*、打包装箱前准备工作

（*）档案资料清点

*.供应商应组织工作人员对在库档案资料对照档案目录一一准确清点，清点过程中发现缺号、错号、重号、漏号等情况应进行记录，并及时汇总提交并更正，确保每一卷(册、件)档案资料与档案目录一一对应（账物相符）。

*.档案清点完毕后，供应商应编制《档案资料清点登记表》。供应商法人(或其委托人)、项目经理与采购人库房管理工作人员确认《档案资料清点登记表》与档案实体数量准确无误后，在登记表上签名认证。

（*）编制《新馆档案存放位置图、位置表》

  清点工作完毕后，供应商应在采购人指导下，根据采购人馆藏档案资料现状以及新馆库房档案装具安装完毕情况，规划新馆库房档案存放空间与位置，分别编制《新馆库房档案存放布置图》、《新馆档案存放位置表》,报采购人审批同意后实施。保证旧馆库房的每柜、每格档案与新馆库房的每柜、每格档案做到一一准确对应。每箱档案搬迁到新馆馆库时，可以精确定位到具体存放位置。

（*）相册档案搬迁前，供应商应完成相册档案的背脊信息修复。

*、档案装箱

（*）根据档案载体类型和密集架规格定制档案装具箱，保证箱体符合载重量，确保全过程完好。

（*）装箱完毕，应编制《档案资料打包装箱情况登记表》,《打包装箱情况登记表》应登记“纸箱顺序号、本箱档案档号的起止号、新馆档案存放的具体位置号”。

（*）以上任务所需各类工具与消耗品由供应商自备。

*、档案待运与出库

（*）档案待运工作准备

  运输路线以及新馆实地踏勘：档案资料搬迁入新馆前，供应商应组织人员到新馆实地踏勘，重点对运输路线、卸车点、入库路线、档案库房等情况了解熟悉，筛查安全风险隐患，并进行一次模拟运输与装卸。

  制定档案运输方案：供应商应根据实地踏勘情况，制定完整、合理的运输方案，方案须包括线路规划、时间安排、运输人员、押运人员、备用线路、突发事件处置等内容。

（*）档案运输

*.运输前安全工作

  发车前，供应商应检查车辆安全状况、车厢内监控录像、北斗定位设备、车辆门锁等是否正常等安全问题。

*.档案运输

  运输车辆应采用带升降尾板的全封闭防水厢式货车，配备导航系统和联络通讯设备，实施全程驾驶舱和货仓可视监控，全时空掌控档案及车辆安全情况。车厢内应有紧固锁具装置，以便在车辆行驶时木包装箱在车厢内牢固、稳定。供应商按照采购人认可的运输方案组织运输。

 (*)档案搬迁入新馆

  供应商应根据采购人库房密集架密闭进度合理安排档案搬迁和上架的进度。

  档案拆捆、拆箱与排序：每批次档案搬运到新馆库房完毕后，在上架前仔细检查档案完好情况，核实封标无损后开箱拆捆；按照《新馆库房档案存放布置图》《新馆档案存放位置表》将档案按规范要求排列存放指定的位置；二次清点全宗档案数量、位置，不得出现缺失、错位、错号等现象。

  制作档案存放位置图、表：根据档案的具体安放位置制作每层、每间库房档案位置索引图及全馆档案存放位置图、表。

  核对档案数量：供应商与采购人人员对照《档案清点登记表》核对档案卷、件数量准确无误后，双方签名认证。

*、档案归集

  所有档案搬迁完成后，供应商应将档案存储位置信息录入到采购人业务管理系统。

严格遵守《档案法》《保守国家秘密法》、国家档案管理相关规定及采购人的保密规定及相关规章制度。

搬迁内容包括但不限于，现有实体档案的清点、造册、下架、装箱（或打包、打捆）、装车、转运、卸车、上楼、上架、定位、信息录入、复核。

需搬迁的档案数量如下：

*.截止****年*月**日，采购人共有******册城建档案，总卷数为***.****万卷。预计需搬迁城建纸质档案约******册。

*.其他档案运输数量：底图*****张，约**个底图柜。

*.声像档案：照片档案*****册，(录音、录像、文件)光盘、磁带*****盘；电子档案，****个项目资料存储*盘，*****个(搬迁总数以最终以实际搬迁总册数为准)。

具体详见磋商文件要求。

自合同签订之日起**个日历日内完成全部工作任务，并通过采购人验收。因采购人密集架安装影响搬迁工作实施，相应延长服务周期及验收时间。

*.严格遵守《档案法》《保守国家秘密法》、国家档案管理相关规定及采购人的保密规定及相关规章制度。

*.安全保密要求

①供应商须严格遵守《档案法》《保守国家秘密法》、国家档案管理相关规定及采购人的保密规定及相关规章制度。

②档案清点、打包、装箱等工作应严格限制在档案库房内进行，并确保库内正常工作秩序和档案实体安全。

③供应商应制定严密、合理、可行的安全保密方案及应急预案。

④供应商中标后签订合同前，应与采购人签订保密协议，同时与本项目全部工作人员签订保密承诺书，并将签署保密承诺书人员的名单、身份证复印件、个人基本信息以及无犯罪记录证明报送采购人备案；中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购人同意。

⑤供应商对本项目应建立完善的人员和现场安全管理制度，加强工作人员的保密教育与安全管理；进入档案库房的工作人员需佩戴工作牌，接受身份核查登记和安全检查；严禁发生对档案实体的窃取、损毁，以及对档案信息的私自复制、扩散行为；严禁发生未经采购人同意将档案实体带离档案库房行为；严禁发生未经采购人同意擅自将非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备带入档案库房、档案运输车辆内行为。

⑥运输过程中须做好保密和防范措施，运输的路线、时间、地点的知情人要控制在最小范围内。

⑦运输过程中应做到人不离物，物不离人。确保所有档案资料不出现灭失、短少、变质、污染、损坏等情况。

⑧项目实施开始所涉及到的一切数据、图片、影像、信息均属于长沙市城建档案馆秘密，供应商应当采取严格的保密措施保守秘密。供应商以直接、间接、口头、书面等形式向任何第三方提供涉及保密内容的行为或在本搬迁项目的使用范围之外的用途使用长沙市城建档案馆数据、图片、影像、信息均属泄密。

*.项目实施期间以及项目完成后，采购人组织工作人员按照采购文件、响应文件及合同约定的质量(验收)标准，按照国家、地方（长财采购〔****〕*号文）及行业质量(验收)标准组织验收。

*.档案资料清点标准：档案资料实体与《档案资料清点登记表》一一对应，准确率***%。

*.档案准确上架标准：档案实体与新馆库房的《新馆库房档案存放布置图》、《新馆档案存放位置表》一一准确对应；准确率***%。

*.档案实体安全标准：***%不缺失、不损毁。

详见磋商文件。