湖南/长沙-2025-09-29 00:00:00
中国国际贸易促进委员会长沙支会：****长沙国际采购暨产业协同创新大会会务服务采购需求公开
根据当下国际国内经贸形势、产业行业发展走势和新技术创新和应用趋势，聚焦市委十四届九次全会暨全市经济工作会议关于“三促三稳三提”“六个结合”、突出科技创新和产业融合发展等精神，一方面更好地服务于长沙产品“买全球”“卖全球”，增强长沙供应链韧性及在全球的竞争力、融合度；另一方面，更好地聚集国际国内优质资源，推进全球研发中心城市建设及产业协同创新，紧密结合企业和市场需求，拟定于****年**月举办“****长沙国际采购暨产业协同创新大会”。
二、相关标准：
（一）主要内容
*、举办国际采购暨产业协同创新集中对接大会
（*）发布*********年国际采购需求订单；
（*）发布*********年国际及长沙协同创新项目合作供需清单；
（*）发布长沙市“服务企业出海行动”首批服务供应商名单；
（*）长沙建设全球研发中心城市情况推介；
（*）国际研发和技术合作机构代表发言；
（*）国际采购商、长沙供应商、长沙科技创新龙头企业代表路演；
（*）领导致辞；
（*）现场集中对接。
（二）举办协同创新专题会（三场平行举办）
（*）数智化转型与**
（*）航空航天与低空经济
（*）检验检测与集成服务
数智化转型与**模块为****年以来持续设立，后两个模块为****年新设。外来代表和本地企业分产业模块，组织精准推介、供需对接、交流研讨等多种形式的小规模活动，并深入长沙相关产业园区、企业进行深度考察。
三、技术规格：
标的名称：酒店
| 参数性质 | 序号 | 技术参数与性能指标 |
|
| * | *、住宿及餐费（负责提供不少于****人为期***天酒店住宿及餐饮服务（含早、中、晚用餐））； *、会场租赁 *.*会见室租赁； *.*国际采购暨产业协同创新集中对接大会场地租赁（含彩排）； *.*协同创新专题会场地租赁，*场（含彩排）； *.*媒体采访室场地租赁。 |
标的名称：搭建费用
| 参数性质 | 序号 | 技术参数与性能指标 |
|
| * | *、舞台搭建： *.*负责国际采购暨产业协同创新集中对接大会的音响搭建、屏幕搭建、灯光搭建、舞台搭建（含舞台及地毯等）； *.*负责协同创新专题会（*场）音响搭建、屏幕搭建、灯光搭建、舞台搭建（含舞台及地毯等）； *、会场布置（会场酒店氛围营造、会场内部氛围营造）： *.*负责签到处背景板、会见室背景板、酒店内部指引牌、会议展区、会议室内舞台、控台、相关指引等。 |
标的名称：执行费用
| 参数性质 | 序号 | 技术参数与性能指标 |
|
| * | *、执行人员 *.*大会筹备（含大会内容筹备策划，活动前期资源对接等）； *.*设计费用（大会所有物料设计、宣传资料、云相册、线上平台等平面设计费用；大会所有舞美效果、氛围布置等**设计费用）； *.*主持人（国际采购暨产业协同创新集中对接大会，含主持费及往返交通等；协同创新专题会（*场），含主持费及往返交通等）； *.*同传翻译（含同传间、同传设备****套、*位同传老师，*场活动，*场会见；含同传间、同传设备***套、*位同传老师，*场活动，*场采访）； *.*专业语种导游（会期（含考察）专业语种导游）； *.*导演团队（国际采购暨产业协同创新集中对接大会，含导演、屏幕、灯光、音响老师及彩排；协同创新专题会（*场），含导演、屏幕、灯光、音响老师及彩排）； *.*摄影摄像（含摄影摄像人员，及花絮视频、现场视频、云相册搭建上传等）； *.*文字翻译（含邀请函、供需手册、会议资料、会场物料等）； *.*礼仪（国际采购暨产业协同创新集中对接大会，含彩排及现场，服装自备，含彩排+会期；协同创新专题会（*场），含彩排及现场，服装自备，含彩排+会期）； *.**速记（国际采购暨产业协同创新集中对接大会，速记稿件会议结束*小时提交；协同创新专题会（*场），速记稿件会议结束*小时提交）； *.**会场场务人员（会场执行人员，负责流程协助、物料装袋、布置会场、协助指引等相关内容）； *.**志愿者（含**名志愿者召集、培训、服装、保险、接送站等）; *.**筹备人员（含筹备期间会务工作人员费用（含餐），按照统筹组、邀宾组、会务组、宣传组、公共事务保障组，每组*人预计，含会期共计**天）； *.**执行人员用餐（含同传、导游、导演团队、摄影摄像、速记、礼仪、场务人员、志愿者等现场执行人员用餐，约***人共*天,***/人/天）； *、物料费用 *.*执行物料费（会议手册+***代表证+无纺布环保袋）； *.*其他纸质印刷材料（活动供需手册、考察手册、国别指南、停车牌、现场席位卡、手边单、活动总结手册等相关资料）； *、租赁费用 *.*车辆租赁（含***位外地嘉宾接送机（站）；含园区考察用车、酒店备用车等费用）； *.*设备租赁（含电脑、打印机、翻页器、考察耳麦等相关设备）； *、其他 *.*线上会议平台（含平台搭建，包括线上报名、供需手册内容收集、会期签到、日程提醒、视频直播、照片直播等相关内容）； *.*其他费用（含考察相关（对接、踩点、保障费用）、重点合作意向企业专题对接场景布置、会期参会嘉宾保险等） |
标的名称：宣传费用
| 参数性质 | 序号 | 技术参数与性能指标 |
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| * | *、前期宣传（宣传预热，发布活动情况，邀请参会观众等）； *、后期宣传（会后报道，活动成果总结整理）； |
标的名称：公共保障
| 参数性质 | 序号 | 技术参数与性能指标 |
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| * | *、安保费用（含安保人员、*光机、安检门、一米线等）； *、医疗费用（含酒店驻点医生及随车医生等）； *、网络保障（电信/移动/联通专线保障）； *、质检费用（酒店搭建消电质检）。 |
标的名称：其他费用
| 参数性质 | 序号 | 技术参数与性能指标 |
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| * | *、间接费用； |
四、交付时间和地点：
*、时间：**** 年**月*****日
*、地点：湖南华天大酒店（最终以实际情况为准）
五、服务标准：
（一）整体要求
*.须了解整个活动的设想及要求，充分理解活动的意义和目的，配备具备大型
*.活动执行经验的服务团队，保障活动的顺利开展。
*.制定各项活动工作方案并负责组织实施。
*.制定详细的筹备事项推进表，做好每个活动的现场布置与执行，严格按照与
*.采购人确定好的方案进行实施，确保活动的顺利开展。
*.起草会议相关材料，梳理、汇总和编印会议纪要、会议资料和各类文件。
*.完成组委会交办的其他工作。
（二）活动执行
*.策划****长沙国际采购暨产业协同创新大会并组织实施，包括创意设计、舞美呈现、搭建布置、环节流程的把控、人员管理、座次安排、同声传译、指引系统等。
*.制定会见活动工作方案并组织实施，包括创意设计、舞美呈现、搭建布置、环节流程的把控、人员管理、座次安排、指引系统等。
*.制定协同创新专题会工作方案并组织实施，包括创意设计、舞美呈现、搭建布置、环节流程的把控、人员管理、座次安排、指引系统等，要求有创意有特色。
*.会议标识及布置方案，包括会标设计、主形象、相关延展设计、会场效果图、氛围营造等。
（三）接待保障
*.预定酒店，制定嘉宾住宿方案并组织实施。
*.制定餐饮解决方案并组织实施。
*.制定接驳方案并组织实施，包括黄花机场、长沙南高铁站、酒店间接驳。
*.制定签到方案并组织实施，负责对参会代表、工作人员、媒体代表签到管理、资料发放和会期咨询工作。
*.制定证件管理方案并组织实施，包括人证和车证的设计、制作和发放。
*.制定重宾一对一接待方案并组织实施。
*.提供必要的办公设备及办公用品，保障后勤工作。
*.设计与制作大会会议指南、工作手册、会议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料。
*.与相关部门联络对接，进行志愿者的招募选拔和培训工作。
（四）宣传推广
*.根据大会主题，负责策划、组织拍摄、场景搭建、文案撰写、动画制作并剪辑大会英文宣传片*条（含拍摄剪辑及文字翻译等），时长*分钟。宣传片创意独特、画面精美、意义深远，并满足在电视播出、网络发布等多平台传播的要求。
*.策划和制定大会宣传方案并组织实施；配合和组织邀请电视台、网络、电台、报纸、新媒体等在大会前期、中期和会后进行宣传报道，做好媒体的接待、组织和服务；。
*.策划和制定大会氛围营造方案并组织实施；包括会议主题展板、交通枢纽广告投放、会场周边及市内主干道等道旗、海报等方式营造氛围；
*.活动现场图片、视频拍摄，并进行视频剪辑。
*.围绕大会主体活动、专题活动，按前期充分预热宣传、会期及时全面宣传、后期延续持久宣传的方式进行宣传，撰写新闻稿、图文海报等**条传播内容创作；制作有针对性的宣传文案和视频，提高宣传的吸引力和感染力。
*.有完整媒体传播路径、舆情预案。
*.要组建专业导演及后期团队，确保会议活动现场流程顺畅，并提供制作相关屏幕视频短片及大会其他流程发布内容呈现。
（五）公共事务
*.制定公共事务保障方案以及应急预案，处理突发事件，协助相关部门执行工作。
*.做好接待酒店、活动场馆的食品安全监管、卫生、医疗保障等工作。
*.衔接好大会活动现场消防、质检、水、电、气、通讯等保障工作。
*.制定活动期间人流、车流动线规划，保障车辆有序通行和停放，划分各停车区域。
（六）综合服务
*.合理化建议：投标人就以上服务内容之外提出的有创意且合理的建议。
*.增值服务：投标人就现有内容提出相关延伸服务。
（七）服务团队
*.根据会议规模合理安排综合统筹及各板块负责人及执行人员，配备具有丰富经验专业执行团队。
*.人员配备要求：中标后，派驻不少于*名工作人员到指定地点联合办公；活动开始前**天，根据工作内容派驻不少于** 名工作人员驻场办公；会议开始前*天，投入本项目的现场执行人员不少于**人。执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。
*.成交供应商在接到采购人要求后，必须立即回应，** 小时内执行。
六、验收标准：
*、验收方式：本项目按长财采购[****]*号文的规定进行验收。若项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。
*、成交供应商在合同履行达到验收条件时，应当组织内部自查，自查合格后及时向采购单位提出项目验收书面申请，自查情况作为书面申请的相关证明材料。采购单位自收到验收申请之日起*个工作日内启动项目验收并通知成交供应商。
七、其他要求：
*.本项目相关的著作权归属采购人所有。中标人应保证采购人在使用其提供的资料、服务及其任何部分不受到第三方关于侵犯专利权、商标权、设计权或其他知识产权的指控。
*.中标人须自行负责所委派的全部工作人员的人身安全及财产等相关保险责任，做好相应培训工作，并严格配合好主办方、承办方、场地方等各方安全规定，如未按规定执行所产生的一切法律责任及后果，均由中标人自行承担，采购人不承担任何责任。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。
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