苏州大学财务档案整理装订及数字化加工等服务 竞争性磋商公告

一、项目名称：苏州大学财务档案整理装订及数字化加工等服务

二、项目编号：********

三、采购人：苏州大学采购与招投标管理中心

地址：江苏省苏州市东环路**号凌云楼****室

邮编：******

联系人：陈老师　　　　　　电话：*************

电子邮箱：******@****.***.**

具体联系人：王老师　　　　电话：*************

电子邮箱：********@****.***.**

四、采购内容及要求

（一）项目概况

根据苏州大学财务处工作需要，拟就财务档案整理装订及数字化加工等服务进行采购，主要工作流程为：对财务处每天形成的会计凭证等材料按顺序进行收集、分配、排序、整理、粘贴（包括财务凭证附件的整理、不足**纸大小附件的粘贴等）；在影像系统中用相关设备对整理后的材料进行扫描；数据自动上传到服务器后进行检查，核对无误后，再将相关凭证按照标准凭证进行装订；在凭证封面写上会计凭证相关信息，按顺序排好、移交归档。

*.项目服务地点：苏州大学天赐庄校区东区。

*.服务商数量：*家。

*.服务时间：****年*月*日~****年**月**日，服务期限两年，合同一年一签。

（二）凭证管理流程及技术要求

*.凭证收集：每天对报销投递箱内的报销凭证进行拆袋，通过二维码扫描按人数平均分配给学校指定的工作人员。

*.凭证排序：对每天收集齐全的凭证，按照凭证号顺序进行排序并对空缺号进行记录，交给学校财务人员进行审核，同时根据国产设备退税要求整理当月电子退税资料。

*.会计凭证清点：对送交会计凭证进行清点核对，然后办理交接手续。查看会计凭证附件页面方向是否一致、会计凭证编号排序是否准确。

*.起钉、卸夹：将所有会计凭证上的订书针、长尾夹等进行拆卸，扫描和装订的会计档案中不能出现任何形式的金属物品。

*.规范性粘贴：所有火车票、汽车票、增值税发票等小于**纸的票据都须在**纸上标准化粘贴并保证长时间不掉，凡是不足**大小的凭证附件都须胶粘。

*.扫描：将凭证附件进行彩色单面扫描，影像清晰、完整；确保凭证附件的完整性，不得遗漏、丢失票据；扫描像素在******或者根据影像系统的要求进行。

*.检查：对所扫描凭证进行对照检查，删除无效的影像，对不合格的影像重新扫描并替换。

*.扫描完成后，扫描后的文件以会计凭证封面上的二维码为索引上传至影像化数据库。

*.装订：对凭证原件采用铆管装订方式靠左对齐装订成册，装订线距边*.***~*.***；书脊厚度在*.***~***。会计凭证册必须整齐、美观；完成后相关人员应在封面指定位置加盖签章。

**.编号：根据凭证册中凭证原件所属年、月及所包含凭证编号，按序据实填写。

**.装盒：根据苏州大学财务处要求进行装盒。

**.登记造册：将所有装订好的凭证册进行造册登记，移交档案室负责人保管，同时做好移交清单。

**.归档：配合财务处档案室负责人将会计凭证册按要求进行归档及上架。

（三）质量要求

*.粘贴要求：所有不足**纸大的票据等凭证附件都须粘贴在**纸大小的粘贴单上。凭证附件应在右下角对齐，按照从下往上、从右到左，内多于外，先小张后大张的原则进行粘贴；粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过粘贴单上下及左右边界，每张票据约错开*厘米左右的距离，票据呈平面状分布；每页**纸粘贴面积应最大化使用，不得为提高工作量不合理粘贴；每张**纸至少粘贴*张火车票或出租车票（单笔凭证不足*张的除外）。为优化粘贴效果，在合同执行期间，苏州大学有权利对粘贴方式提出其他粘贴要求。

*.装订要求：会计凭证按序装订，无乱号、漏号现象；装订线位置基本一致，距边*.***左右，每册厚度基本一致，在*.***~***左右；凭证册内无金属物品，装订牢固、整齐、美观，没有散失或容易散失情况，没有纸张外漏情况，表面平整；会计凭证及附件规整成册后，按照要求装订。会计档案装订要求整齐、不得出现文件页面错位、颠倒、掉页等问题；凭证封皮、书脊所有信息填写齐全，无涂改、污损情况；凭证册按序排列、存放。

*.影像化要求：凭证附件彩色单面且逐一扫描；图片能正常打开；图像完整、清晰、不失真，倾斜度不超过*.*°，没有折叠、污损现象；分辨率达到彩色******；保证有效页面的连续性，必录项录入率***%，目录字段不合格率≤*‰；凭证与图像挂接：挂接正确率***%，无漏扫现象；图像质量情况完好率***%；影像数据与学校财务系统数据完成率***%。

（四）服务要求

*.时限要求：项目服务团队应在收到苏州大学相关财务凭证后的*个工作日内完成档案整理装订及数字化加工等所有服务。

*.人员要求：在满足工作质量和工作时效的前提下，可根据每阶段凭证量灵活安排人员，原则上日常驻场人员不低于*人（须提供响应单位为相关人员缴纳社保的证明材料）。

（五）其他要求

*.结算要求

以****年*月*日至****年*月**日影像化系统数据(事业账套凭证量**.*万件，扫描页数***万张)为基准工作量，如实际工作量浮动不超过基准工作量上下的**%，按照合同价款进行支付；上下浮动超过基准工作量的**%部分根据平均单价另行结算。第二年如因财务信息化工作推进，导致实际交付工作量不足基准工作量**%的，根据实际投入用工成本另行协商。

*.报价要求：报价为固定总价方式（单位：万元人民币/年），包括人员工资、福利、培训费、凭证整理装订耗材、驻场人员日常办公费、管理费、税费等与本项目相关所有费用。

*.付款方式：根据工作量和验收质量情况按季度支付服务款项，第四季度根据当年实际工作量进行汇总结算。申请支付款项时需提供正规发票。

五、响应单位资质要求

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；

（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（五）参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；未被“信用中国”网站（***.***********.***.**）、中国政府采购网（***.****.***.**）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重失信行为记录名单；

（六）本项目不接受联合体响应，不得转包或分包。

六、评分标准

本项目采用综合评分法，满分***分，具体评分标准如下：详见附件。

七、磋商响应文件组成

（一）磋商响应文件组成（部分材料格式详见附件*，复印件须加盖响应单位公章，所有材料须按序装订成册）

*.目录（磋商响应资料与页码对照表，原件）

*.磋商响应函、报价情况一览表、响应竞争性磋商公告基本情况（原件）。

*.响应单位简介（包括资质、业绩、荣誉等，原件）。

*.资格证明材料

（*）营业执照（复印件）。

（*）法定代表人授权书（原件）。

（*）法定代表人身份证明材料（如身份证、护照等，复印件）。

（*）法人授权代表身份证明材料（如身份证、护照等）及响应单位为其缴纳的社保证明（复印件）。

（*）最近一年度审计报告或财务报表（复印件）。

（*）依法缴纳税收和社会保障资金的证明材料（复印件）。

（*）具备履行合同所必需的设备和专业技术能力承诺函（原件）或证明材料（复印件）。

（*）近三年在经营活动中无重大违法记录承诺函（原件）。

*.企业业绩及对应合同复印件。

*.项目负责人业绩及佐证材料复印件。

*.综合能力（包括部门、岗位设置及职责，各类规章制度、管理规范、考核办法、服务目标等，原件）。

*.驻场团队方案、人员配备情况及人员清单（原件）。

*.项目负责人经验（原件）。

**.团队成员资质（须提供相关人员资质证明、资格证书等材料及响应单位为其缴纳的社保证明）。

**.对项目服务总体需求的分析与理解（原件）。

**.项目实施方案（原件）。

**.时效性承诺及沟通协调机制（原件）。

**.服务质量保证（原件）。

**.增值服务（原件）。

**.供应商认为应该提供的其他材料。

（二）特别说明

*.“磋商响应文件”应装订和密封，并加盖响应单位公章；

*.正本一份，副本三份，如副本与正本有出入，以正本为准。

八、磋商文件价格：人民币***元（相关缴纳事宜详见附件*），售后不退。

九、报名：供应商在报名前，须认真阅读本磋商公告，完全了解并接受其所有条款及要求，并在****年**月**日**：**前将磋商确认函（格式见附件*）发送邮件至采购人处（******@****.***.**）。

十、递交磋商响应文件相关事宜：

（一）顺丰邮寄（建议优先采用）

*.寄达时间：****年**月**日*：**前；

*.收件人信息：

收件人：陈老师

联系方式：***********

收件地址：江苏省苏州市东环路**号苏大东校区凌云楼****室（采购与招投标管理中心）

（二）现场递交方式

*.现场递交时间：****年**月**日*：**～*：**

*.现场递交地点：江苏省苏州市东环路**号苏州大学东校区东门

十一、递交磋商文件截止时间：****年**月**日*：**。

十二、磋商时间：****年**月**日*：**。

六、评分标准.****

苏州大学财务档案整理装订及数字化加工等服务 公告附件.***