关于采购管理系统正式运行的通知

为加强和规范学院采购管理，进一步优化管理流程，提升服务效率，保障和促进学院事业发展，学院将启用“湄洲湾职业技术学院采购管理系统”。帮助各位教职工更为便捷地完成线上立项审批流程，同时规范完善财务报销所需材料，以及实现对所有采购、财务报销所需材料的云存档，实现采购项目全流程管理。现将有关事宜通知如下：

一、管理范围

*万元以上的所有立项审批，*万元以下办公家具、网超、框架协议等立项审批。

采购管理系统将保管所有采购项目全流程的材料，从立项审批到最后入库环节，包括但不限于会议纪要、论证报告、采购需求表、立项审批表、采购招标全流程盖章文件、合同、发票、验收报告、出入库相关材料等。

二、系统相关

湄洲湾职业技术学院采购管理系统已于****年*月**日上线运行，目前系统运行良好，立项审批流程可通过学院官网*校园服务*统一身份认证平台“采购管理系统”模块办理。或登录后勤管理处主页*网页底部*采购管理系统

登录地址*****://*******.****.***.**/****/*****.***

三、注意事项

*、各个项目经办人是采购系统的责任人，请各位教职工严格按采购系统要求，认真扫描上传每一份材料。确保材料的真实性和完整性，是对项目负责，对学校负责，也是对自己负责。并且，新系统会导出所有材料清单《项目采购流程办结凭证》，是财务报销必备材料，各位教职工在报销前可以通过清单查缺补漏，清单完整才可以进行财务报销。（注意：扫描件不等于原件，重要文件材料，如：发票、合同以及财务报销需要原件的材料，仍需妥善保管）

*、立项材料必须按系统要求扫描完整材料上传系统，**万元以上采购立项必须上传项目论证报告，所有佐证材料必须加盖公章或标明明确文号等信息的材料，不可上传不具备认证条件的材料；如遇项目紧急情况，项目通过会议，但纪要仍在会稿阶段的，需要向后勤管理处报备，材料后续第一时间补充完整。（详见附件《采购管理系统操作手册》）

*、采购招标相关的材料必须完整上传，如果是招标相关材料，需要上传所有有盖章的扫描件，其余材料可以用代理发送的****文档，盖章材料可以联系代理，由代理公司提供。

*、目前阶段，原**立项正常使用，预计在****年*月*日起，正式使用新系统，届时将停止原**立项审批及纸质审批，采用新的采购系统进行立项全流程审批管理。（由于新系统最终导出的清单《项目采购流程办结凭证》是财务报销必要材料，即日起*万元以下直接采购，市场询价项目均要在新系统备案，并导出材料清单）

*、采购管理系统会在企业微信进行推送，不同于**审批流程，需要各经办人提醒部门负责人置顶该审批流程，以便于提醒部门负责人后续立项项目及时接收。

四、技术咨询

各单位二级资产管理员或其他经办人员进入采购、国资、耗材系统技术交流群，系统使用中有任何问题，可以在企业微信中与后勤管理处、技术人员联系沟通。如有新进人员未开通账号，也可在群里沟通开通账号事宜。

联系人：李杜白

特此通知！


湄洲湾职业技术学院后勤管理处
****年*月**日