上海-2025-07-28 00:00:00
专业档案数据化加工购买服务意向公开(*********)(第*包)
上海某单位专业档案数据化加工购买服务项目
采购意向公示
为便于供应商及时了解采购信息，根据有关规定，现将专业档案数据化加工任务采购意向公开如下，公示期限：公告发布之日起*个工作日
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序 |
采购项目名称 |
拟采购数量 |
需求概况 |
预计采购时间 |
初步技术参数 |
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专业档案数据化加工购买服务项目 |
***万画幅专业档案数据化加工服务 |
该项目采购经费***.*万元，设置最高限价为***.*万元。计划对***万画幅纸质档案（按**画幅计算。不足**画幅按**画幅算，大于**画幅按比例折算）进行扫描与图像处理、文字识别与格式转换、目录著录、数据检测，以及数据化前后处理。实施场地为上海市杨浦区。项目需于****年**月中旬前通过合同验收。 |
****年*月 |
见后 |
本次公开的采购意向是本单位采购工作的初步安排，具体采购项目情况以相关采购公告和采购文件为准。供应商若有参与意向和意见建议可通过本网站后台提报建议。
联系人：蒋老师 联系电话：************
初步技术参数：
供应商提供专业档案数据化加工服务一项，需确保在项目中不对档案原件造成损害，符合保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
一、档案数据化前整理要求
*.档案交接。甲方将拟数据化档案出库，每天人员入场后向供应商项目组移交，供应商项目组在本单位项目组在场情况下进行档案接收清点，双方办理档案出库交接登记手续，记录书面信息并签字确认，交接清单一式两份，交接双方签字后各执一份。登记内容主要包括：档案类型、起止年度、案卷数、交接人、交接时间。
*.核准校对。核对档号章，检查档号章是否清晰、完整，不清晰以致影响辨识的，用铅笔描写至清晰可读；核对档号章各项信息与档案原件是否相符，不一致时，供应商需与甲方沟通确认，必要时修订档号章信息。清点档案实体页数，检查页码是否有错编、漏编和重编，不正确的应重新编写。非铅笔编写的错误页码，以及特别薄或老化严重纸张上的错误页码，用铅笔划斜线杠掉并重新编页。错情及修订情况在流程单上登记。
*.拆除装订。在不损害档案原件的原则下，去除影响数据化工作的档案装订物。档案原件为成册装订、精装书本或拆除后难以还原的，一般应保持原状。金属装订物必须拆除。
*.页面修整。破损严重、裱糊重叠、字迹模糊等无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
*.装订。拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要进行细致认真的装订。应注意保持档案的排列顺序不变，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象。做到安全、准确、无遗漏，装订要符合军队相关装订标准，尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件、保持原貌。档案恢复装订后按序上架。
二、档案数据化加工技术参数
*.目录拟定。确保题名信息各项目完整，内容表达准确。题名（包括案卷级题名和文件级题名）拟写准确、规范。
*.题名录入。录入文字无错误、项目（字段）无遗漏。目录数据格式应符合国家数据格式要求。按照《档案著录规则》(**/********)的要求进行著录，采用人工校对及软件自动校对的方式对质量进行检查，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。
☆*.数据采集技术指标
（*）色彩模式
采用**位真彩色；个别采用彩色模式扫描不清晰的，可采用***级灰度模式。
（*）图像扫描缩放比
图像扫描缩放比为*:*。
（*）图像分辨率
图像分辨率为******。
（*）图像格式
纸质档案数字复制件单页保存，文件格式为****格式。
（*）图像命名和存储规则
扫描形成的图像文件以档号命名，命名规则和存储规则遵循《军队档案资料数字化通用要求》（*** ****）要求。
（*）压缩参数
采用****有损压缩算法，图像扫描压缩参数为**%。
（*）亮度
以调节后图像文字笔迹连续清晰为选择标准。
（*）对比度
以调节后图像文字笔迹连续清晰为选择标准。
需进行全文***识别，制作双层***和双层***数据。双层***和双层***数据的图像版式和档案的原貌一致，打印体文本识别准确率达到**％以上，手写体文本识别准确率达到**％以上。
*.数据存储
数据以三级目录形式存储。第一级目录为图像文件的保存路径，为根目录下的一级目录；第二级目录名为全宗号；第三级目录名为保管期限+档案标识+年度（*位）+卷号（*位）；文件名为件号（*位）+子件号（*位）+页号（*位）+扩展名。
*.图像处理
（*）图像数据质量检查
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
（*）旋转纠偏
保证图像端正、清晰，图像倾斜度不大于±*度。
（*）去污裁边
遵循在不影响可识别度的前提下展现档案原貌的原则，对图像中出现影响图像质量的杂质（黑点、黑线、黑框、黑白边等）做去污点去边处理，但不能对图像内容进行修改，在**%比例下浏览，图像无明显污点；字迹靠近页面边缘小于*.*毫米时，扫描面积需大于档案原件幅面，裁剪去边时保留*毫米空白边。
**纸张按原样扫描。不可随意裁剪；**纸张采用彩色模式扫描的图像，正常白边不可裁剪，如有多余白边应进行裁边处理，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
（*）图像拼接
对超大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，须进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数据化图像的整体性。拼幅原则上不超过*幅。
☆*.合成双层***和双层***文件
每件档案的所有画幅需合成为一个双层***和一个双层***格式文件。
☆*.数据化转换
（*）档案数字复制件需利用光学字符识别（***）等技术将档案内容信息转换为可编辑、检索的文本文件，参照《纸质档案数字复制件光学字符识别(***)工作规范》(**/* *******)做全文数据化识别处理。
（*）档案***对档案中文、数字、英文印刷体的识别准确率在**%以上，对手写体文本识别准确率达到**％以上。
（*）每件档案的***识别结果除了提供双层***和双层***格式文件外，还需要提供****和***格式文件。
*.数据挂接
（*）档案扫描完成后，扫描图像须与机读目录数据进行一一对应，确保研究生学位档案、教学档案所形成的扫描加工数据在甲方在用的教学档案管理系统中能有效检索和显示，科研档案需形成档案全文数据和配套目录数据，为后续进行系统挂接做好准备。
（*）扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录须对应到相应图像文件所在的文件夹，卷内目录须对应到相应页数的图像文件。
（*）根据后续军队档案综合业务平台配备情况，供应商需协助解决数据挂接技术方案，甲方只负责问题档案的协调处理，不负责软件技术协调或者因此产生的费用问题，并要求数据挂接期间不能影响甲方的正常工作，供应商需提供切实可行的技术方案及成果数据安全管理措施。
*.档案还原
（*）档案扫描完成后，需做好档案实体还原工作。还原档案要保持档案原貌，保持原有排列顺序，不错卷、不错件、不错页。
（*）保持档案页面整洁，档案页面字迹不颠倒，档案修裱不压字，还原案卷完整无损毁。
（*）按照档案原有装订方向、孔位进行装订，不得更换装订位置、不打新孔、不压字、不漏页。
（*）超大页面必须折叠时，按原有折痕折叠。
（*）遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下缘对齐。
**.质检
（*）一级质检
*）一级质检是由供应商自身对完成的数据化成果数据和档案还原情况进行质检，每批次质检比率应为***%，合格率应为***%。
*）质检合格率高于**%时。不合格档案发回加工环节进行整改，抽检合格率低于**%时视为整批次不合格，发回数据化环节进行整改。
*）整改后，供应商应再次质检，达到合格标准后，进入二次质检。
（*）二级质检
*）二级质检是由质量监管服务方对供应商提交的数据化成果数据和档案还原情况进行质检，计算机质检项每批次质检比率应为***%，合格率应为***%，人工质检每批次质检比率应不低于**%，合格率应大于**.*%。
*）二级质检合格率高于**%时，不合格档案发回供应商进行整改，合格率低于**%时，视为整批次不合格，发回供应商进行整改。由此造成的后果由供应商负责。
（*）三级质检
*）三级质检是由本单位对通过二级质检的数据化成果数据和档案原件还原情况进行抽检。每批次质检比率应不低于*%，合格率应为***%。
*）三级质检合格率未达***%时，整批次发回质量监管服务方重新进行二次质检。
**.归还档案
在数据化加工完成后，供应商将所有档案交还甲方，并做好书面交接记录（一式两份），双方核对确认并签署后，各自留存一份；并将相关的工作文件、日志、记录、元数据等一并移交。
**.光盘刻录要求
（*）保证光盘数据与导入档案管理系统中的数据完全一致。
（*）光盘刻录数据稳定可靠、质量要高，确保光盘数据长期可读、可拷贝。
（*）光盘外表无划痕、污染等物理化学损伤，盘中无计算机病毒、黑客程序及其它无关信息，光盘标识清楚。
☆**.档案数据硬磁盘离线存储
在数据化加工项目完成后，供应商根据**/* *******相关规定及要求，对档案数据（包括***格式双层版式文件、***格式双层版式文件、***格式扫描图像文件、***格式文字识别结果、***格式目录文件、***格式目录文件）进行离线存储并移交备份数据（蓝光光盘*套、移动硬盘*套）。双方交接时作好书面交接记录，核对确认后，双方签署后的交接各自留存一份。
三、评估验收
*.甲方组织对专业档案数据化实施情况进行全过程、全方位监控，强化数据化成果质量检查和过程管理。按***%的比例，在档案原件回库前对档案实体进行清点，纸质档案清点到页。合作双方相关人员组成项目验收小组，以抽检的方式检查数据挂接后的总体质量，计算机检查覆盖率为***%，人工检查抽检率不低于**%，检查合格率应当为***%。
☆*.在专业档案数据化试点任务完成总量**%时，对供应商工作质量、安全管理等情况进行阶段性评估，不能通过评估的及时组织整改。对服务质量差、安全隐患多且整改不到位的，及时终止或解除合同。当数据化试点任务结束后，项目验收组采取听取供应商情况汇报、抽查数字化成果、查看工作文件等步骤对项目进行验收，验收不合格的督导供应商及时整改，参照《纸质档案数字化规范》(**/********)，具体抽检项目及指标如下：
ü档案实体整理、装订还原情况，完好率≥**%，档案原件***%不缺失。
ü图像扫描合格率≥**%。
ü目录数据：以条目为检查单位，合格率≥**%。
ü全文检索：打印体文本识别准确率≥**%，手写体文本识别准确率≥**%。
ü数据挂接：研究生学位档案、教学档案数据挂接正确率***%。
ü备份数据：完整。
以上项目全部达标予以验收通过。
*.验收结论包括通过验收、不通过验收、需要复议三种。
（*）纸质档案数据化质量检验达到本标准要求的，予以验收“通过”。
（*）验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。
（*）验收完成后需经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。
（*）由于目标任务完成不足**%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。
（*）验收合格后，数据应按照工作方案要求及时移交，并履行交接手续。
四、场地保障要求
*.整个项目必须在甲方提供的场地内开展。供应商需对加工场所合理布局，形成档案存放、前期处理、数据采集、成果修整、质量检查、后期处理等作业区域，做好区域标识，并在显著位置张贴管理规章，形成加工流水线。
*.供应商应及时协助对全部摄像头采集全时段视频进行备份，发现问题及时报告，须保存到移动存储设备并刻制成档案级光盘，项目验收后交由甲方保存。视频监控数据自产生之日起保存不少于*个月，需定期对监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
*.供应商应确保数据化加工期间档案实体安全及档案数据安全。未经甲方批准，不得查阅和借出正在数字化的档案。合理安排档案出库顺序和数量，实行早上出库（柜）、晚上入库（柜），杜绝档案在工位上过夜。数据化加工完毕的档案应及时归还库房，暂存数据化加工场所的档案应专人管理，妥善保存，定期检查备份数据。
五、设施设备保障要求
*.供应商负责按照专业档案数据化流程要求，设置档案存放、前期处理、数据采集、成果修整、质量检查、后期处理等加工作业区域；所涉及到的国产扫描仪、打印机、带锁机箱、作业桌椅等档案数据化加工所需硬件设备，以及纸质档案数据化管理、文字识别、版式文件生成等数据化处理及质检软件，由供应商负责提供。供应商需负责在加工现场搭建数据化专用局域网，且服务过程中的耗材及维修由供应商自行负责。
*.用于专业档案数据化加工的设备、存储介质使用前应当经过军队相关技术部门检测，严禁与其他设备、存储介质交叉使用，非数据化加工专用的设备、存储介质严禁带入数据化加工场所。服务器和计算机终端禁用无线网卡、蓝牙等端口或模块。除必要的计算机操作系统、杀毒软件、档案数据化加工软件、数据库软件和第三方安全管理软件外，禁止安装其他无关软件。数据化加工完成后，需由保密部门组织对扫描加工设备开展销密技术处理。
*.现场必须加强施工区域的用电防火、信息处理过程中的安全管理，合作双方设专门的管理人员应当对进场离场人员进行物品清点，服务期间，严禁擅自将数据化加工场所内的物品带离现场；不允许进行拍照和摄像，不得将要处理的档案文件带出工作区域；严禁在非指定区域饮水、进食等。专业档案数据化加工作业完毕后，除必须开启的监控、报警、消防等电源外，包括照明在内的其他电源必须及时关闭。
六、安全管理
*.供应商应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数据化成果质量。纸质档案数据化管理制度包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、安全管理等方面制度。
*.供应商应接受甲方及保密工作部门的保密审查和指导监督，严格遵守《中华人民共和国保密法》的相关规定。合作双方签订《项目合作保密协议书》，在中标*个工作日内提供项目人员名单，对项目人员背景进行审查登记，填写《项目人员背景审查登记表》；供应商应当对聘用员工进行背景审查和犯罪记录调查，填写《项目员工备案表》，定期进行安全保密教育，使员工掌握保密法律法规基本要求；聘用员工应当签署《服务方员工保密承诺书》，以确保项目全过程保密安全落实，项目全员有责。
*.乙方在合同期内与外界（包括员工）发生的一切债权、债务、劳务、工伤等纠纷问题，均与甲方无关，由乙方自行解决。
七、质保与售后
项目通过验收后，供应商应提供*年的免费电话咨询和数据维护。因数据质量问题需到采购单位指定地点进行整改的，供应商应于**小时内选派具备相应资格条件的人员携带相关设备到场整改。现场整改使用的设备如有泄密风险的，整改工作结束后应移交采购单位管理，不得带离。
八、专利权和保密要求
供应商须保证在本项目全过程中，任何一部分均不受第三方侵权指控。同时，供应商不得向第三方泄露采购单位提供的技术文件及工作中知晓的秘密等。
九、资金结算要求
项目验收合格后支付合同价款的**%，剩余*%作为质量保证金，质保期满一年后无息支付。
十、提交方案要求
供应商提交的投标文件应包含该项目详细实施方案，方案内容应包括但不限于：纸质档案数据化加工技术方案、项目管理方案、人员配备及管理方案、设备配备及管理方案等。
