依据《高校档案管理办法》开展学校招采、资产档案数字化工作，严格遵循相关行业与地方扫描规范完成加工，最终将加工后的电子档案数据挂接至指定系统，覆盖档案管理收、管、存、用全流程，实现档案数字化管理。要求扫描数据与档案目录一一对应准确，可完成目录数据库与图像数据的批量快速挂接。 具体要求如下： 一、档案数字化质量控制目标 *、档案装订目标：严格按照档案原始状态完成装订还原。 、扫描图像目标：漏扫率为*。 、图像质量目标：每批次抽检合格率达到***%。 *、图像纠偏目标：图像倾斜角度小于*度。 *.著录信息正确率：***%。 *.图像文件命名正确率：***%。 *.索引字段准确率：***%。 *、数据挂接目标：数据挂接准确率达到***%。 、档案保密目标：确保档案资料***%不遗失、不损坏、不泄露。 二、档案扫描加工流程说明 *.扫描员填写《档案扫描领卷单》，从中转库房领取待扫描案卷。 *.扫描员核对案卷脊背与封皮档号，一致则填写信息到《工作流程单》，不一致则核对确认正确档号。 *.扫描员在数字化加工信息系统录入正确档号。 *.扫描员开展上纸操作：首先取出档案原件展开，检查是否有粘连、夹页、订书钉等杂物，按规范处理问题并做好记录；其次检查侧面标记，处理反相、四角曲折问题；最后将档案抚平放入扫描板，盖好盖板防止起皱。 *.扫描员按页码顺序扫描，每个扫描页码生成单独影像页，附页提前扫描；按字迹类型调整参数保证页面清晰，根据纸张情况选择扫描方式，明确不同类型档案的分辨率、色彩、存储格式要求，扫描后完成图像纠偏，控制倾斜度不大于*.*°，按档案原始大小扫描，大幅图形扫描后拼接。 *.扫描中随时检查图像质量，保证图像清晰完整、方向正确，出现问题按规范处理：针对杂点、污染，可清除的清除，涂改不清的不处理，按原件扫描并记录；针对条码不清问题，调整亮度后重扫。原有笔迹难以修正的，报告用户方档案管理人员处理并记录。 （*）图像有横向黑线、感光阵列有杂物：打开扫描仪，用酒精棉擦净后风球吹干，删除问题图像，按编号找到对应档案继续扫描，每扫描一千页左右清洁一次扫描仪。 （*）图像标题反向、档案放置反向：找出反向档案重新扫描，替换原图像。 （*）图像内容反向、资料写反：找出档案，报告用户方档案管理人员处理并记录。 （*）图像角部有黑边、档案折角：如果影响档案内容，整理折角后重扫，如果不影响内容，用擦涂工具清除。档案缺角，如果影响内容，报告用户方档案管理人员处理并记录，不影响且有内容需要清除的，用擦涂工具处理。 （*）一个目录的一批次档案扫描完成后，扫描员核对图像数与待扫描页数，若不一致，先查明情况，比如检查档案袋是否遗留档案，常见问题为漏扫、多扫、扫斜等，之后做对应处理，并登记《异常情况登记表——档案扫描》。一批次档案扫描完毕后，扫描员从扫描仪出纸口取出档案，按原始顺序放回档案袋。扫描员完成分发的所有档案扫描后，填写《工作流程单》，再对扫描仪进行清洁和散热。 三、图像处理方案 扫描后的图像结合软件自动处理与人工处理，逐页完成纠偏、去污、去黑边、去杂点脏点、调整版心、调整字迹深浅锐化、局部套红等操作，同时完成拼接裁边与顺序调整，保证图像清晰不失真，符合阅读习惯，要求图像偏度不大于*.*度。图像处理与质检人员通过“数字化加工管理系统”分工完成工作，质检人员仅检查登记问题，处理人员负责解决问题。 四、文件存储格式 完成纸质档案扫描后，提供****和双层***两套数字化成果，***用于上传综合档案管理系统满足日常调用，****供学校作数据存储使用。****格式文件以按案卷题名命名的文件夹形式提交，文件夹内图片按扫描顺序号命名，不另行分包，图像排序与综合档案管理系统挂接的双层***顺序一致。 五、质量检查方案 建立严格质量检测体系，为档案整理、拆卷、扫描等各环节设立专人专岗检查数字化加工成果，最终成果由项目经理检查，实体档案与数字化成果同步检查。从页码编写、扫描参数、目录信息、图像处理、档案装订、数据挂接多个环节开展检查：检查页码有无漏编跳编、是否符合标准，破损霉变档案是否完成裱糊；逐一检查扫描分辨率、图片大小清晰度、页数是否符合要求；检查目录排序是否合规，顺序是否与卷内信息一致；检查图片清晰度、洁净度、偏斜度，保证可正常阅读，拼接信息完整；逐页检查实体装订，确认顺序正确、无掉页压字，装订整齐牢固，备考表完整；数据挂接为最重要环节，关系后续检索查阅，要求实体档案与成果一一对应，正确率达到***%，图片、著录信息、扫描内容均与原件一致。 六、数据挂接方案 完成扫描后，将质检合格的图像和数据转换为学校要求的格式，数据需与综合档案管理系统无缝对接，图像对应到对应文件目录，保证档案目录与扫描图像一一对应，能在系统中正常检索显示，确认扫描图像与案卷、卷内目录***%挂接正确后导入档案数据库。 七、数据备份 扫描后的电子文件需按标准用硬盘存储，纸质档案扫描完成后向学校提交****、双层***两套数据。为保障数据安全保密，学校需提供两个至少**的移移动硬盘供项目经理备份使用。 八、装订还原。流程为：首先还原人员从临时中转库房领取加工完成的档案，之后整理案卷文件，按要求对齐、折叠、补边，接着夹紧后打孔装订，按规范操作防止松动，还原过程出现问题要登记《异常情况登记表——档案还原》，装订完成后按顺序分年度排放，随后还原人员填写《工作流程单》，装订以卷为单位，按指定顺序排列，采用三孔一线线装，较厚资料分卷装订，遵循结实整齐、不损坏文件、不妨碍阅读的原则。 九、档案装盒。首先将装订好的案卷按档案号顺序装入档案盒，打印档案盒封面、盒脊，不同全宗、不同目录的案卷不能装入同一档案盒，装盒完成后交库房管理员登记入库，档案盒需采用无酸纸制作。 十、档案归还方案。流程为：首先档案交接员确定待领档案信息，填写《档案交接记录表》，用户领取档案，交接员核对信息无误后，填写《档案交接记录表》和《档案数量确认单》，若信息有偏差，填写《档案交接异常情况登记表》提交处理，无偏差则双方签字确认，之后交接员将档案交由内部临时中转库房保管，中转库房管理员核对接收档案，档案数字化加工完成后，中转库房管理员备好待归还档案交给交接员，交接员检查核对后填写《档案交接记录表》提交给用户，用户清点检查，发现问题由交接员登记异常情况并交由中转库房管理员处理，确认无误后，用户将档案入库，双方签字确认。 | 
