中共长沙市雨花区委组织部：干部人事档案数字化建设项目采购需求公开

一、项目概况

为提升干部人事档案管理规范化、信息化水平，拟开展干部人事档案数字化建设工作。严格按照《干部档案工作条例》、《干部人事档案数字化技术规范》（**/***********）及国家相关标准规范，完成采购人干部人事档案的数字化工作，建立同干部纸质档案一一对应的数字档案，建立高标准、高质量的干部人事数字档案信息资源库，数字化后的干部人事档案可有效遏制涂改造假，保证档案的真实性和有效性。

二、项目预算

项目预算*******元，包括完成项目需支付的一切费用。成交供应商提供服务过程中，任何相关人员工资报酬、设备租购、车辆交通、餐饮住宿等一切费用均由成交供应商承担，采购方不再另行支付任何费用。

详见采购需求

一、建设内容

主要建设内容包含：

*、干部人事档案管理信息系统搭建

*、干部人事档案整理及数字化技术服务

*、相关配套硬件建设

（一）干部人事档案管理信息系统搭建

依托先进的信息化平台，建设完善的干部人事档案管理信息系统，围绕干部人事档案的“收、管、存、用”的实际业务需求，实现对档案信息和档案材料的收集、整理、保管、统计、查阅等工作的信息化管理。

本次需搭建的信息系统至少应包含以下表列功能模块：

（二）干部人事档案整理及数字化技术服务

完成单位在管约****卷干部人事档案整理、查缺及数字化工作，主要包含整理编码、档案查缺、目录录入、档案扫描、图像处理、高清制作（优化图像）、裱糊装订、数据审核、数据备份等工作环节。

（三）相关配套硬件建设

项目实施期间，采购人将同步进行下列设备和软件的采购，相应的购置金额不计入本项目的采购金额中，成交供应商承担干部人事档案管理信息系统搭建、干部人事档案整理及数字化技术服务与本项建设的系统集成，且相关的集成费用已经包含在数字化技术服务的报价中。设备和软件按照采购人的购置进度供货到指定地点后，成交供应商应组织人员进行下列设备的部署安装和数字化档案的导入、调试等。

*、服务期限：项目须在****年**月**日前完成。

*、服务地点：采购人指定地点

一、建设需求

*、系统建设需求

（*）系统需在国产化环境内搭建，并包含对国产化运行环境下操作系统、中间件、数据库等软硬件的支持；

（*）系统需满足项目建设内容中所列功能模块；

（*）系统须符合国家《干部人事档案数字化技术规范》（**/***********）技术标准规范，数据确保与上级组织部门干部人事档案管理信息系统底层互通、对接顺畅。

*、系统安全需求

系统可实现加密传输、区域授权、**绑定、设备绑定、数字水印、日志管理、审计管理、备份与恢复等功能。

*、档案数字化需求

包括以下几项工作内容：一是干部人事档案的整理查缺；二是干部人事档案的数据著录；三是干部人事档案的数字化扫描；四是干部人事档案的图像处理和优化图像制作工作。

针对合格的干部人事档案，应按照《干部人事档案数字化技术规范》等标准进行整理编码、档案查缺、目录录入、档案扫描、图像处理、高清制作（优化图像）、裱糊装订、数据审核、数据备份等。具体要求包括：

（*）档案保管

根据采购人提供的档案交接清单进行逐卷清点核对，签收交接清单，并在服务期间妥善保管。如发生任何档案遗失问题由成交供应商承担全部法律及经济责任。项目实施过程中，成交供应商不得以任何形式损坏纸质档案材料，如有损坏，成交供应商负责修复并承担相关责任。

（*）整理编码

根据《干部人事档案整理工作细则》对干部人事档案进行适当整理，并做出页码标识，做到材料分类准确、排列有序；材料类序号和页码填写准确；无损坏文字的材料，确保干部纸质档案质量。

（*）档案查缺

根据《干部人事档案审核工作检查验收评分表》对干部人事档案进行检查，甄别材料完整性、规范性，并登记存在的问题，形成干部人事档案查缺单，项目结束后交采购人，作为验收资料之一。对项目期间补充的资料要完成数字化制作。

（*）目录录入

应根据统一的档案目录格式进行档案目录录入，将档案录入信息系统中，包括：

*、“类号”，填写材料类号;

*、“序号”，填写材料所属分类中的序号；

*、“材料名称”，根据材料题目填写，无题目的材料，应拟定题目;

*、“材料形成时间”标明的最后时间，复制的档案材料，采用原材料形成时间；

*、“页数”，填写每份材料的页码数；

*、“备注”，填写需要说明的情况。

（*）档案扫描

应根据纸质档案材料的具体情况，采用合理的扫描方式进行扫描。

*、扫描仪应符合 **/***********平板式扫描仪通用规范的规定，亮度和对比度为中值，无偏移。

*、扫描方式包括(但不限于)：大幅面档案宜采用大幅面扫描仪扫描，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理：纸张状况较差、容易损坏的档案，应采用平板扫描方式 对于纸张较薄的档案，若扫描时发生背页字迹透印而影响图像阅读的现象，应在背页后垫白色衬底扫描，不得损坏档案。

*、扫描色彩模式应采用真彩色** 位 *** 模式扫描，扫描文件应清晰、完整。

*、扫描分辨率应采用 *** *** 分辨率扫描。

（*）图像处理

应对扫描后的图像进行图像处理，包括：

*、纠偏处理：对偏斜度***;*°的图像应进行纠偏处理，纠偏后距离显示器****~****观看图像应没有明显偏斜。对方向不正确的图像应旋转还原，以符合阅读习惯。

*、裁边处理：纠偏后的图像应进行裁边处理，去除扫描过程中产生的白边或黑边。

*、图像拼接：对大幅面档案材料进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的原始图像，以保证数字档案图像的完整性。

（*）高清制作

应使用计算机软件或人工方式对原始图像数据进行处理,得到优化图像数据在图像处理过程中，应注意以下几点：

*、原始图像中带有黑白、彩色照片的，应具有单独处理的功能，以使高清图像中的照片得到更佳的视觉效果或满足原始图像中的视觉效果。

*、原始图像中带有印章的图像页应具有单独处理印章的功能，使其更加清晰可辨。

*、带有身份证、学历证件、复印件及带有防伪技术的原始图像文件，或者内容特别不清晰的红色或紫色背景的早期麻纸材料文件,高清处理后仍不具有较好的辨识效果的情况，可直接引用原始图像数据，也可使用专业图像处理软件进行处理，应以不改变和不破坏档案信息为前提。

（*）数据审核

对照纸质档案审核图像数据是否与纸质档案一一对应，图像处理中不得损坏原有档案信息的完整；进行目录、原始与高清图像的检查校对工作。

每次验收时，需将每批次全文数据和对应的机读目录数据一并提交采购方验收。

验收采用人工和机器软件两种方式进行，机器软件数据验收工具由成交供应商提供，采购人可抽验验收工具的结论报告是否准确、是否完整。

（*）数据备份

经验收合格的人员基本信息、干部人事档案目录信息、原始图像数据、优化图像数据应统一完整地保存到采购人提供的存储设备中，并按采购人的要求进行备份，并确保能与上级组织部门档案管理系统底层互通，对接顺畅。

（**）装订裱糊

打印干部档案目录，根据《干部档案整理工作细则》进行装订裱糊工作，原孔装回做到下边与左边对齐。

（**）档案归还入库

整体复检完毕后移交档案库房保存，入库前，须履行入库手续，填写《档案领取/归还登记单》，逐卷清点无误后办理交接入库。

二、质量标准

*、纸质档案整理工作质量标准

严格按照中组部制定的《干部人事档案整理工作细则》进行整理，达到以下要求：

*）目录与材料一一对应；

*）不少页、不多页；

*）档案材料分类、编码准确；

*）材料名称、材料形成时间、页数和备注等栏目填写准确。

（*）人事档案数字化制作标准：

严格按照**/***********《干部人事档案数字化技术规范》执行，达到以下要求：

原始图像质量标准

*）图像的排列顺序与纸质档案排序要求一致；

*）图像清晰，亮度适中，分辨率******；

*）无坏死文件，无黑屏；

*）图像页码连续，无错页；

*）图像偏斜每行首尾不超过*°；

*）无计算机病毒；

*）**位彩色模式。

高清图像（优化图像）质量标准

*）在原始图像质量基础上；

*）*）图像的排列顺序与原始图像排序要求一致；

*）图像去掉污斑、黑点、黑边，肉眼观看能达到清晰、平直、干净；

*）图像同原始图像相比不能过浓或过淡，字迹清晰。

目录数据库质量标准

*）数字档案信息采集表录入的内容准确率达到***％；

*）目录数据与图像数据一一对应，无错别字。

数据备份

*）应包含目录及目录对应的原始图像、高清图像；

*）数据须可与上级组织部门干部人事档案管理信息系统无缝导入；

三、实施要求

*、工作场地

由采购人负责提供工作场地，成交供应商在指定的工作场地工作，并自觉遵守采购人的相关管理规章和工作时间安排。

项目实施验收后，应当将项目实施相关资料全部移交采购人，不得私自留存或擅自处理；成交供应商在退出项目前，应先对使用的计算机信息设备、存储设备进行处理，经采购方工作人员严格检查确认后，方可离场。

项目实施过程中，涉及干部人事档案整理和数字化技术服务所需的扫描仪、打印机辅助设备，均由成交供应商自行提供，确保设备性能与技术服务相匹配。采购人在现有办公条件下可以提供部分办公用品配合项目实施，例如：装订机、台式计算机、网线、双面打印机、干部人事档案专用装订机、办公耗材等。

*、人员保障

（*）本项目需包含项目负责人*人，技术负责人*人，保密管理员*人，其他项目组成员不少于*人。

（*）团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案数字化建设项目的核心关键点。

（*）提供相应承诺，保证项目成员队伍的稳定，其中部分关键成员要经过采购人审核认可方可上岗，经认定的成员不得更换。如因特殊原因需要更换人员，需提前向采购人申请，取得采购人的书面同意，且更换的人员专业水平不能低于原配备人员。

（*）对安排到本项目的工作人员提供无犯罪记录证明的承诺书（格式自拟，加盖供应商公章）。

*、管理制度

（*）必须制定并执行数字化安全保密制度和档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

（*）应配备专人负责安全保密工作，建立安全岗位责任制。

（*）应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、拷贝、外泄档案内容以及其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送采购人。

（*）无条件配合、接受档案及安全、保密等相关管理部门的安全保密检查。

*、技术支持

成交供应商应给采购人提供信息系统使用过程中的技术支持；对设备故障、进度落后、档案遗漏、档案破损、突发灾难、信息泄密等紧急情况做出积极响应。

成交供应商提供*×**小时服务，接到采购人通知响应时间在*小时之内，*小时内到达现场，一般问题解决不能超过*小时，重大问题解决不能超过**小时。如果成交供应商收到采购人通知后，未在规定的时间内赶到现场弥补缺陷，采购人可采取必要的补救措施，但风险和费用全部由成交供应商承担。

成交供应商根据采购人需求提供附加的技术服务，确保实现本项目成果与干部宏观管理决策支持系统实现无缝对接。此项技术服务无需单独报价，其金额包含在供应商的其他清单项报价中。

八、保密要求

*.成交供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，确保对项目实施过程中所接触的信息保密。

*.成交供应商及其所有参与人员应按采购人要求签订《保密协议》，严格遵守保密协议条款。保密协议为合同组成部分，具有法律约束效力。

*.严格遵守保密管理规定，所有参与人员须做好保密承诺；不得遗失、损坏档案；未经采购人同意，严禁以任何形式将采购人项目资料私自带出、损坏、涂画、丢失；在进入项目实施现场之前，不得把手机等具有录音、录像、拍照存储功能的设备带入工作场地，不得擅自使用现场或项目的内容在市面上做商业演示，以免发生泄密事件。如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。

*、验收主体：中共长沙市雨花区委员会组织部

*、组织形式：本项目由中共长沙市雨花区委员会组织部自行组织验收。

*、验收时间：项目完成后由采购人通过安全评估之后成交供应商提出验收申请，*个工作日内组织验收。

*、验收方式：分三个阶段验收，第一个阶段：干部人事档案管理信息系统安装部署后提交采购人验收，验收合格后签署软件验收单。第二个阶段：完成****卷干部档案整理查缺及数字化工作后导入干部人事档案管理系统，提交采购人验收，验收合格后签署数字化阶段性验收。第三个阶段：项目内容全部实施完成，成交供应商进行全面自查后配合进行安全评估，成交供应商提出验收终验申请之日起*个工作日内组织验收。资料审查：对成交供应商提交系统部署手册、整理查缺数字化操作手册、整体项目验收报告等资料进行详细审查。

现场检查：实地查看信息系统的运行环境、设备状态、人员配备等情况。

*、验收程序：

（*）启动验收程序：成交供应商提出验收终验验收单申请之日起*个工作日内向采购单位提出申请办理验收。因合同变更、市场因素、技术因素、配合因素等客观原因造成无法及时启动履约验收工作的，应当作出书面情况说明报至采购人。

（*）验收小组成员：由采购人组织本单位监督部门、财务部门、需求部门相关人员、专业技术人员等组成不少于*人（或以上单数）的验收小组。

（*）确认验收方案（出具确认书签字）：验收小组应对政府采购合同中的履约验收方案进行确认。

（*）实施项目验收：验收小组听取成交供应商的项目整体服务情况总结汇报，仔细核验所有验收资料，出具验收意见，做好验收记录，确保项目验收意见客观真实反映合同履行情况，对验收结果负责。

（*）出具项目验收书：验收小组根据个人验收意见出具项目总体验收书，经服务单位和采购人确认后验收完成。

（*）验收资料归档：项目验收完成后，采购单位应当将验收小组成员名单、验收过程资料、验收原始记录、验收结果等资料作为采购项目档案妥善保管。

*、验收内容：

（*）档案实体验收： 成交供应商应在每个档案数字化加工和自检全部完成后，向采购人归还交接档案，归交采取逐件交接的方式进行。要求档案数量准确无误，拆除装订物的档案需按原位置装订，件与件的顺序、件内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失，对破损、模糊材料采取了补救措施。档案前处理和还原质量如有问题，应及时返工进行补救。

（*）数据成果抽检： 成交供应商向采购人提交已完成数字化加工的实体档案和数字化的档案数据（目录数据、原始图像、高清图像等），提交验收必须以成交供应商自检合格为前提。采购人将对提交的档案数字化成果的通过数量、完整性、准确性、可用性和安全性等检测。

（*）验收要求： 档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之五；扫描图像：漏扫率为零；档案原始材料：***%不缺失，不损坏；在验收中检出的错误，成交供应商应及时、无偿予以纠正并在自检合格后，再次提交采购人验收；同一批数据的复验只组织一次，对于复验仍不合格的，采购人有权根据合同规定追究成交供应商违约责任。

*、验收标准：符合国家档案局、湖南省档案局等单位的相关行业标准和规定，保证项目档案资料的完整性，确保项目全过程档案收集齐全，电子化文件和原件一致，管理系统、配套硬件设施等达到验收标准。

*、违约责任

（*）交付违约

如果由于成交供应商原因致使软件介质及相关技术文件等未按规定的时间交货，成交供应商应以如下方式向采购人支付逾期交货违约金：

①每逾期交货一天，支付逾期交货部分合同款的*.*%，不满一天按一天计算；

②因上述条款支付的逾期违约金总值不超过合同总价的**%；

③上述逾期违约金的支付不影响成交供应商交货义务的履行；

④逾期交货超过***天的，采购人有权单方解除合同。成交供应商应向采购人支付合同总价**%的违约金。违约金不足以弥补采购人的全部直接损失的，成交供应商还应予以赔偿。采购人应把已安装在现场的软件介质和技术文件退还给成交供应商，对已安装的软件，采购人负责卸载退还给成交供应商，相关拆卸、卸载、运输和投保费用均由成交供应商负责。成交供应商应根据采购人的要求退还或销毁所有的基础性文件和原始资料；

⑤如果项目实施进度由于采购人的原因推迟，则项目履行相应顺延。双方应按顺延后的日期履行合同，顺延日期以采购人书面通知的为准。

（*）保密违约

①除合同另有约定外，任何一方违反保密约定，故意、过错或过失泄密的，除应立即采取措施停止泄密行为，减小泄密造成的损失外，还应向保密信息拥有方支付相当于合同总价**%的违约金。上述违约金不足以弥补保密信息拥有方所受损失的，泄密方还应予以赔偿。同时，保密信息拥有方还有权根据泄密造成损失的大小，单方解除合同；

②在项目实施过程中如因成交供应商造成干部信息、国家秘密等失泄的，要依法追究责任。

*、争议处理：

（*）验收结果争议：成交供应商对项目总体验收意见及评价存在异议，拒不认可或拒不盖章的，按照政府采购合同约定的方式解决；合同未作约定的，按照《中华人民共和国民法典》等相关规定处理；

（*）合同履约争议：履约验收过程有关合同履行问题、违约责任认定和争议解决如本合同无约定的，则按《中华人民共和国民法典》处理。

**、涉及到验收费用的支付：由成交供应商承担项目验收过程中的所有费用。

**、采购人和成交供应商的权利和义务：

采购人：

（*）采购人对服务内容进行验收；

（*）成交供应商的服务未达到采购人要求的，采购人有权提出整改要求；

（*）采购人对成交供应商提出的履约验收质疑进行答复；

（*）采购人按照合同约定的付款进度定期结算并支付款项。

成交供应商：

（*）严格按照投标响应文件履行合同义务，服务质量必须符合验收标准；

（*）按照采购人提出的书面整改意见及时整改，整改后申请重新验收；

（*）成交供应商对验收结果存在异议，应以书面形式向采购人提出质疑。

*、付款方式：项目分*次支付。

（*）首付款：合同签订后支付合同金额的**%，

（*）进度款：完成系统部署及****卷干部人事档案数字化支付合同金额的**%，

（*）尾款：验收完成后支付合同金额剩下的**%。

*、其他要求

（*）项目完成后，成交供应商须配合采购人对项目进行安全评估。

（*）知识产权归属和处理方式（以下内容供应商须提供承诺书并加盖供应商公章，格式自拟。）

①成交供应商对其提供的软件应当享有知识产权或经权利人合法授权，保证没有侵犯任何第三人的知识产权和商业秘密等权利。

②采购人使用成交供应商提供的软件对第三人构成侵权的，应当由成交供应商承担全部法律责任，给采购人造成损害的，成交供应商应当承担赔偿责任。

③成交供应商根据本合同规定服务对采购人档案进行著录、标引、扫描、摘录、汇编、研究、出版等而产生的知识产权归采购人所有。

（*）供应商在参与本项目的全部过程中（包括但不限于现场踏勘、运输、安装、施工、调试、验收售后等），应负责其派出的所有工作人员的人身意外保险并承担人身意外事故引发的责任、损失和所有费用。采购人不承担供应商的工作人员因意外所致的任何责任。

*、本项目采购人不组织现场踏勘。