附件*：

**办公系统建设项目需求书

一、项目建设目标

*.数智公文管理：实现公文全生命周期智能化管理，通过**引擎支持智能拟稿、智能审批、智能分发，并与会议/督办系统深度协同；支持**与移动端一体化操作，提供穿透式流程追踪及跨层级行文管控，显著提升办文效率与规范性。

*.智能会议管理：构建**驱动的会议全流程闭环，覆盖会前、会中、会后全过程管理；支持会议室智能排座、跨部门协同调度，并与公文/督办系统深度联动。

*.智能督办管理：可基于**能力将会议纪要/收文一键分解为督办任务，实现任务自动派发、多维度进度监控（甘特图/红黄绿灯预警）、智能风险评估及跨业务关联（公文/会议/事务），支持 *** 度考评与 ** 结项报告生成。

*.智能查询、问答：支持公文/会议/档案等全域数据的语义化检索（标题/正文/附件穿透搜索），集成大模型实现自然语言交互问答（如进度查询、制度条款解读），自动关联数据生成结构化回复。

*.信创支撑：顺应国家对于系统构建信创要求，本次政企数智办公平台需要能够完整支持信创硬件、信创操作系统、信创数据库，并具有国内自主知识产权。

*.保障数据平滑迁移：对于现有办公类数据做到备查备用，同时兼容新老数据同步运行及管理的业务要求，保证历史数据的完整、可用。

*.系统建设支持****并发用户的使用。

*.工期要求：在合同签订后**小时内实施团队开始驻场办公。

（*）合同签订后*天内完成环境准备、产品安装部署和政企数智办公平台的详细需求调研分析与设计。

（*）合同签订后*天内完成全部功能开发和测试工作，完成历史数据信创迁移工作，系统上线进入试运行阶段。

（*）试运行*个月，试运行期按照甲方需求提供用户培训和知识转移培训，解决系统问题，试运行结束后可申请项目验收。

（*）项目验收后，办公平台进入运营服务期，免费服务周期为验收后*年。

二、功能需求

*.*数智公文管理

提供成熟完善的公文管理应用，实现公文的收发文流转、签发、用印、分发、归档、统计的全程电子化管理；所有的应用都支持**移动一体化，移动端可进行公文的查看，审批，数据与**端同步，同时需要以公文为核心，与会议、督办应用的互通，实现数据、应用的自动转化与协同。

*.*.*发文管理

*.*.*.*智能拟稿

*.支持**按主题推送范文库，具备相似案例匹配、智能段落重组、合规性预检能力；

*.支持**自动化起草公文，在输入标题、主题词等基本信息后可一键生成大纲/正文；

*.支持原文润色，提供需要润色的原句，可以快速优化表达效果；

*.支持表单/正文/附件分屏联审，可直接多窗口比对信息，具备附件批量下载排序能力；

*.支持全自动语法/格式/敏感词校验，具备错别字实时修正、政治表述库匹配、一键全文修订能力；

*.支持公文一键排版，具备版式后台配置、智能页眉页脚适配能力；

*.支持公文排版模板自定义，以拖拉拽的形式配置公文模板。

*.*.*.*智能审批

*.需支持根据组织审核要求自定义公文审批流程，审批过程中需要快速提炼公文核心内容，精准呈现关键信息；

*.支持公文要素智能提取，自动生成公文摘要。

*.支持公文正文修改记录留痕，可查看历史公文正文版本。

*.支持独立展示领导批示意见，具备自动排序能力。

*.支持多部门会签意见集中展示。

*.提供公文待办列表，汇总公文流转节点与状态，清晰展示办理进程；

*.支持语音签批，将语音内容自动转成文字填入表单。

*.支持有权限的人员帮助领导填写意见。

*.支持添加意见便签，具备仅接收人可见、原文定位标记、模拟线下口头沟通的场景。

**.支持自动推荐路径，生成流转建议并需人工确认。

**.支持智能分办，自动解析公文关键词，推荐经办人。

**.支持多节点并行分发。自定义设置流转规则。

**.支持根据实际公文业务需求灵活增加或删减审批流程节点。

*.*.*.*智能分发

*.支持公文一键套红，可直接将表单中的关键元素插入到正文之中，确保套红格式准确

*.支持对公文进行用印签章，并验证当前印章合法有效性；

*.支持背靠背发文；

*.支持上下级单位之间、平行单位之间行文；

*.支持同一单位重复行文校验提醒功能；

*.选择“主送”“抄送”时，可自定义机构组；

*.支持公文补发、撤回功能；

*.支持发文签收后显示在收文列表，签收后触发内部收文流程；

*.支持公文催办消息提醒功能。

*.*.*.*查询统计

*.支持查询权限、查询范围及查询条件设置；

*.支持人员工作交接后，历史文件共享查询功能。

*.*.*收文管理

*.*.*.*收文智能登记

*.支持系统内部来文自动签收登记；

*.支持外部电子来文智能登记，自动识别电子文件（***、*** 等）中的关键公文信息，如来文标题、来文字号、紧急程度、来文单位等信息；

*.根据待签收、已签收、已拒收等多个页签来区分当前公文的来文状态；

*.支持同一租户不同层级公文收文文号的自动引用。

*.*.*.*收文拟办

*.支持常用拟办意见自定义；

*.支持收文转发功能，可将上级来文直接向下级单位进行转发（不受用户数量控制）。

*.支持并行、串行批示灵活配置。

*.*.*.*收文承办

*.支持主办、协办子流程自定义配置；

*.支持收文处理期限和超期时短信、邮件、移动端功能；

*.支持承办部门增加、撤销、转办功能；

*.支持承办催办功能。

*.*.*.*收文阅办

*.支持阅办过程留痕功能；

*.支持授权人、授权对象阅办同步功能；

*.支持阅办人员增加、撤销功能。

*.*.*.*收文查询

*.支持查询权限、查询范围及查询条件设置；

*.支持人员工作交接后，历史文件共享查询功能。

*.*.*签报管理

*.支持签报起草、处理、审批、会签、登记、归档等功能；

*.支持签报查询；

*.支持签报摘要格式调整。

*.*.*文事会协同

*.办公系统需支持批示一键生成事项卡片。

*.支持基于文件核心内容生成议题，具备议程模板自动填充、历史议题可一键查重、参会组织、人员智能推荐能力。

*.支持会议纪要可线上生成。

*.*.*公文交换

*.支持签收统计；

*.支持签收状态反馈，（上级可查询下级办理情况，下级仅查询上级流程状态）；

*.支持办理过程查阅，可以穿透收文单位的办文历程，可以在办文查阅过程中做到权限精细化处理，比如上级单位查看下级单位的全量办理过程，包括会议、督办等，下级单位只能看到办理节点，不能看到批示意见；

*.支持单一文件跟踪；

*.支持全局文件跟踪；

*.支持来文提醒；

*.支持催办提醒；

*.实现总部与子企业相关公文自动关联。

*.*智能会议管理

*.*.*会议室管理

*.支持自定义编辑会议室；

*.支持展板显示会议室使用情况，支持日、周、月视图，支持排序和筛选，支持会议室会议名称、预约人等信息显示；

*.支持会议室申请模板及流程自定义；

*.支持**端和移动端会议室申请、撤销、调配等；

*.支持会议室自定义授权申请人；

*.支持会议室使用情况统计，可筛选词条进行统计，使用情况统计可导出；

*.支持会议室智能排座。

*.*.*会前管理

*.*.*.*议题管理

需打通议题提报通路，全员均可根据会议类型上报议题，议题审批通过后自动归集议题库统一管理，并根据会议类型自动分类；会议管理人员可针对议题进行整理、修改或驳回。

*.*.*.*上会流程

需提供全面的上会流程，包含了上会申请、会议室预定、会议通知、回执或报名、人员调整等，全面覆盖了上会的全过程。

*.*智能督办管理

支持对于组织重大事项监督管理，督办事项按照拟办、立项、交办、催办、办结五项程序建立运行机制，为组织督查工作的高效、有序开展搭建科学的工作平台。

*.*.*事项办理

*．协同群聊：可根据督办任务一键发起工作群聊，可加入外部人员，内外协同；

*．一键催办：可一键催办督办任务，及时提醒相关人员加快办理；

*．智能协同办理：支持快速填报任务信息；内置智能查重规则；生成任务分析报告。

*．督办反馈：支持多人同时反馈事项进度和任务进度，可反馈多项承办的任务进度，支持反馈意见和附件权限设置；

*．任务汇总：智能汇总所有部门的办理情况，整理成事项的整体办理情况。

*.*.*事项监督

*．智能事项关联：可智能关联相关公文、会议、督办、事务、调研、事项脉络等应用，一屏展示所有关联信息，避免信息孤岛；

*．甘特图：以甘特图样式展示督办任务的整体办理情况；

*．亮灯管理：以“红黄绿”灯的形式将任务所处状态可视化的展现出来，如延期自动红灯、临界期黄灯预警等展示形式；

*．智能风险评估：可通过**根据任务进展智能进行进度风险评估；

*．事项脉络：可穿透到公文所形成的会议信息、事项信息，按照时间脉络一屏展现。

*.*.*事项变更

*．支持修改事项延期、停办、终止、恢复执行；

*．支持新增、取消、修改阶段计划内容，包括修改承办人；

*．直接变更主办、协办信息。

*.*.*督办考评

*．任务评分：需支持多维度量化考评，具备***自动抓取、***度评价集成；

*．驾驶舱：提供领导驾驶舱，展示领导的批示任务办理情况以及各个部门的整体办理情况；

*．一键成报：支持**生成结项报告，可智能推送报告到相关人员。

*.*智能档案管理

需搭建档案业务体系，围绕接收、管理、利用等全流程，配置功能模块与智能组件，深度衔接业务场景，全面支撑档案管理高效开展。

*.*统一门户管理

门户设计需要以以“办文、办会、办事”为核心，全面覆盖所有的办公应用和业务场景，充分满足数字政府改革与业务发展需要，提升党政机关日常行政办公管理水平。

*、统一工作门户

整合办公系统和业务系统数据，支持统一身份认证、统一业务入口、所有工作待办信息聚合到一个窗口，提供“一站式”服务。

*、领导门户

提供领导门户，支持将公司经营数据统一收集展示，各项工作安排、业务数据，以及重点新闻资讯的全面了解。

*、“文事会”门户

以“办文、办会、办事”为核心，门户预置各类通用办公应用，方便快速处理工作事宜。

*、档案门户

需提供档案管理员的工作门户，门户页面包含档案流程处理中心，档案条目数量统计、电子文件数量统计、存储资源大小统计等常用工作元素。

*、门户自定义能力

系统需支持灵活构建门户页面布局，集中展示业务应用数据能力，支持根据用户需求自定义门户内容，系统需提供门户主题模板、门户组件、权限控制等设计元素，通过拖拽式方式自由搭建个性化门户页面。

*.*组织、用户管理

*．组织用户管理：覆盖用户全生命周期管理、用户属性自定义、用户电子身份唯一化，同时平台支持用户、组织、角色、岗位等多种用户治理维度，包括对不同类型的组织（例如行政组织、党组织）的管理，以及对一个用户在多个岗位上兼职的管理。

*．用户层级管理：支持按照岗位、角色、职位等多维度用户层级管理；可以对于各用户层级授予不同应用权限、操作权限和数据权限，同时支持根据用户在多个岗位上的兼职情况，调整用户的权限和工作流。

*．组织人员数据同步：平台的用户、机构、账号等身份数据与各应用系统的数据同步。

*．支持对接表单设计器来定义卡片显示字段及布局，支持卡片字段自定义：分部卡片、部门卡片、人员卡片。同时可进行卡片页面的显示栏目自定义。

*．支持用户在多个组织中兼职岗位的情况，待办事项集中推送到一个账号，并支持以不同身份进行发起和审批。

*．人员信息支持全局级、公司级和部门级的分权维护，确保人员信息实时、准确，支持对人员信息的批量调整。

*．针对人员档案信息中的电话、身份证及其他隐私信息，可开启隐私保护，支持管理统一设定隐私规则，也可由用户自行定义规则。

*．全方位管理人员的基础信息、职工类型状态，支持账号的新建、修改、删除、解绑、启用、禁用、修改密码等。

*.*移动端管理

需要以信息、数据安全为基础，提供定制化、智能化移动应用，满足公文移动签批、事务待办提醒、在线信息交流等移动办公需求，满足用户随时随地可完成日常办公需求。

*.*.统一移动入口

可实现各类移动办公应用的统一入口，提供公文移动签批、待办消息提醒、事务快速审批等功能，实现传统的工作模式向“掌上办公”的转变。

*.*移动端核心功能

移动端需支持语音签批、转会议通知、一键发起群聊、扫码签到、查看会议材料、会议纪要智能分解、自动关联日程、生成调研报告、全量归档、**智能问答等功能。

三、实施服务需求

*.*实施要求

*、投标人应按招标文件中的工期要求制定项目详细进度安排计划。

*、投标人应详细介绍在将来项目中所要采用的项目管理策略和实施方法论，并承诺项目经理和主要实施顾问应跟踪项目实施的全过程，以确保项目实施过程的有效控制。

*、投标人需提供项目组织管理、项目质量管理、项目文档管理、项目风险管理、系统验收管理等管理方案。

*.*项目团队要求

由双方高层组成联合项目领导小组，主要负责项目指导、重大决策、资源协调。

由双方主要负责人组成项目质量管理组，项目质量管理与质量控制。

中标人项目组由项目经理负责，应保证项目团队成员稳定性。

本项目需要具有丰富项目经验与专业能力的项目经理与实施人员提供本地化服务，投标人应承诺在不同阶段配置足够的人员组织实施项目，必须保证配备至少*名项目经理和*名专职技术人员。

核心人员需要具备协同办公系统项目实施经验，可提供厂家提供的培训资格证明或类似项目的服务工单证明。

*.*培训要求

本项目中标人负责对甲方人员提供技术培训，包括操作人员培训和管理维护人员培训。投标人应在投标文件中提出培训计划，计划包括培训对象、培训内容、培训方式等详细内容，达到使相关人员熟练使用系统的目的。培训前，中标人需编制完成完善的培训材料。

*、对使用人员进行业务流程、业务管理信息系统及基础数据整理的培训，使大家掌握基本操作方法、了解软件结构及其功能、了解模块间的关系；

*、对系统管理人员进行培训，使理解和执行系统管理任务，设置和维护某些选项，如：配置数据库、管理用户权限等。对软件维护人员进行培训，使能够独立进行软件维护等。

*、乙方应保证提供最有经验的教员，使管理员在培训后能够独立地对系统进行操作、管理、维护。

*.*运维保障服务

项目验收通过后，办公平台系统进入运营服务期，乙方提供办公平台系统*年的免费运维保障服务。