山东/枣庄-2025-11-12 00:00:00
【临沂市会宝岭铁矿有限公司凤凰山铁矿档案资料竣工验收技术服务】谈判采购公告
联系人：李春欢发布时间：****/**/** **:**:**
山东能源招标有限公司 竞争性谈判采购文件
本项目已经采购人批准采购，已具备采购条件。现征集供应商参加本次项目的竞争性谈判采购。具体内容如下：
*.*项目概况：根据凤凰山铁矿当前建设进度及竣工验收节点要求，需同步规范整理各项档案资料，依据《煤炭建设工程资料归档及档案管理规范》（**/***********）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（**/******—****）、《建设项目档案管理规范》（**/***—****）、《山东省档案局山东省发展和改革委员会关于印发〈山东省重大建设项目档案验收办法〉的通知》、《山东能源集团有限公司关于印发〈建设项目档案验收办法（试行）〉的通知》（山能集团发〔****〕**号）等相关规定要求，为确保档案资料能顺利通过验收，需聘请第三方服务机构进行指导并提供相关技术服务。
*.*采购范围：
序号 | 项目名称 | 服务内容 |
* | 档案清查与分类 | 对凤凰山铁矿基建项目各阶段形成的档案（包括立项审批文件、勘察设计资料、施工图纸、监理报告、项目建设竣工资料、合同协议、财务凭证、声像资料、电子文件等）进行全面清查，核实档案数量、载体类型及完好状况；依据《建设工程文件归档规范》及企业档案管理要求，对清查后的档案进行科学分类，明确各类档案的分类标准及归属类别。 |
* | 档案整理与组卷 | 按照档案整理规范要求，对分类后的档案进行整理（配套符合档案验收标准的档案装具），包括文件材料的排序、编写页号、填写卷内文件目录、补印缺少文件等；对图纸类档案进行折叠，确保图纸整洁、规范；根据档案内容关联性及重要程度进行组卷，确定案卷标题，填写案卷封面、案卷脊背及备考表，保证组卷合理、案卷完整。 |
* | 档案编目与著录 | 依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（**/***********）为整理组卷后的档案编制档案目录（包括案卷目录、卷内文件目录）；目录编制符合相关规范，题名要著录合规详细、便于查找，建立档案管理台账及电子目录数据库，实现档案信息的快速检索与查询。 |
* | 声像及电子档案处理 | 按照档案数字化加工规范要求，对所有档案进行数字化加工，包括数字化扫描和图像处理；对项目声像档案（照片、视频、音频等）进行筛选、编号、文字说明编写，按照声像档案管理要求进行整理归档，提供符合要求的电子档案装具，确保声像档案与项目实际情况对应；对电子档案（电子图纸、电子文档、扫描件等）进行格式规范、病毒查杀、备份存储，建立电子档案管理体系，确保电子档案的真实性、完整性、可用性及安全性，按分类方案符合山东能源集团规范要求，纸质材料归档双套制，电子档案上传山东能源集团统一的档案管理系统，实现电子档案与纸质档案的关联对应。 |
* | 档案验收与移交协助 | 组织专家开展档案竣工验收，根据验收意见对档案整理工作进行整改完善，确保档案最终通过验收；验收合格后，对验收资料按照要求进行整理、编目、数字化、装订、装盒、上架，所有相关档案都整理完毕符合要求后，按照需方要求办理档案移交手续，编制档案移交清单，确保档案移交过程规范、清晰，双方签字确认。 |
* | 档案整理培训与技术指导 | 为需方档案管理人员提供档案整理、保管、利用等方面的技术培训，培训内容包括档案分类方法、组卷技巧、编目规则、电子档案管理要点等；在服务期间及档案移交后*个月内，为需方提供档案管理相关的技术咨询与指导服务，解答需方在档案管理过程中遇到的问题。 |
* | 建设规模 | 凤凰山铁矿设计年产铁矿石***万吨/年，地面建筑面积约**.*万㎡，“矿、土、安”三类工程共***个单位工程，档案材料约*.*万件，工作量以实际发生为准。每“件”工作量包含完成纸质版及电子版档案，每“件”的构成以《归档文件整理规则》【**/* **—****】为准。 |
*.*实施地点：山东临沂市兰陵县临沂会宝岭铁矿有限公司凤凰山铁矿。
*.*质量/服务标准：
(*) 档案整理应严格遵循《煤炭建设工程资料归档及档案管理规范》（**/***********）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（**/******—****）、《建设项目档案管理规范》（**/***—****）、《山东省档案局山东省发展和改革委员会关于印发〈山东省重大建设项目档案验收办法〉的通知》、《山东能源集团有限公司关于印发〈建设项目档案验收办法（试行）〉的通知》（山能集团发〔****〕**号）等相关规定要求，同时符合会宝岭公司内部档案管理规定。
(*) 档案清查应全面、无遗漏，确保所有与基建项目相关的档案均纳入整理范围，清查结果需形成书面报告，经需方确认后方可开展后续整理工作。
(*) 档案分类应科学、合理，分类体系清晰，便于档案的后续管理与利用；档案排序应遵循项目建设流程及文件形成时间顺序，确保文件材料逻辑连贯。
(*) 档案组卷应符合“保持文件材料的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则，案卷封面、卷内文件目录、备考表等填写内容应完整、准确、清晰，字迹工整（手写需使用蓝黑或碳素墨水，打印需使用规范字体）。
(*) 档案编目著录信息应准确、完整，无错录、漏录现象，电子目录数据库应具备检索功能（如按档案编号、案卷标题、形成时间等多字段检索），检索响应时间不超过*秒。
(*) 声像档案应画面清晰、声音清楚，文字说明应包含事件发生的时间、地点、人物、内容等关键信息；电子档案格式应符合国家相关标准（如电子图纸采用***格式，文档采用***或****格式），备份存储应采用至少两种不同介质（如硬盘、光盘），备份文件需定期（每*个月）检查，确保可正常读取。
(*) 供方应配备专业的档案整理团队，团队成员须具备档案管理相关专业知识及基建项目档案整理经验，服务期间应遵守需方的现场管理规定，爱护档案及现场设施，保守项目档案秘密（需签订保密协议）。
(*) 服务过程中，供方应定期（每周）向需方提交工作进展报告，报告内容包括本周完成的工作量、遇到的问题及解决方案、下周工作计划等；若遇到重大问题，应在**小时内书面告知需方，并共同协商解决；合同签订后，供方应安排专人常驻现场指导服务，每月不少于**天。
(*) 针对本项目服务需求，组建不低于**人的服务团队，提供拟组建的团队成员名单，并提供社保证明。
*.*计划工期：自合同签订之日起至建设项目档案资料全部完成。
*.*最高限价：**万元（含税），单价限价为**元/件，档案材料件数约*.*万件，工作量以实际发生为准。费用包含完成档案整理（电子及纸质版）、提供技术服务及指导、专家验收等涉及本服务的全部费用。
*.*结算付款方式：
（*）付款方式：电汇、银行承兑、其他。
（*）结算方式：根据实际完成工作量据实结算，最终结算价款=合同单价*实际验收合格件数。供应商完成所有竣工档案工作通过专家验收后开具发票挂账后付款至结算款的**%，剩余**%作为质保金，质保期自凤凰山铁矿基建项目档案通过最终验收合格并完成移交之日起*年，质保期满后支付质保金。
*.*质保期：自凤凰山铁矿基建项目档案通过最终验收合格并完成移交之日起，质保期为*年。质保期内，若发现档案整理存在质量问题（如编目错误、电子档案损坏等），供方应在接到需方通知后**小时内响应，*个工作日内完成整改，且不额外收取费用。
谈判采购文件中提到的品牌或型号仅供参考，为更加直观的说明相应产品的技术标准和要求，供应商应当选择高于或相当于所列品牌或型号的技术标准的产品。
*.*在中国境内注册，具有独立法人资格，具有有效的营业执照。
*.*具备提供完整的档案咨询及数字化档案加工处理的能力，拥有专业的档案整理团队。
*.*具有良好的财务状况、银行资信和商业信誉；未被列入“信用中国”网站（***.***********.***.**）失信被执行人名单、重大税收违法失信主体名单，且近*年内无重大违法违规经营记录（需提供书面承诺函）。
*.*具备完善的档案保密管理制度，能够确保项目档案的安全与保密，需承诺在服务期间及服务结束后严格遵守国家保密法律法规及需方的保密要求，不泄露项目档案信息（需提供保密管理制度文件及保密承诺函）。
*.*本项目不接受联合体参与，不允许分包或转包（需提供书面承诺函）。
本次谈判采购实行资格后审，以上供应商资格要求需由供应商提供对应扫描件、截图、说明等相关文件，供应商存在未提供相关文件、提供文件不全、文件造假等情况的其报价文件将被视为无效。
*.*凡有意参加报价者，请于****年**月**日起至****年**月**日**:**时止(北京时间，下同),注册中国矿用物资网会员，下载“投标管家”报名获取电子采购文件。
*.*会员注册
未注册中国矿用物资网的用户，登录山东能源集团电子招标投标交易平台网站(****.*********.***，以下简称“电子招投标平台”)，点击“注册”完善会员注册信息，待平台审核后完成注册。如账号无法登录电子招投标平台，登录中国矿用物资网（***.*********.***）*点击右上角“工作台”*“客户管理”*“我的申请”完善信息、查看审核结果。
*.*报名及文件获取
登录电子招投标平台*点击右上角“投标工具下载”*下载、安装、登录“投标管家”*查找、选定要报名的项目*点击“我要报名”完善信息*“提交”，点击“我的项目”*“我参与的项目”*“进入项目”*“虚拟账号信息”*“设置开票信息”生成电招平台使用费虚拟账户、保证金虚拟账户，线下通过网银向电招平台使用费虚拟账户缴费并完成报名后方可在投标管家*点击“招标文件”*“下载”获取电子采购文件，缴纳电招平台使用费并能下载采购文件后为报名成功。
报名阶段，供应商通过个人账户缴纳电招平台使用费的必须上传缴款人授权委托书，电子发票将发送至“设置开票信息”登记的邮箱，供应商自行下载。供应商应确保所登记的开票信息和接收发票邮箱准确无误，否则由此造成的发票错误和无法接收发票，责任自行承担。
*.* **数字证书办理
上传报价响应文件前，必须办理** 数字证书（证书已过期的，点击重新获取证书；更换手机的，点击补发证书），供应商使用**数字证书签章加密后，方能上传报价响应文件。登录电子招投标平台*扫描网页右下角二维码*下载、安装、注册、登录干将供应链*** *绑定***维护信息*证书缴费*申请干将供应链**数字证书（企业证书、个人证书）*上传签章，审核成功后，登录电子招投标平台，点击“投标供应商”*点击“绑定**”完成绑定**。
*.*电子招投标平台会员注册、干将供应链***、**数字证书办理等流程详见电子招投标平台“服务中心”、右上角“**办理”，以上板块提供操作指南及视频教程，技术支持联系方式：************* 或咨询平台右侧在线客服，服务时间：工作日*:*****:**。
本公告在山东能源集团电子招标投标交易平台(****.*********.***）上发布。
*.*响应文件递交截止时间（暨报价截止时间）：****年**月**日*:**（北京时间）。供应商应在递交截止时间前通过“山东能源集团投标管家”上传电子响应文件（供应商上传响应文件的视频教学详见山东能源集团电子招标投标交易平台“帮助中心”）。
*.*逾期上传的响应文件，电子招标投标交易平台将予以拒收，报价前请仔细阅读知情书，上传完成后生成的回执将作为响应文件成功上传的唯一证明。
*.*供应商线下通过公司账户向保证金虚拟账号缴纳保证金，缴纳完成后方可上传响应文件，供应商登录“投标管家”查看保证金虚拟账号。上传响应文件的流程详见电子招投标平台“服务中心”栏目。
*.*响应文件解密方式为集中解密，供应商无需操作。供应商可在谈判报价截止时间（北京时间）登录“投标管家”查看报价结果。无需到谈判现场，谈判现场不再收取纸质版响应文件。谈判期间，请各供应商授权代表保持电话畅通，以便澄清答疑，否则一切后果由供应商承担。如有变化，另行通知。
多轮报价操作：投标管家*我的项目*点击项目标题进入项目*左侧多轮报价*上传报价*签章。请在报价附件上传报价单，作为签订合同依据。
供应商须在开启报价后安排人员跟踪谈判情况，及时处理谈判过程中产生的澄清、最终报价等问题。准备好具备远程影音功能的电脑设备，随时做好进行远程连线的准备。如无法取得联系，后果由供应商自行承担。
*.* 采购人：临沂会宝岭铁矿有限公司凤凰山铁矿
联系人：白主任
联系电话：***********
*.* 监督部门：会宝岭铁矿审计法务部
监督电话：************
*.* 代理机构: 山东能源招标有限公司
联系人：李经理
联系电话：*********** ************
工作时间：工作日*:*****:** **:*****:**
