为做好我校档案数字化服务前期工作，现对档案数字化服务项目进行公开询价。本次询价仅为市场价格调研、需求核实及预算测算使用，不属于招标行为，不承诺必然采购，不向报价单位授予任何合同权利。欢迎符合资质要求的单位参与报价。有关事项公告如下：

一、项目基本情况

（一）项目名称：广西大学档案馆*********年档案数字化服务；

（二）项目地点：广西大学档案馆(图书馆北二楼)数字化工作室，只提供场地和桌椅。项目实施过程中所涉及到的各类计算机、扫描仪及辅助设备、所需的系统、软件和硬盘等设备和相关耗材，均由服务商提供。

（三）项目概况：馆藏纸质档案（****年——****年）数字化加工，具体数量以实际加工为准。

（四）项目工期：自****年合同签订之日起至****年底，每年**月**日前完成本年度阶段性成果验收。若承包方服务质量达不到合同约定标准（发包方对承包方服务考核不合格），视为承包方严重违约，发包方有权按合同要求解除合同。

（五）项目总预算经费（最高限价）：每年**万， 三年共计*** 万元。

（六）报价要求：在本次采购中按三年总预算报价，只报单价，最终以扫描加工实际数量乘以单价做满***万结算。且报价含运费、人工费、税费等一切费用，否则为无效报价。

二、报价人资格

（一）具备独立法人资格；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（四）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（五）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（六）档案数字化加工相关营业执照、国家秘密载体印制乙级及以上（含乙级）资质（资质类别：涉密档案数字化加工），且资质在有效期内，无涉密违规记录，提供资质证书复印件并加盖公章；

（七）拥有近三年内高校或档案馆同类项目经验；

（八）不接受联合体投标，中标后不得分包、转包。

（九）现场勘察要求：报价人需到过现场查看过档案实体情况。未到过现场查看的，可于****年*月**日*****年*月**日到现场查看档案实体情况。对采购人关切的业务问题进行交流。现场查看须提前一个工作日联系办理入校手续，联系人：蒋老师，电话：*******。

现场考察携带的资料：委托代理人持单位介绍信原件或法定代表人授权委托书原件、个人有效身份证原件前往，并进行到场登记。未按要求提供资料的不予接待。

三、项目标准规范、服务质量标准及管理流程

（一）法律标准规范

严格遵守并达到国家相关标准及甲方相关规定：

《中华人民共和国档案法》（****年国家主席令第**号）

《纸质档案数字化技术规范》（**/* *******）、

《档案服务外包工作规范 第*部分：档案数字化服务》（**/* **.******）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔****〕*号）

《高等学校档案管理办法》（教育部令第**号）

《归档文件整理规则》（**/* *******）

《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）、

《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、

《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》、

《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》等。

（二）服务流程及质量标准

成交供应商需完成档案数字化加工全流程服务，主要环节及质量标准包括：

*.调档交接

服务商应指定专人按照与采购人共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，与采购方指定专人共同清点交接，做好详细移交记录，确保档案交接无遗漏、无差错。各阶段调档交接记录需单独整理，作为阶段性验收资料。

*.档案前处理

在扫描之前，服务商必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据采购人约定的规则区分扫描件与非扫描件，并查看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改；并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识；对折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理；对局部破损等影响扫描质量的档案，进行简单的修补处理，确保档案数字化质量。需要对整理过程中的错误及修补情况进行记录，制订《纸质档案整理勘误表》，在纸质档案移交时提交，否则不予移交。

（*）目录数据准备：根据采购人提供的档案数据目录，对与实体不符或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由采购人进行审核。

（*）拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

（*）档案前处理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

（*）在项目开始时，服务商现场开封使用新的电脑硬盘，结束后将硬盘交给甲方，并将加工项目的其他硬件设备中与项目相关的数据进行现场格式化。

（*）破损档案整理：对破损**%以内的档案进行修裱（对破损严重，需要专业修裱托裱的档案先进行登记，之后再进行修托裱扫描）

*.档案扫描：

（*）扫描方式：根据档案幅面的大小(**、**等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式。

（*）扫描色彩模式：扫描模式采用彩色模式进行扫描。

（*）扫描分辨率：扫描分辨率要求 ******及以上，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率至******及以上。 照片档案扫描使用彩色***格式的分辨率不得低于******。

（*）扫描影像的顺序与纸质档案要保持*个统一性：案件编号与扫描的案卷一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。

（*）保存格式：彩色***和双层***格式。其中***为单页保存，***按文件内容合并（例如一份完整的合同）。

（*）扫描登记：认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，并提交采购人审核同意后，进行处理。

（*）出库档案原则上全扫，包括封面、目录和备考表等。在备考表上登记数字化的情况后再扫描。特殊情况由采购人现场确认。并做好记录。

*.图像处理

图像资料和原档案页码顺序需要一致；图像不能有压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫、重扫、多扫、顺序错误等现象；对淡铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹扫描效果。

（*）旋转及纠偏：对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；

（*）去污：遵循展现档案原貌的原则，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；

（*）图像拼接：对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；拼接时应确保拼接处平滑的融合，无明显拼接痕迹，信息完整，不缺少任何信息；

（*）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；

（*）深浅不一：图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致；

（*）裁边处理:对图像进行裁边处理，去除多余白边，应在距离页边距最外延至少*至*毫米处裁剪图像。

（*）图像拼接：学生卡片正反面，需要拼接在一张**幅面。拼接后上下表格边框对齐。

*.元数据采集

成交供应商需制定详尽的元数据采集策略，全面准确地收集并在项目验收前提供所扫描档案的相关元数据。元数据包括且不局限于数字化时间、数字化对象的详细描述、授权许可详情、色彩空间配置、扫描分辨率、色彩模式、存储格式及路径、扫描设备的品牌与型号、使用的数字化软件名称与版本、软件供应商，以及查看所需软件条件等关键信息。同时，明确数字化成果的交接信息等。

*.图像数据质检

成交供应商指定专人对已完成的档案前处理成果进行自检，内容如下：

（*）对于扫描数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，须重新扫描；

（*）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时纠正；

（*）数字图像方向应端正，排列顺序与档案原件不一致时，须及时进行调整纠正；

（*）对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，须重新进行图像处理；

（*）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

*.目录审核、目录数据著录

（*）扫描生成的文档格式及图片档号命名规则严格遵循采购人要求。依据采购人提供的档案数据目录，进行校对、补充、修改，确保题名准确完整，补充对应图片档号，确保索引数据准确无误，与纸质档案完全匹配。

（*）档案文件目录校对与编制：若案卷内原有纸质文件目录，需按照现行档案文件级目录数据格式完成录入，生成电子文件目录，并同步修正纸质目录，保证电子目录与纸质目录内容一致；若无原有纸质文件目录，则依据现行档案文件级目录数据格式规范进行编目录入，形成电子文件目录。

（*）针对录取名册、毕业登记表等材料开展数据著录工作，将同一页面内的学生姓名统一录入同一题名字段，并完善档号、表头题名等关键数据字段信息。

（*）采购人负责对扫描数据条目信息及数据著录的准确性开展监督与审核工作。

*.数据挂接

将扫描影像与档案目录数据批量挂接至采购人指定的档案管理系统。挂接应采用计算机批量处理方式完成。需满足以下要求：电子影像数据准确、索引数据准确且与纸质档案一致；档案号命名规范；图片命名及组成符合采购人档案管理系统相关要求，确保挂接正确率、检索成功率与显示成功率均达到 ***%。

供应商对挂接结果开展全面自查校验，形成《数据挂接校验报告》，明确校验结论、发现问题及整改措施，校验合格后方可提交采购人审核。如挂接存在错误，应及时整改并重新校验，直至全部符合要求。

*.数据备份与移交

（*）数据备份：经验收合格的完整数据应及时进行备份至移动硬盘和光盘，一式三份。移动硬盘或光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其原始数据等。

（*）数据检验：不得采用任何技术手段对电子数据进行加密，备份数据也应进行检验，主要包括各份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（*）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属归采购人所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料应完整移交，包括各种交接清单、工作制度、出入库登记名册、工作记实、工作日志等。

**.档案归还

（*）档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。使用档案专用的不锈钢订书针或线装，特殊情况现场商定。

（*）供应商对需要归还的档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应通知采购人进行处理，严重情况将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，将重新进行处理和无条件整改。合格率要求 ***%。

（*）归还每批实体档案时，扫描加工流程汇总报表和工作日志表等随同实体一起交接。做好移交记录。

（三）管理流程

各阶段加工过程中，严格落实常态化数据备份及全流程规范管控，规范留存分阶段验收各环节资料，包括但不限于加工流水表单、质检记录、交接记录、不定期抽查记录、每日汇总表、每周周报、数据统计报表、备份凭证等，确保分阶段验收各环节流程规范、制度落实到位。

各阶段加工完成后，按要求完成阶段性备份归档及验收资料整理归档，所有验收记录、加工成果、备份资料均作为阶段小型验收及年度阶段性验收的重要依据，确保数字化成果真实可追溯、流程合规可核查、制度落地可验证。

四、工作人员要求

*.成交供应商需配备稳定专业团队，指派*名专职项目负责人，项目负责人具备档案相关中级及以上职称或相应专业资质，并另外派驻至少*名常驻数字化加工负责人。驻场人员应当与投标时得分人员名单一致，如驻场服务人员与投标时得分人员名单不一致，采购人有权终止合同，视为以虚假材料谋取中标，并上报财政监管部门，由此可能产生的信用及行政处罚由供应商自行承担，并提供承诺函（格式自拟）。

*.供应商在投标文件中确定项目负责人，说明项目参与人员的职责及任务。项目负责人及项目参与人员在整个项目运行期间必须驻场，项目启动后*个月内不得更换。*个月后如需进行人员更换需得到采购人认可，且更换人员比例不得超过总人数的**%，如擅自更换，采购人将暂停供应商的全部工作并终止合同，由此造成的损失由供应商承担。

*.专人负责安全保密工作，所有人员统一挂牌上岗。团队人员需提供社保证明、专业培训证书及保密承诺书，相关证件复印件交学校审核备案。

*.人员培训。由服务商负责培训数字化加工工作人员。培训内容包含档案、保密、防火、技术、技能操作等与档案规范管理有关方面知识。

五、保密与安全要求

要有全过程的保密方案和措施。

项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求。成交供应商应制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

*.成交供应商应履行下列保密义务：

（*）不得泄露、公开或传播采购人的保密信息；

（*）不得以任何方式将档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外；

（*）非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏；

（*）在开发过程中对数据的处理方式应事先得到采购人的许可；

（*）未经采购人书面许可，不得对有关保密信息进行修改、补充、复制；

（*）加工电脑的***口必须屏蔽，不得将保密信息以任何方式（如******、优盘复制等）携带出采购人规定的场所。

*.成交供应商需与采购人签订保证档案实体和档案信息安全的《安全保密协议书》，参与本项目的工作人员签订《保密责任书》；所有工作人员的身份证及相关证件复印件须交采购人审核备案。

*.档案安全：档案的交接，由采购人专职档案人员和成交供应商现场负责人在工作区域内进行，并有书面记录；进出工作区域时需要两人以上同时行动；加工地点内严禁进食、吸烟和任何火源。

*.数据安全：加工电脑***口需屏蔽，项目开始时现场开封使用新硬盘，结束后硬盘归采购人所有，其他设备中项目相关数据现场格式化；成交供应商不得留存采购人的任何电子档案数据，并将加工项目的其他硬件设备中与项目相关的数据进行现场格式化。项目完成后所有设备必须经采购人检查，才能搬离工作场地。

*.各阶段加工过程中，接受学校不定期保密抽查、每日保密巡查，每周在周报中上报保密工作情况，每阶段结合小型验收开展保密专项检查，确保各阶段保密工作落实到位。

六、验收标准及流程

*.成交供应商数据自检合格后，递交采购人验收。需填写《纸质档案数字化自检登记表》，做好自检记录，数据提交时必须包含《纸质档案数字化自检登记表》，否则不予接收。

*.采用 “计算机全检***% + 人工抽检当日***% +人工抽检全体*****%” 三轨模式，分批次进行验收，不合格成果整改后重新验收。

*.质检内容符合下列范围的，标记合格，否则不合格。

档案原始材料：***%不缺失；

档案装订：所有档案的装订还原正确率***%；

扫描图像：漏扫率为*；

图像质量：图像准确率***%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：***%；否则采购人有权要求重做；

数据挂接：挂接正确率***%；

备份数据光盘等验收合格率***%

当抽检部分的合格率达到***%时，予以验收“通过”，当抽检部分的合格率低于***%，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求.

*.验收合格后，双方共同出具验收报告。

*.验收时间：每年按**%、**％、***％三个阶段小型验收，年度阶段性验收（每年一次）和最终验收（项目全部完成后）。阶段小型验收重点核查当季加工进度、质量、数据备份及日常管控落实情况，出具验收意见，不合格项限期整改；年度阶段性验收合格后方可进入下一阶段工作。日常不定期抽查、每日汇总、每周周报相关记录，作为各类验收的重要佐证资料。

七、涉密档案数字化

（一）前期准备工作要求

作为全馆数字化服务项目的重要组成部分，涉密档案数字化前期准备需严格遵循保密管控要求，确保各项工作合规落地，为后续实施奠定基础，具体要求如下：

*.场地准备：划定专用涉密数字化加工区域，与非涉密加工区物理隔离，检查数字化监控设备，确保涉密档案数字化现场的监控摄像头可对整个数字化过程进行**小时全程无死角监视录像，监视录像数据禁止覆盖，在项目验收完成后监控录像数据连同监控硬盘归档。

*、设备准备：配备涉密专用设备（涉密扫描仪、计算机、打印机、存储介质、档案管理系统），所有设备物理隔离、严禁接入互联网，安装防病毒及移动存储监控工具，禁用***、蓝牙等接口的数据复制功能，设备专人专用、建立台账。

*.人员准备：组建专项实施团队，所有人员需经严格政审、保密培训，留存身份证复印件及无犯罪记录证明，签订保密协议及保密承诺书，保持人员稳定；明确档案馆与合作方责任分工，实行双人作业、全程监督。

*.档案与制度准备：对全馆涉密档案进行全面清点、密级复核，分类整理、建立台账，区分涉密与非涉密档案并严格分隔；完善保密管理、档案交接等规章制度，明确操作规范及责任，方案报单位保密委员会及上级主管部门审批后启动。

（二）数字化扫描加工流程要求

涉密档案数字化流程需融入全馆数字化服务项目整体节奏，同步推进、严格管控，确保流程规范、数据安全，采用专机专人进行独立处理。具体要求如下：

*.档案交接：

经过初审后区分出来的涉密档案，严格办理交接手续，做好详细记录。确保档案数量准确、原件完好。

*.扫描工作：

档案拆分，使用涉密计算机、涉密扫描仪进行扫描、对涉密图像进行处理，做好条目录入工作，并使用涉密打印机进行目录打印。所有的扫描技术参数、要求及标准与非涉密档案相同。

*.挂接要求：

在专用涉密计算机上进行数据挂接，图像与目录必须一致性，扫描图像与文件级目录***%挂接正确。

*.数据移交

扫描后的涉密电子文件需要单独提交硬盘存储和光盘（一式两份）存储做备份之用。

*.档案归还与移交

完成数字化加工后，及时装订、归还涉密档案；涉密档案的所有数字化成果、统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交，所有权归本单位所有。

*.项目实施周期计划

与非涉密档案加工同步进行。

八、售后服务要求

*.质保期：不少于 * 年（验收合格之日起计）；

*.处理问题响应时间：成交供应商在接到采购人处理问题通知后 *小时内响应，必要时**小时内到达采购人指定现场处理问题。

*.售后服务内容：项目范围内的档案电子化（数字化）不符合招标文件技术要求的，成交供应商需提供免费服务，包括但不限于重新扫描、装订、著录等数字化工作。

*.成交服务商需在签订合同前缴纳合同金额*%的履约保证金，项目验收合格、售后无未了事项后，由成交服务商提出申请后学校无息退还。

九、违约责任

(一）质量不符合要求的，采购方有权要求供应商进行重新处理，并达到规定质量要求，并承担由此发生的实际费用；

（二）供应商因自身原因造成延期完工的，责任应由供应商承担并补偿采购方由此而造成的损失费；

（三）供应商在加工过程中损坏或遗失档案，或档案携带出加工场地或私自拷贝、扩散归采购方所有的档案，供应商承担由此给采购方造成的损害及损失，采购方将按照法律法规追究相应经济责任和刑事责任。

十、报价文件递交截止时间和地点

（一）纸质报价文件材料通过邮寄或送至：南宁市西乡塘区大学东路***号广西大学档案馆***办公室（图书馆北一楼）。

（二）纸质报价文件截止时间：****年*月**日**:**，逾期不受理。

（三）递交报价材料有：

*.报价表（附件*）；（除了提交纸质材料，****年*月**日前另发送盖有公章的报价表扫描件至邮箱：*********@**.***，邮件主题为：***公司档案数字化报价表）

*.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度的承诺函，加盖公章；

*.档案数字化加工相关营业执照、国家秘密载体印制乙级及以上（含乙级）资质（资质类别：涉密档案数字化加工），提供营业执照、资质证书复印件并加盖公章；

*.法定代表人有效身份证复印件；

*.法定代表人授权委托书原件及委托代理人有效身份证复印件；（如有委托时必须提供）

*.列举近三年曾经做过的档案数字化项目及扫描量，相应合同备查；

*.项目实施方案。

*.拟投入本项目的技术力量 （如有请提供）

（*）拟投入人员技术能力证明（如档案业务主管部门培训并持有效证书，涉密人员上岗证证书等），提供证书及报价单位近半年以来连续三个月为其缴纳社保证明资料复印件。

（*）项目负责人技术能力（如档案系列的中级（或以上）职称证书、高级档案管理师证书、档案业务主管部门培训并持有效证书、涉密人员上岗证证书等），提供证书及报价单位近半年以来连续三个月为其缴纳社保证明资料复印件。

以上资料按顺序装订（一式一份，每页加盖公章），密封在一个信封（或文件袋）内，以不露报价文件为准。资料不齐全或不符合要求，视为无效报价。

七、有未尽事宜可联系咨询，联系人及电话：蒋老师，************，***********

广西大学档案馆

****年*月**日

附件*.****