安庆中船柴油机有限公司档案数字化扫描项目询比采购公告

一、采购单位：安庆中船柴油机有限公司

二、单位地址：安庆市经济技术开发区*.*工业园

三、资质要求：参与单位提供企业营业执照副本、法人委托书复印件

*.在中华人民共和国境内注册、具有独立承担民事责任的能力（提供营业执照或事业单位法人证书）。

*.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

*.具有履行合同所必需的服务和专业技术能力。

*.参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（成立不足三年的从成立之日起计算，提供声明）。

*、特殊资格条件：供应商须具备有效的国家秘密载体印制资质乙级及以上资质（类别：涉密档案数字化加工）。

四、项目要求：

安庆中船柴油机有限公司档案数字化项目的文件资料：包括基建档案、设备档案、产品档案、公文档案等纸质档案的数字化扫描。纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描图像处理、数字化成果验收与移交等。

当前公司需要数字化扫描的纸质档案存量预估为***万页;

业务档案执行行业标准，无行业标准三方协商确定。总体原则确保整理后的案卷质量达到《归档文件整理规则》及其他有关业务档案管理规定的要求。

*、档案整理

中标人需要整理的档案内容，包括对案卷内情况进行登记、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

*．*档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

*.*对案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号是否正确，有无空号、重号现象；是否己按规定进行划控；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

*.*对卷内文件目录的著录，应按《归档文件整理规则》、《归档文件整理规则》和目录制作要求著录。检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

*.*档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向业主单位移交纸质目录册。纸质目录册和案卷封面制作须确保纸张挺括，排版规范，字迹清晰。打印应采用黑白模式。

*、 后期整理装订

拆除整理过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁、不准出现涂改的现象。

*、档案归还

中标单位必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，中标单位要重新进行处理和无条件整改。同时应配合专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。根据相关存放要求，需要协助进行装箱搬运。

五、数字化扫描具体工作内容

*、 数字化前处理：在开展纸质档案扫描前，部分档案（已装订）需要现场拆解，整理，确保扫描顺利进行。

*、数字化档案建立，按案卷目录顺序扫描，并按卷内目录依次扫描成独立文件，所扫电子文件根据卷内目录单独命名。

*、数字化后处理：按照原装订方式，恢复档案原样并入库上架，具体可根据现场情况要求执行。

六、数字化扫描要求

*、分辨率：扫描原则采用彩色扫描，分辨率为 ******，特殊要求可放大到 ******，单页和多页文件存储格式为***，可根据要求提供双层***使用及***功能。

*、图像处理：旋转及纠偏，需对扫描图像做旋转及纠偏处理以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，如需要可对数字图像进行裁边处理。

*、去污：去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。

七、时间进度要求

自合同签订之后，**天内完成纸质档案数字化扫描量不少于***万页。

八、工作要求

*、档案数字化扫描工作期间，禁止携带手机等拍照设备进入公司档案室，工作人员对公司档案应履行保密义务。

*、正常工作时间为每天*点***点，原则上须在上班时间开展数字化扫描工作。

*、档案数字化扫描所用设备需由参与单位提供，利用公司现有档案阅览室开展数字化扫描工作，空间相对有限。

九、成果验收

档案数字化扫描成果最终需通过内部现场验收，主要包括扫描质量、文档命名等合规性检查以及档案扫描后入库情况。

*、服务单位提交严格的质量控制方案，其中内容包括：质量控制目标、质量保障计划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。

*、采购人在中标单位对档案整理完成后进行检查验收，如果发现数量不足或有质量、技术等问题，中标单位应负责根据合同及采购人的要求采取补足或更换等处理措施，并承担由此发生的一切损失和费用。

*、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等作为差错，合格率达到**.*%以上（含**.*%）予以验收通过。

十、项目周期、场地要求

合同签订后*个工作日内在采购方指定地点完成相关工作。

十一、安全与管理要求

严格遵守有关保密、档案法律法规有关规定。档案整理加工工作必须在指定的场所内进行，加工方应严格管理所有纸质档案，不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。双方指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，所有加工的计算机设备不能接入互联网，并负责档案数据的保密工作。加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。

整理加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

项目完成经验收后，整理加工的数据必须在委托方项目负责人的现场监督下销毁，同时移交该数字化加工的监管系统监控记录。

十二、质保期及服务要求

*、质保期：项目免费质保期为项目验收通过后*年。

*、成交人应提供售后服务电话、传真、电子邮件、现场等多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

*、 成交人技术人员应提供现场免费培训、对接。

*、 成交人在保修期内应提供免费纠错、数据格式转换、数据迁移、挂接软件服务。

十二、评分方法

采用综合性评分方法，具体细则见附件*，拟以评分最高者得选。

十三、付款方式

*、本项目完成工作量 **%后，采购人支付合同总价**%进度款给供应商；

*、工作量完成 ***%并经采购人验收合格后，采购人支付合同总价**%给成交供应商。

十二、询比采购文件提交地点及截止时间

*、竞购文件的正本和所有的副本均需打印或用不退色墨水书写，竞购文件要求签字处都应由竞购人法定代表人或经正式授权的代表签字并加盖公章。由授权代表签字的须将以书面形式出具的“法定代表人授权书”附在竞价文件中。竞购文件规定必须盖章的地方，应盖竞价人公章。竞购文件必须胶装或装订并标注页码和联系方式，否则视为无效文件，副本可以是正本的复印件。

任何行间插字、涂改和增删，必须由竞购人文件签字人在旁边签字并加盖公章才有效。

*、参与投标须通过中国船舶电子招标投标平台（***.***********.***）进行报名并下载投标文件，报价单及投标方相关资质必须密封投递，并在封口处加盖竞标单位印章。邮件投递或直接送达两种形式均可。投标文件密封后，外包装上应写明投标方全称，联系人及联系人电话，投标项目名称，以便随时联系。（备注：投标文件不得采用活页装订，且密封于同一个文件袋内。）

*、投标文件应于****年**月**日**:**时(北京时间)之前投递。过时无效。

*、投递地址及联系人员：

单位：安庆中船柴油机有限公司

地址：安徽省安庆市经济技术开发区*.*平方公里工业园兴业路

投标联系人：汪先生 联系电话：***********

业务联系人： 查正玲 电话 *********** 。

附件*：评分细则

安庆中船柴油机有限公司

****年*月**日

附件*

安庆中船柴油机有限公司档案数字化扫描项目询比采购评分表