各相关供应商：
本局现就“****年澳琴会展推介会活动会务服务”采购向社会公开发出邀请，欢迎前来参加报价。
一、项目具体事宜
（一）项目名称：****年澳琴会展推介会活动会务服务。
（二）项目预算金额：人民币伍拾万元整（￥***,***.**）；（报价上限不能超过项目预算金额，否则当无效文件处理）。
（三）评选办法：本项目按照我局“综合评分法”评选。
（四）项目详情
*．简介：本局计划在重庆、长沙两个城市分别举办澳琴会展推介会活动，现需采购本次系列活动所需的全程会务组织、现场管理、后勤保障等相关服务。
*．服务期：自中标通知书发出之日起至****年*月**日（具体以****年澳琴会展推介会活动会务服务结束时间为准）；
*．会场面积信息：不低于***平方米。
（五）采购需求：
*、策划和组织活动：服务公司配合主办方主题需求，进行策划和组织关于推介会的活动流程，并制定相应的活动方案。
*、场地和设备安排：需要根据活动规模与需求，选择合适的场地与就餐环境，与场地方对接沟通，并确保所需的物料、设备和技术设施齐备。
*、参会嘉宾的邀约与管理：推介会活动服务公司负责邀约管理活动举办地区域的（围绕琴澳四大产业）的各城市主承办方，以及对澳琴会展政策、进出口贸易、通关政策等需要了解的企业，包括但不限于省、市会展行业协会、会展组织者、会展主承办方、行业企业等参会人员需不少于***人，并先选择提供其中一个城市的拟邀嘉宾名单作为参考。
*、活动形式：会（会场内分享、推介、论坛）+展（外厅各企业展位形象展示，与会嘉宾深入了解交流）+对接会（根据与会嘉宾所属行业业务形态进行精准对接匹配）+茶歇
*、参会者注册和接待：服务公司需要负责参会者的注册、咨询和接待等工作。需建立在线注册技术系统，处理参会者的报名信息，并为他们提供必要的资料和服务，包括接待、签到、名牌等。
*、物料及礼品类的采购：服务公司需要根据活动和不同场地情况进行相关氛围布置，以及针对活动制定礼品类的采购方案。
*、宣传和推广活动：推介会活动服务公司将配合主办方进行活动的宣传和推广工作。包括但不限于制定合适的宣传策略，线上线下宣传，行业较有影响力的社交媒体、行业社群的推广，以增加推介会的影响力。
*、活动执行和管理：服务公司需要确保活动的顺利执行和管理，安排活动日程，协调各项工作，包括会务、餐饮、媒体报道等，以确保活动的高效运行和参会嘉宾的满意度。
*、宣传资料和运送：服务公司需打印宣传资料****份并运送到活动场地
**、活动项目内容及要求如下：
序号 | 名称 | 要求 | 备注 |
一 | 重庆区域会务服务（计划*月下旬开展） |
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* | 场地租金 | 会议场地租赁，场地地点在重庆市，会场面积不低于***平方米。 |
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* | 茶歇 | 活动仅提供茶歇，标准为******元/人/场，实报实销。按预计参会人数***人/场计算。 |
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* | 宣传推广物品 | 按照每人**元标准选购采买，具体按实际人数进行结算。 |
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* | 布置物料 | *、舞台、灯光、音响等根据实际会场情况搭建。*、立体装饰、餐桌氛围及桌签等、邀请函、活动手册、桌牌台卡、座位表、椅背贴等。*、入口欢迎牌、指示牌、打卡背板。*、其他可能涉及的物料及布置。 |
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* | 会务策划及设计 | *、活动形式策划，流程策划。*、主持词撰写、活动物料文案整理等。*、现场平面规划。*、主形象设计。*、其他物料延展设计。*、舞美设计。*、造型装置等设计。*、其他设计要求等。 |
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* | 嘉宾邀约、接待、摄影及其他会务执行 | *、邀请省、市会展行业协会、会展组织者、会展主承办方、行业企业以及与活动主题产业相关的企业或机构的负责人或其主要职务的人员参会人，不少于***人。*、相关人员的接待。*、现场摄像，推介会全程记录，茶歇及考察拍摄花絮，并剪辑**秒短视频。*、主持人一名，礼仪接待人员不少于*名。*、专业团队现场执行服务。 |
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* | 宣传和推广活动 | *、配合主办方进行活动的宣传和推广工作。包括但不限于制定合适的宣传策略，线上线下宣传，行业较有影响力的社交媒体、行业社群的推广，以增加推介会的影响力。*、活动报名小程序/**制作/技术支持。 |
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二 | 长沙区域会务服务（计划*月开展） |
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* | 场地租金 | 会议场地租赁，场地地点在长沙市，会场面积不低于***平方米。 |
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* | 茶歇 | 活动仅提供茶歇，标准为******元/人/场，实报实销。按预计参会人数***人/场计算。 |
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* | 宣传推广物品 | 按照每人**元标准选购采买，具体按实际人数进行结算 |
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* | 布置物料 | *、舞台、灯光、音响等根据实际会场情况搭建。*、立体装饰、餐桌氛围及桌签等、邀请函、活动手册、桌牌台卡、座位表、椅背贴等。*、入口欢迎牌、指示牌。*、其他可能涉及的物料及布置。 |
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* | 会务策划及设计 | *、活动形式策划，流程策划。*、主持词撰写、活动物料文案整理等。*、现场平面规划。*、主形象设计。*、其他物料延展设计。*、舞美设计。*、造型装置等设计。*、其他设计要求等。 |
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* | 嘉宾邀约、接待、摄影及其他会务执行 | *、邀请省、市会展行业协会、会展组织者、会展主承办方、行业企业以及与活动主题产业相关的企业或机构的负责人或其主要职务的人员参会人，不少于***人。*、相关人员的接待。*、现场摄像，推介会全程记录，茶歇及考察拍摄花絮，并剪辑**秒短视频。*、主持人一名，礼仪接待人员不少于*名。*、专业团队现场执行服务。 |
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* | 宣传和推广活动 | *、配合主办方进行活动的宣传和推广工作。包括但不限于制定合适的宣传策略，线上线下宣传，行业较有影响力的社交媒体、行业社群的推广，以增加推介会的影响力。*、活动报名小程序/**制作/技术支持。 |
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（六）相关说明：
*．判给实体需提交详细的设计图案，并根据本局的意见无条件进行修改。如活动场地有突发要求，需即时调整设计。完成活动后，负责拆除、清理及恢复场地原貌；
*．展位设计及相关图片版权归本局所有；
*．需提供**效果图及设计图，包括平面和立面图。服务还包括固定布置、统筹协调、保险、人员管理、保安、清洁及其他相关费用；
*．贵公司需提交一个最佳方案，所提供的设计必须为原创，相关设计及图片的版权归本局所有，本局有权在其他场合使用及修改该设计而无需另行通知判给实体。
*．投标单位报价为服务总价；
*．投标单位报价包括了所有与主办或相关单位的接电费用、本活动的用电费用、进场费、管理费、其他杂费项目及与会务管理相关的各项费用。
二、评审因素
*．本项目采用综合评分法方法进行评审，确定中标候选人，具体评分细则详见综合评分表。评价指标及权重：
评价指标 | 指标权重 |
技术部分 | ** |
商务部分 | ** |
经济价格 | ** |
合计 | *** |
*．说明：
（*）将所有商务技术评价指标所得实际评价分数相加，即为该投标人的商务技术评价得分。
（*）经济价格标得分=（评标基准价/投标报价）×价格指标权重×***。
（*）上述公式中的“评标基准价”是指满足招标文件要求且经评审后的最低评审价格，其价格分为满分。上述公式中的“投标报价”是指经评审后的投标报价。
（*）投标最终得分=技术标得分+商务标得分＋经济价格标得分
*．评分细则：
评审因素 | 评审标准 |
技术部分 | 对项目的理解 (**分) | 评标委员会根据投供应商对本项目理解程度（内容包括但不限于对项目背景及服务内容的理解与掌握、项目重点难点分析、相关管理运作等）进行评审： **分：供应商充分理解和掌握本项目背景、服务内容，对本项目的重点、难点的分析透彻，熟悉相关管理及运作。 *分：供应商基本理解和掌握本项目背景、服务内容，对本项目的重点、难点的分析基本透彻，基本熟悉相关管理及运作。 *分：供应商对本项目背景、服务内容不够了解，或对本项目的重点、难点的分析不够准确、全面。 *分：内容错误或无相关内容或其他情况。 |
推介会活动及茶歇实施方案 （**分) | 评标委员会根据供应商对本项目推介会活动及茶歇实施方案（包括但不限于场地租赁、邀约嘉宾、设备搭建、场地布置、氛围包装、活动策划与统筹、会务执行、物料设计及制作等内容）进行评审： **分：本项目推介会活动及茶歇实施方案（包括但不限于场地租赁、邀约嘉宾、设备搭建、场地布置、氛围包装、活动策划与统筹、会务执行、物料设计及制作等内容）详细、具体、周到、思路清晰。 **分：本项目推介会活动及欢迎茶歇实施方案（包括但不限于场地租赁、邀约嘉宾、设备搭建、场地布置、氛围包装、活动策划与统筹、会务执行、物料设计及制作等内容）基本详细、具体、周到，思路基本清晰。 *分：本项目推介会活动及欢迎茶歇实施方案（包括但不限于场地租赁、邀约嘉宾、设备搭建、场地布置、氛围包装、活动策划与统筹、会务执行、物料设计及制作等内容）不够详细、具体、周到，或思路不够清晰。 *分：内容错误或无相关内容或其他情况。 |
组织保障与管理制度 (**分) | 评委根据供应商提供的组织保障与管理制度进行评审： **分：供应商服务机构配置完善，运作流程详细，服务管理制度、岗位责任制度、作业人员管理制度、人员培训制度完善； **分：供应商服务机构配置基本完善，运作流程基本详细，服务管理制度、岗位责任制度、作业人员管理制度、人员培训制度基本完善； *分：供应商服务机构配置不够完善，运作流程不够详细，或服务管理制度、岗位责任制度、作业人员管理制度、人员培训制度不够完善； *分：内容错误或无相关内容或其他情况。 |
项目团队情况 (**分) | 根据项目要求，对供应商投入到本项目的项目团队服务能力（包括但不限于项目团队人员的经验、技术实力等）进行评审： **分：团队人员相关经验丰富，相关业务能力强，针对服务内容对人员的安排合理。 **分：团队人员有相关经验但不够丰富，有相关业务能力，针对服务内容对人员的安排基本合理。 *分：团队人员缺乏相关经验，或相关业务能力不够，或针对服务内容对人员的安排不够合理。 *分：内容错误或无相关内容或其他情况。 |
应急处置方案 (**分) | 评委根据供应商提供紧急突发事件应对措施及预案（如接待出现状况、人员不足、工伤事故处理等）进行评审： **分：对各种紧急突发事件有预判，并能针对紧急突发事件情况出具详细、具体、周到的应对措施和预案； *分：对各种紧急突发事件有预判，但存在片面情况，能针对紧急突发事件情况出具基本详细、具体、周到的应对措施和预案； *分：对个别紧急突发事件有预判，或针对紧急突发事件情况出具的应对措施和预案不够详细、具体、周到； *分：内容错误或无相关内容或其他情况。 |
商务部分 | 同类业绩 (**分) | 供应商近*年（以采购公告发出之日起开始算）承办推介会活动、考察交流会活动、或会展类服务项目的，每个项目*分。满分**分。 |
经济价格得分 | 经济价格得分 (**.*分) | 各供应商的投标报价得分按以下公式进行计算： 投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×**%×*** 评标基准价：满足投标文件要求且投标价格最低的投标报价，其报价分为满分。 说明：报价得分四舍五入后，小数点后保留两位有效数。 |
注：如“总分”相同，报价价格低的投标单位中标。
三、报价资料清单（注：需打印并加盖公章，按以下顺序整理放置）
（一）营业执照复印件；
（二）对公银行账户信息；
（三）上一年度或近期依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（四）履行合同所必需的设备和专业技术能力证明；
（五）设计稿
（六）项目实施方案；
（七）应邀售后承诺书（无固定格式，请“应邀”单位制定）；
（八）拟投入本项目团队介绍；
（九）同类业绩证明文件（合同书）；
（十）报价单
*．针对我局提供的“采购需求”作出报价，请根据相关经验、本次项目内容细化报价单；
*．总费用报价中应包含但不限于：人力成本、差旅费、为完成服务产生的必要其他费用、税费；
*．本项目的总报价形式为“总价包干”；
*．报价单由“应邀”单位制定（注：无固定样式），一式一份（需注明项目联系人、联系方式），必须加盖公章。
四、报价资料有效送达的要求
（一）报价资料放入一个信封，密封，封面写“***公司参加横琴粤澳深度合作区经济发展局****年澳琴会展推介会活动会务服务采购的报价资料”；
（二）文件送达截止时间：****年*月**日**:**，以邮寄方式递交报价资料的投标人，须承担邮递迟误或遗失的风险，不得以此为理由提出异议；
（三）送达方式：直接送达或以邮寄方式送达广东省珠海市横琴粤澳深度合作区港澳大道***号*号楼*楼经济发展局文旅会展商贸处***室，电话：************。
注：纸质文件模糊不清、报价错乱或没按要求办理的，视同无效资料处理，不作任何形式退回。
横琴粤澳深度合作区经济发展局
****年*月**日
