中山市贸促会关于采购*********年度香港贸发局灯饰展等系列展会后勤服务的公告

各有关企业：

　　为更好地满足我会日常办公和相关业务工作的需要，拟向社会公开采购中山市贸促会*********年度香港贸发局灯饰展等系列展会后勤服务。现向社会发布采购公告：

　　一、项目名称

　　中山市贸促会****－****年度香港贸发局灯饰展等系列展会后勤服务

　　二、采购服务时间

　　自****年*月至****年**月止（以签订合同时间为准）

　　（一）具体时间安排

　　*.筹展阶段：根据各展会的实际筹备周期，提前介入相关工作，具体时间以各展会组展方公布的筹备时间表及采购人工作要求为准。

　　*.展期阶段：按照各展会的实际举办时间，提供现场后勤服务，确保展会期间各项工作有序开展。

　　*.撤展阶段：展会结束后，配合完成撤展相关后勤工作，具体时间以组展方规定的撤展时间为准。

　　*.后续服务阶段：展会结束后，按照采购人要求完成成交统计、费用结算、资料整理等后续工作，具体时间根据实际工作需要确定。

　　（二）时间调整说明

　　如因展会举办时间调整、不可抗力等因素导致服务时间需要变更的，供应商应按照采购人的通知及时调整服务计划，确保服务不受影响。相关时间调整将以书面形式通知供应商。

　　三、服务内容和要求

　　（一）组织企业参展服务

　　*.与香港贸发局、澳门特区政府指定组展机构建立常态化沟通机制，及时获取展会最新信息，包括展会时间、展位规划、参展要求等，并第一时间反馈给采购人。

　　*.建立参展企业数据库。用专业数据库软件对历届参展企业进行信息化管理，方便查询和数据对比，便于针对性发动企业参展，提高工作效率。

　　*.梳理二级代理资源，建立二级代理信息库，对二级代理的资质、服务能力等进行评估和筛选，确保对接的二级代理能够满足参展企业需求。

　　*.协助采购人制定企业参展发动方案，通过多种渠道（如行业商协会、企业微信群、邮件等）向我市相关企业宣传展会优势、参展政策等，动员企业积极参展。

　　*.设立专门的咨询渠道（包括电话、邮箱、现场咨询等），及时回应企业关于展会参展条件、展位费用、报名流程等方面的咨询，提供专业、准确的解答。

　　*.协助企业进行参展报名，指导企业填写报名表格、准备报名材料，确保报名资料的完整性和准确性。及时将企业报名信息汇总整理后报送采购人及组展方。

　　（二）展位分配与进驻协调

　　*.按照组展方的展位分配规则及采购人的要求，结合参展企业的需求和实际情况，制定合理的展位分配方案，报采购人审核通过后执行。

　　*.在展位分配过程中，及时与参展企业沟通，告知展位分配结果，协调解决企业对展位分配的异议和诉求。

　　*.展会前，协助企业与组展方、场馆方对接，办理展位进场手续，协调解决企业在展位搭建、展品运输等方面遇到的问题，确保企业顺利进驻。

　　（三）信息服务

　　*.制定信息发布计划，明确信息发布的时间、内容、渠道等。按照时间节点，及时向参展企业发布展会相关信息，包括展会日程安排、参展注意事项、场馆交通信息、天气情况等。

　　*.信息发布渠道应多样化，包括但不限于邮件、短信、企业微信群、公众号等，确保信息能够及时、准确地传递给每一家参展企业。

　　*.结合各展会的特点和要求，编制详细的参展注意事项手册，内容包括展品运输与报关、展位搭建规范、展会现场管理规定、安全注意事项、知识产权保护要求等。

　　*.在展会筹备阶段，将参展注意事项手册发放给参展企业，并组织必要的培训或答疑活动，确保企业了解并遵守相关规定。

　　*.除日常咨询外，在展会筹备及举办期间，安排专人提供全天候咨询服务，及时解答企业在参展过程中遇到的各类问题。

　　*.建立咨询问题台账，对企业咨询的常见问题进行整理和归纳，形成知识库，不断提升咨询服务的效率和质量。

　　（四）成交统计服务

　　*.根据采购人的要求，制定成交汇总表、调查问卷等相关表格，明确数据收集的内容、格式和时间要求。

　　*.通过电话、邮件、现场走访等方式，督促参展企业按时提交成交汇总数据、填写调查问卷等相关资料。

　　*.对企业提交的成交汇总数据进行审核、整理和汇总，确保数据的准确性和完整性。

　　*.对调查问卷结果进行统计分析，形成详细的分析报告，为采购人评估展会效果、制定后续参展政策提供参考依据。

　　*.按照采购人规定的时间和格式，及时将整理后的成交汇总数据、调查问卷分析报告等报送采购人。

　　*.根据采购人的要求，配合做好数据的后续补充和完善工作。

　　（五）后勤保障服务

　　*.协助采购人核对参展企业应缴纳的展位费、广告费用等，向企业发出费用缴纳通知，明确缴费金额、缴费方式和缴费期限。

　　*.跟踪企业费用缴纳情况，及时向采购人反馈企业缴费进度。对于未按时缴费的企业，协助采购人进行催缴。

　　*.督促二级代理按照约定及时汇缴展位费等相关费用，确保费用按时足额到账。

　　（六）现场管理与咨询

　　*.协助采购人对展会现场进行规划和布置，协调解决企业在展位搭建过程中遇到的场地、水电、搭建材料等方面的问题。

　　*.安排专人在展会现场设立服务点，负责参展企业的现场管理和咨询工作，包括协助企业解决展品展示、客户接待、现场秩序维护等方面的问题；及时协调组展方、场馆方处理企业在展会期间遇到的突发情况。

　　*.协助采购人做好撤展期间的现场协调工作，指导企业按照规定的时间和要求完成撤展，确保撤展工作有序进行，避免出现安全事故和财产损失。

　　（七）退费复核与发票开具

　　*.对展会展位费、广告费的退费情况进行复核，核对退费申请材料、退费金额等，确保退费工作的准确性。

　　*.根据复核结果，为符合退费条件的企业办理退费手续，并及时将退费情况告知企业。

　　*.按照采购人的要求为参展企业开具展位费发票，确保发票信息的准确性和完整性，及时将发票送达企业。

　　（八）其他服务

　　*.出证认证事务性工作。重点为参展企业提供原产地证、商事证明和代办领事认证的企业咨询、资料核对、系统录入报送、收集整理；证书打印装订服务；资料快递等服务。

　　*.文印服务。为参展企业提供各类文书资料电脑录入、文字校对；参展档案资料（包括电子档）的收集整理、归档工作；有关展会培训会议、活动的参会人员召集、会场布置、资料的编印、整理、发放等。

　　四、采购对象

　　（一）基本资格要求

　　*.具有独立承担民事责任能力的、在中山市注册的法人或其他组织，且独立于采购人。供应商应提供有效的营业执照或社会组织证书等相关证明文件。

　　*.具有健全的财务会计制度，能够提供近三年（****年－****年）的财务报表（包括资产负债表、利润表、现金流量表等），财务状况良好，无亏损情况，具备持续经营能力。

　　*.近三年（****年*月*日－****年*月**日）内，在经营活动中没有重大违法违纪记录，未被列入严重违法失信企业名单（黑名单）。供应商应提供国家企业信用信息公示系统查询的“企业信用信息公示报告”（需包含无违法违纪记录相关内容）。

　　*.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够满足本项目采购服务的各项需求。

　　*.本项目不接受联合体报名。

　　（二）特定资格要求

　　*.具有香港灯饰展及其他境外展组展经验，应提供近三年（****年－****年）承接香港灯饰展及其他境外展组展服务的相关证明材料，如服务合同、组展成果文件、主办方颁发的相关证书等。

　　*.具有每年组织服务超过***家次企业境外参展的工作经验，应提供服务企业参展清单、现场照片等。

　　*.具有办理原产地证、商事证明和代办领事认证等商事证明工作经验的人员。

　　*.具有能满足采购服务需求的人数配备，应提供单位员工合同或社保凭证等证明材料，证明其拥有稳定的员工队伍。

　　*.应配备专职负责组展后勤服务的人员，需提供专职人员的劳动合同、个人简历（包括工作经历、专业技能、相关资质证书等），确保专职人员具备相应的工作能力和经验。

　　*.为确保沟通顺畅、服务响应及时，供应商须在工作期间，特别是展会筹备及举办的关键阶段，安排一个由*至*名业务骨干组成的专职服务小组，且该小组需部分时间在采购人指定地点进行现场联合办公，部分时间根据项目需要前往境外展会现场提供驻点服务。供应商应明确承诺在服务期间按照要求配备现场办公人员，并提供人员安排计划。

　　五、报名资料

　　（一）资料清单

　　*.主体资格证明材料：营业执照或社会组织证书复印件（需加盖公章），确保证书在有效期内。

　　*.财务相关材料：企业财务制度文件（需加盖公章）、近三年（****年－****年）的财务报表（包括资产负债表、利润表、现金流量表等，需加盖公章）。

　　*.企业信用信息材料：国家企业信用信息公示系统查询的“企业信用信息公示报告”（需从*****://**.****.***.**/*****.****下载打印，并加盖公章），报告应包含企业基本信息、行政许可信息、行政处罚信息、列入经营异常名录信息、列入严重违法失信企业名单（黑名单）信息等内容。

　　*.提供非联合体报名声明函。

　　*.单位简介：详细介绍供应商的基本情况、组织架构、业务范围、行业口碑、过往业绩等内容，字数不少于***字。

　　*.组展经验证明材料：提供近三年（****年－****年）承接香港灯饰展及其他境外展组展经验的证明材料，如服务合同复印件（需加盖公章）、相关工作结果文件（如参展企业名单、展会总结报告等）、主办方颁发的资质证书或表彰文件等。

　　*.组展工作方案：详细阐述针对本项目的组展工作方案，包括服务目标、服务流程、人员安排、应急预案、质量保障措施等内容。

　　*.人员相关材料：

　　（*）单位员工合同或社保凭证复印件（需加盖公章），确保员工队伍的稳定性。

　　（*）专职负责组展后勤服务人员的劳动合同复印件、个人简历（需详细列明工作经历、参与的组展项目、专业技能、相关资质证书等）、近期免冠照片一张。

　　（*）财务人员的资格证书复印件（如初级会计证书、中级会计师证书等）

　　（*）其他评分材料：根据评分表的要求提供相关证明材料，如企业获得的荣誉证书、***质量管理体系认证证书、过往服务客户的评价反馈等。

　　*.服务报价及预算明细。

　　（二）资料编制要求

　　*.所有报名资料均需以中文编写，内容真实、准确、完整，不得有虚假信息。

　　*.报名资料应编印成册，一式五份，每份资料需装订整齐，封面注明“****－****年度香港贸发局灯饰展等系列展会后勤服务报名资料”、供应商名称、联系人及联系电话，并加盖公章。

　　*.相关复印件材料需注明“与原件一致”，并加盖公章。

　　*.报名资料应按照本方案规定的资料清单顺序排列，便于查阅。

　　（三）资料提交要求

　　供应商应在报名征集期限内，将编制好的报名资料纸质版封装后报送至中山市贸促会交流部，逾期送达或未按要求封装、编制的报名资料，将视为无效报名文件。

　　六、项目预算

　　本项目总服务费每年不高于******元人民币，此预算为含税价格，包含供应商为完成本项目所有服务内容所产生的一切费用，包括人员薪酬、办公费用、交通费用、通讯费用、税费等。本项目合同为一年一签，具体支付时间根据项目进展情况和合同约定执行。

　　本项目预算为最高限价，供应商报价不得高于此预算金额，否则将视为无效报价。如因展会数量增加、服务内容调整等特殊情况导致费用需要调整的，双方应另行协商，并签订补充合同。

　　七、重要说明事项

　　（一）费用收取与展位管理要求

　　后勤服务供应商须严格遵守市贸促会、香港贸发局等机构的工作要求，不得私自收取参展企业任何费用，不得倒卖展位，不得擅自变更展位使用主体或用途。如发现供应商存在上述违规行为，采购人将立即终止合同，并追究供应商的相关法律责任，同时将其列入不良供应商名单，限制其参与采购人今后的采购项目。

　　（二）报名文件有效性判定

　　*.供应商未满足本方案规定的采购对象资格要求的，其报名文件视为无效。

　　*.供应商提交的报名资料不齐全、不符合本方案规定的编制要求或存在虚假信息的，其报名文件视为无效。

　　*.供应商未在报名征集期限内提交报名资料的，其报名文件视为无效。

　　*.其他不符合法律法规及本方案规定的情形，其报名文件视为无效。

　　（三）方案解释权

　　本次采购服务方案的最终解释权归中国国际贸易促进委员会中山市委员会所有。如供应商对本方案内容有疑问，可在报名期限内与联系人联系咨询。

　　（四）其他说明

　　*.供应商应充分了解本项目的服务内容、资格要求等相关情况，自愿参与报名。报名成功后，视为供应商已完全理解并接受本方案的所有条款和要求。

　　*.供应商在服务过程中应遵守国家法律法规、展会组展方的相关规定及采购人的各项管理制度，自觉维护采购人的形象和声誉。

　　*.采购人有权对供应商的服务质量进行监督和考核，如供应商的服务质量不符合合同约定或本方案要求，采购人有权要求供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，采购人有权终止合同，并追究供应商的违约责任。

　　八、报名征集期限

　　报名征集期限为****年*月**日－**日（上午*:**－**:**，下午*:**－*:**，节假日除外）。

　　报名资料报送地点：中山市石岐区中山二路**号*座二楼***。

　　九、其他

　　*.供应商应在规定的报名征集期限内提交报名资料，逾期不予受理。

　　*.供应商提交的报名资料必须真实、准确、完整，如有虚假信息，一经查实，将取消其报名资格，并追究相关责任。

　　*.供应商如需委托他人代为报名，应提供合法有效的授权委托书及受托人身份证明文件。

　　*.不接受邮寄、传真等方式提交的报名资料，仅接受供应商现场报送。

　　十、联系方式

　　采 购 人：中国国际贸易促进委员会中山市委员会

　　地 址：中山市中山二路**号*座二楼***

　　联 系 人：卢小姐

　　电 话：*************

　　电子邮箱：***@*****.***.**

　　附件：评分表

　　中国国际贸易促进委员会中山市委员会

　　****年*月**日

附件：

*．附件 评分表.****