对正在进行数字化加工的档案，应安排专人保管，每天入库，不得在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案，经验收合格后，及时移交入库。

*.数字化前处理

①确定扫描页。原则上应将确定为数字化对象的纸质档案（标有页号）全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

②对档案实体基本情况进行检查。检查案卷质量、编写页号，规范档案实体的全宗名称、案卷题名、案卷起始时间、案卷终止时间、保管期限、案卷总页数、档案门类代码、年度、机构（问题）代码、件号等基本信息。如发现实体质量存在问题，须详细记录并及时告知采购人。

③编制页号。对没有页号或页号不正确、不规范的档案重新编制页号。

重新编制页号时，应在统一位置（页面上方距离装订线较远一侧页角）编制页号，且不压盖档案内容，建议使用号码机。如需手写页号，所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。按照越城区档案馆馆藏体系编制馆编档号，纳入全宗管理，以保证数字档案与实体档案相对应。

④拆除装订。应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物前应在采购人监管下采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

⑤折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行相应技术处理（压平或熨平等）。

⑥破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

⑦如遇特殊情况，须及时告知采购人，由采购人确定处理方式。

*.目录数据库建立

①条目著录按照越城区档案馆相关要求开展，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合**/********对档案著录的要求。

②将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

*.档案扫描

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

①扫描设备。扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量使用平板扫描仪扫描，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时相邻图像之间应留有足够的重叠。

②扫描色彩模式。为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。

③扫描分辨率。扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

纸质档案要求采用分辨率≥********位真彩色方式扫描，照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用分辨率≥********位真彩色方式扫描。

需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率不小于******；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

④注意事项。为保护档案原件，档案应轻拿轻放，严禁暴力扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。同页有两个以上文件，需分别扫描。

登记扫描页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

扫描图像必须与原件页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过*.*厘米，并且不能覆盖或影响正文内容。

*.数字图像存储

①存储格式。纸质档案扫描图像存储格式要求为多页****文件，压缩方式为***格式；照片档案扫描图像存储格式要求为****格式。

照片档案形成文件共两套：一套为原始****格式；一套为网络利用****格式，即在保持图像分辨率不变的情况下，将存储容量压缩为原****文件大小的**%左右，形成新的****文件。

②数字图像命名。应以档号为基础对数字图像命名，扫描形成影像文件命名必须与条目档号一一对应，图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

*.数字图像处理

①数字图像拼接。对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的数字图像，以保证数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅数字图像无明显拼接痕迹。图像整体倾斜不得超过*度；不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。

②旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的数字图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

③裁边。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少***—***处裁剪。

④去污。扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大**%的情况下）。应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

⑤全文***。对项目中涉及的数字化副本（***）实施***，***成果须保存为双层***文件形式。***要求为经过光学字符识别（***）处理的双层***文件，扫描文本或基于图像内容的文本转换为可选中、搜索和编辑的文本。

*.数据挂接

目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，将数据导入绍兴市越城区档案智治一体化系统，实现目录数据与数字图像的关联。需对挂接结果进行检查，核对挂接数据文件的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，原文文件名与目录档号是否一致，以及数字图像是否能正常打开等，发现错误时应注明具体原因和处理办法，并及时进行纠正。挂接准确率要求达到***%。

*.数据质检

①目录数据质检。对著录项的完整性、著录内容的规范性和准确性等进行检查，对错误数据应及时进行修改。要求对目录数据进行***%检查。

②数字图像质检。对图像存储路径、图像命名、数字图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等进行检查。对错误图像应重新扫描或重新进行数字图像处理。要求对图像数据进行***%检查。

③要求档号、题名、数据挂接准确率达到***%，其他项目合格率达到**%以上（含**%），数据质检合格后，应及时备份。

*.档案装订

纸质档案数字化工作完成并质检合格后，拆除过的档案如需装订，应保持档案的原貌，排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

**.档案归库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

三、工期要求

*.本项目工期要求：中标人在中标通知书发出之日起**日内签订合同并开工，要求在**个工作日内完成服务项目，当年度**月**日前完成项目验收。后两个年度的开工时间，由采购人通知决定，并根据合同细则约定。

*.中标人所提供的必须是合法的货物和服务，并能确保在中标合同有效期内按照合同中规定的要求及时交付。

四、验收方式

（一）验收方式及条件

采购人对纸质档案及档案数字化成果进行验收。档案整理、条目录入及原文扫描质量应符合国家、省市区有关标准要求。

（二）验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行***%检验，检验合格率应为***%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式由采购人进行人工检验，其中人工检验时：

*.档案整理验收采取档案实体逐卷逐页清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等作为差错。合格率达到**%以上（含**%）予以验收通过。

*.条目录入和原文扫描质量验收以抽检方式进行，抽检比率为不少于**％，要求档号、题名、数据挂接准确率达到***%,其他项目合格率达到**％及以上予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在**%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检（告知错误类型但不告知具体错误位置），直至达到验收要求。在退回自检期间，采购人将不再向加工单位提供扫描档案。

（三）验收结论

整体验收由采购人根据项目验收要求组织，验收“通过”结论，由采购人盖章后有效。

五、付款方式

*.中标人签订合同时，同时签订保密协议。

*.采购人在本服务项目通过验收并收到中标人开具的发票后*个工作日内，向中标人支付当年度项目全部款项。

六、售后服务要求

*.售后服务期限：项目验收后提供免费质量保证及售后服务。

*.售后服务响应时间：接到电话后*小时内响应，*小时内上门服务。

*.售后服务问题解决时间：一般问题在*小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

七、其他要求

*.加工现场布置要协调、整齐。中标人在采购人场地工作时，须遵守国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》、浙江省档案馆《浙江省各级档案馆纸质档案数字化规范》以及采购人各项规章制度。

*.中标人使用的档案数字化加工软件除具有通用的档案数字化加工和质检功能外，还需具备流程跟踪功能，在数字化加工过程中，能对一批次或一份档案进行流程跟踪，了解该批次或该份档案的加工进度以及每个加工步骤的经办人员情况，以便提供追溯管理。

*.本项目所涉实体档案和数字化成果所有权归采购人所有。未经采购人同意，不得将与本项目有关的任何信息和数据转让给第三方使用或用于样本展示，否则将承担由此造成的一切经济和法律责任。

*.中标人在结束本次项目现场服务并离场时应全面打扫数字化加工场地，确保场地清洁卫生。

八、违约责任

*.中标人逾期完成工作的，每逾期一天，按合同款项的*‰向采购人支付违约金。

*.中标人应严格按照本招标文件规定的各项加工技术标准要求和投标时承诺的其他要求进行数字化加工，采购人将根据项目实施进度、质量、管理等相关内容进行监管，如果发生（产生）下列情形之一，采购人可无条件解除合同，中标人向采购人支付实际产生的合同款项**%的违约金，如造成采购人损失超过违约金的，超出部分由中标人继续承担赔偿责任：①在加工期间，发生档案损坏、丢失、泄密或其他违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》等有关规定的；②在加工期间，发生火灾、治安、人员伤亡等安全生产事故的；③整个项目逾期未能完成工作的。