山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司档案整理数字化及档案室升级服务项目采购公告

山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司档案整理数字化及档案室升级服务项目采购公告

（项目编号：*****************）

采购项目所在地区：山西省/晋城市/阳城县

一、采购条件

山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司档案整理数字化及档案室升级服务采购项目（采购项目编号：*****************），已由山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司批准，项目资金来源为成本费用，采购人为山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司。本项目已具备采购条件，现通过******;晋能控股招标采购平台******;对该项目进行公告，并组织线下采购。

二、采购范围及相关要求

*.*项目概况：为了解决固隆煤业当前档案管理痛点，推进档案资源规范化、信息化、智能化建设，包括存量档案整理及数字化加工、智慧档案馆环境管理总平台搭建及相关配套设施升级，最终建立完整的数字档案资源库与标准化档案管理体系，支撑企业精细化运营和决策科学化。

现状及主要问题：

档案管理模式落后：以纸质载体为主，辅以简单电子文档存储，各部门档案独立存放，形成 ******;信息孤岛******;，跨部门共享困难。

检索利用效率低：纸质档案需人工逐卷查找，无法快速响应安全生产、审计核查、技术改造等场景的档案需求。

安全保障薄弱：纸质档案易受温湿度变化、虫害、磨损影响，存在遗失、篡改风险，涉密档案管控难度大。

现有资料准备情况：项目单位已完成现有档案存量统计（文书档案 **** 件、会计档案 **** 卷、科技档案 *** 卷等），整理了企业现有档案管理相关制度文件、业务系统基础信息等资料，可向中标服务机构提供完整的基础数据及相关参考资料。

*.*目的：完成存量档案规范化整理与数字化转换，实现文书、科技、会计等档案的数字化全覆盖，建立完整的数字档案资源库。

搭建智慧档案馆环境管理总平台及相关配套设施，实现纸质档案存档环境的全方位、立体化、集中、统一、科学、智能化管理，达到档案室建设相关标准规范要求。

建立标准化档案管理流程与安全保障体系，确保档案信息合规管理与安全存储。

助力档案数据挖掘与分析应用，为企业生产经营决策、安全风险预警、技术创新提供数据支撑，充分发挥档案资产价值。

*.*服务内容：本次项目内容是对库存****件文书档案、****卷会计档案、***卷科技档案进行规范化整理，**万页档案进行扫描，*万条档案进行录入；智慧档案馆环境管理总平台及相关配套设施采购。

*.*服务范围：

*.*.*.档案整理范围：固隆煤业现存 **** 件文书档案、**** 卷会计档案、*** 卷科技档案的全流程规范化整理。

*.*.*.数字化加工范围：上述全部存量档案的扫描、图像处理、字段录入、数据关联及数字档案资源库搭建。

*.*.*.系统及档案室升级建设范围：搭建智慧档案馆环境管理总平台及相关配套设施服务。

*.*.*.服务覆盖范围：固隆煤业指定档案库房及相关办公区域，服务机构需按要求完成现场实施及后续技术支持。

*.*服务期限要求：两个月。

*.*服务要求或服务质量标准：

满足国家相关标准、行业标准、地方标准的规定。

*.*技术要求

*.*.*整理规范：

*.*.*.*遵循《归档文件整理规则》（**/* *******）及晋能控股集团档案管理相关规定，对档案进行分类、组卷、编号、装订。

*.*.*.*档案分类：按文书、会计、科技等门类划分，每门类内按年度、保管期限、机构（问题）等层级分类，确保分类逻辑清晰、统一。

*.*.*.*组卷要求：遵循******;保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用******;原则，对零散文件进行组卷，卷内文件排列有序（正文在前、附件在后；批复在前、请示在后等）。

*.*.*.*编号规则：按分类体系编制档案编号，编号具有唯一性、可追溯性，与数字档案资源库编号一一对应。

*.*.*.*装订要求：文书档案采用线装或胶装，做到整齐、牢固、便于翻阅；会计档案、科技档案按对应门类装订标准执行，确保档案实体安全。

*.*.*.*归档完整性：核查档案是否完整，补充缺失的必要附件、说明材料，确保每份（卷）档案内容完整、手续齐全。

*.*.*扫描技术要求：

*.*.*.*扫描方式：根据档案材质选择合适扫描方式（平板扫描、高速扫描等），对易破损、脆弱档案采用无损扫描方式。

*.*.*.*分辨率：默认分辨率***;******，对于文字模糊、细小的档案可适当提高分辨率，但不低于 ******。

*.*.*.*扫描色彩：文书档案默认采用彩色扫描；会计档案、科技档案根据档案内容特性（如图纸、报表）选择彩色或灰度扫描，确保扫描图像清晰还原档案原貌。

*.*.*.*图像格式：支持 ***、*** 两种格式存储，*** 格式采用高质量压缩（压缩比不低于 **%），*** 格式支持文本可检索（*** 识别）。

*.*.*.*图像质量：扫描图像无歪斜、无黑边、无漏扫、无重扫；文字清晰可辨，图像亮度、对比度适中，色彩还原真实；对扫描过程中出现的污渍、划痕等，可进行适度修描，但不得篡改档案原有内容。

*.*.*.*命名规则：扫描文件命名与档案编号一致，采用 ******;门类 * 年度 * 保管期限 * 档案编号 * 页码******;格式，确保文件命名唯一、规范。

*.*.*录入技术要求：

*.*.*.*录入字段：按档案著录标准及企业需求，录入档案核心字段，包括档案编号、题名、责任者、形成时间、保管期限、页数、分类号、关键词、内容摘要等。

*.*.*.*录入准确性：录入数据准确率***;**.*%，无错别字、漏录、多录情况；日期、数量等关键数据需严格核对，确保与档案原文一致。

*.*.*.*录入规范性：字段录入格式统一（如日期格式为******;****************;），关键词、分类号等符合企业档案著录规则，摘要需简洁准确概括档案核心内容。

*.*.*.*数据关联：录入数据与对应扫描图像文件建立唯一关联，支持通过录入字段快速检索到对应的数字档案图像。

*.*.*通用技术要求：

所有产品/服务需符合《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》等国家及行业相关法规标准，确保合规性与安全性。

三、供应商资格要求

*.具有独立法人资格，持有有效的营业执照，经营范围包含档案整理、数字化加工或相关信息技术服务等内容。

*.具备履行合同所必需的设备和专业技术能力，拥有专业的档案整理、数字化加工团队及相关技术设备。

*.近*年内（自投标截止之日起前*年）具有至少*项类似档案数字化或档案馆升级服务项目业绩发票查验截图；

业绩证明需要提供的材料：一个完整的业绩需同时具备合同协议书和对应项目结算的任意一张发票。

①合同扫描件（须至少包含：合同双方盖章页、合同签订日期、承包范围及业绩要求的关键信息等内容）；

②至少一张结算发票（发票扫描件或复印件的发票号码、开票日期、金额须清晰可查发票查验截图）；

*.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近*年内无重大违法违规记录，未被列入严重违法失信企业名单。

*.具有国家秘密载体印制资质证书乙级或以上资质（类别：涉密档案数字化加工类）。

*.本项目不接受联合体投标，不允许转包、分包。

四、采购文件的获取

*.*获取时间：****年*月**日**时**分至****年*月**日**时**分；

*.*获取方法：邮箱获取。

凡有意参加者，请于以上时间，给晋圣固隆煤业招标办专用邮箱（***********@***.***)发送******;我***公司自愿参与贵公司档案整理数字化及档案室升级服务，希望获取采购文件******;，本公司收到后将回复发送采购文件服务项目，有疑义可通过电话（***********）问询。

五、响应文件的递交

*.*递交截止时间：****年*月*日**时**分，逾期递交的或者未递交的采购文件，采购人将不予受理。

*.*递交方法：递交截止时间前按照采购文件要求密封的响应文件*正*副，交至山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司旧办公院内招标会议室。

*.*递交地址：山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司旧办公院内招标会议室。

六、开启时间及地点

*.*开启时间及地点：****年*月*日**时**分，在山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司旧办公院内招标会议室。

*.*开启方式：在山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司旧办公院内招标会议室现场开启。

七、其他公告内容

本次采购公告在《晋能控股招标采购平台》上发布。

八、监督部门

监督部门：山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司

电话：***********

九、联系方式

采购人：山西晋煤集团阳城晋圣固隆煤业有限公司

地址：山西省晋城市阳城县次营镇沟东村

联系人：赵利芳

电话：***********