★一、采购项目内容★

为退休人员档案及区内现有档案数字化管理要求，正确地完成每卷人事档案的鉴别、分类、排序与编目、技术加工、装订等人事档案整理工作及数字化工作，本项目拟采购数字化档案加工服务，主要内容包括：

建设经开区数字化档案系统，包含系统软件及相关硬件；

拟派不少于*名专职服务人员在服务期限内接收新退休人员档案数字化前处理、人事档案扫描、图像处理、数据挂接；

在服务期限内拟派专职服务人员对区内原有退休人员纸质档案数字化加工并入库；

其他应接受纸质转数字化档案的接收、整理、转递、扫描等相关档案服务

★二、项目组织要求

供应商须设置专职项目经理*名，中途不得随意更换，项目进行期间常驻采购单位负责沟通协调工作，其他人员按采购人实际需求拟派足够人员驻场工作。

★三、服务方式要求

采购人提供数字化加工及项目人员工作场所。数字化加工期间档案搬运、存储电子档案信息的设备，档案封面、封底、装订线、档案袋、打印用纸、衬纸、打孔机等生产工具及其他所需耗材由成交供应商负责。

★四、服务期限

自合同签订日期起一年，成交供应商应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保采购项目保质保量按期完成。

★五、技术执行标准及规范

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国档案法实施条例》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔****〕*号）

《档案服务外包工作规范》（**/* *******）

《纸质档案数字化技术规范》（**/* *******）

《档案著录规则》（**/* *******）

《归档文件整理规则》（**/* *******）

《纸质档案抢救与修复规范》（** **********）

《纸质归档文件装订规范》（**/* *******）

★六、技术要求

第一部分：档案整理

整理原则:新入退休人员人事档案整理过程中，不得私自涂改、圈化、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案；不得擅自处理或销毁档案。

第二部分 档案数字化

新入退休人员纸质人事档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质人事档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质人事档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

加工流程：①档案出库、②数字化前处理(确定扫描页、编制页号、拆除装订、技术修复等)、③目录数据库建立、④档案扫描（基本要求、扫描设备、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式、图像命名）、⑤图像处理(图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污)、⑥图像质检、⑦报表输出、⑧数据挂接、⑨数字化成果质检与验收、⑩数据备份与移交、？档案归还入库（档案装订、档案归还入库）等。

数字化工作中所需相关软件须成交供应商为采购方提供安装程序及使用许可，采购人可自行操控，不能留有加密程序，并且能够满足后续档案数量增加的要求。

*.*数字化前处理:

（一）确定扫描页。退休人员人事档案全部扫描，不能挑扫。

（二）编制页号。将破损页面、缺页等特殊情况进行登记

（三）目录数据准备。按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照人事档案原件内容，规范人事档案中的目录内容；对需要在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

（四）拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护人事档案不受损害，并对排列顺序不准确的人事档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的人事档案，在拆除装订物时应采用拍照方式记录人事档案原貌，以便以恢复。

（五）技术修复。原件破损严重，折痕明显的，应按照本细则第十一条，先进行技术修复再做数字化处理。

*.*目录数据库建立:

（一）应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等；目录数据库数据规则的制定应符合《档案著录规则》（**/* **）对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

（二）数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，可以为***、***或***格式，以便于数据交换；数据库结构的设计应特别注意保持人事档案的内在联系，有利于纸质人事档案数据化成果的管理和利用。

（三）将退休人员人事档案数字化前（包括现有退休档案与新入退休档案）处理工作中对人事档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

（四）可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等，发现不合格的数据应及时进行修改。

（五）每份材料编写录入一条机读目录，复印件与原件应视为一份材料，附件与正文应视为一份材料。

（六）著录项目：序号、材料名称、材料形成时间、材料页数、备注。（编目***款）

（七）著录人员一次只能打开一卷人事档案进行著录，不能同时打开多卷人事档案，避免混乱。

（八）著录完成后将实物人事档案交由专人抽检，合格后则归还人事档案中转库房。

*.*退休人员人事档案扫描:人事档案扫描应根据人事档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和储存条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整，应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近人事档案原貌。

（一）扫描设备。扫描设备的选择应特别注意对人事档案实体的保护，尽量选择对实体人事档案破坏小的设备进行数字化。

（二）扫描色彩模式。全部采用彩色模式进行扫描。

（三）扫描分辨率。扫描分辨率应不小于******；如文字偏小、密集、清晰度较差是，应适当提高分辨率。

（四）存储格式。人事档案数字图像长期保存格式宜采用****格式，

（五）图像命名。将数字图像存储为单页文件；采用档号为唯一标识符对图像进行命名。

*.*图像处理:

（一）旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像进行纠偏处理，图像正负偏差小于*.*度，以达到视觉基本不感觉偏斜为准。

（二）裁边。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少***~***处剪裁图像，保证人事档案原貌。装订线附近有信息时，可适当扩大留白范围。

（三）去污。如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现人事档案原貌的原则，处理过程中不得去除人事档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

（四）拼接与背衬。对于大幅面人事档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理合并为完整的图像；对于较薄的纸张，尤其是不易辨认正反面，容易发生扫描背面情况的原件，要求垫衬纸后扫描，衬纸选择要恰当，是扫描后的影像忠实于人事档案原貌，同时保证操作时扫描仪背板洁净。

（五）图像质量检查。数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。及时纠正漏扫、错扫、重复扫、多扫等情况；数字图像的排列顺序与人事档案原件不一致时，应及时调整；对于数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。图像外观整洁清晰，避免出现杂质、折痕、黑点、黑线、黑框、黑边、背透、变型失真等情况，以不遮图像信息为准。

*.* 数据挂接:

（一）应借助相关软件对数据库中的目录数据和与其相对的纸质人事档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

（二）逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与退休人员人事档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

*.*数字化成果验收与移交:

（一）以外包形式进行退休人员人事档案数字化的企业，应对数字化成果进行验收。

（二）验收方式。组织人事（人力资源）部门会同档案部门成立专门的验收组对纸质人事档案数字化成果进行验收；应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质人事档案数字化成果进行验收。

（三）验收内容。纸质人事档案数字化成果包括数字图像、人事档案目录数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

（四）应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否填写等。

（五）应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

应对数据挂接进行验收，包括目录数据和与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

（六）应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

（七）应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

验收指标。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方法进行***%检验，检验合格率应为***%；对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验；抽检比率不得低于**%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为***%，其他内容的抽检合格率应不低于**%。

*.*数据移交。验收合格的数据应按照纸质人事档案数字化工作方案及时向企业人事档案保管部门移交，并履行交接手续。

*.*人事档案归还入库:退休人员人事档案数字化工作完成后，拆除过装订物的人事档案如需装订，应注意保持人事档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。人事档案归还按照人事档案入库相关要求对纸质人事档案进行处理和清点，并履行人事档案入库手续。

★七、安全保密要求

（一）成交供应商应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保人事档案实物和信息数据的安全和保密。

（二）采购人提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。

（三）人事档案整理和数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。

（四）成交供应商不得出现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；泄露档案内容信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，成交供应商须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，采购人有权解除合同。

★八、人事档案管理系统要求

需提供单机版人事档案管理系统*套。该人事档案管理系统架构应专为企事业单位人事档案数字化、标准化、 电子化建设量身设计 ，围绕组织架构管控、人员信息治理、档案目录标准化、档案条目全生命周期管理、 电子档案数据集约化管理等核心业务，构建合规、统一、可追溯、可审计的数字化人事档案管理体系，同时系统整体架构兼顾合规性、稳定性、可扩展性、可运维性 ，能够满足当前人事档案信息化建设需求 ，同时具备良好的后期功能迭代与业务扩展能力。该数字化系统的建设已包含到本项目总体报价中，项目服务期结束后归采购人所有。

★九、数字化专业硬件配置

***：参考******** 或 ** *****+或********性能，不低于以上参考产品性能的***产品

内存：≥****

系统盘：≥***** **** ***

数据盘：≥*** ***或*** ***

支持的操作系统：市场主流操作系统

网络支持：支持千兆及以上网卡

外放器：≥**英寸

该数字化专业硬件已包含到本项目总体报价中，项目服务期结束后归采购人所有。

★十、服务价格组成及数量

数字化硬件部分，*套，每套最高限价*万元

数字化软件部分，*套，每套最高限价*万元

档案数字化部分，本年度服务期内扫描不少于****本档案，包含本年度全部新入库退休人员档案，新入库档案数量不足的扫描原有库存退休人员档案补全。